Jak zaksięgować świadczenie urlopowe dla nauczycieli

Wakacje to czas urlopów w szkołach, zarówno dla nauczycieli, jak i służb kadrowych i finansowych. Te drugie muszą jednak pamiętać, że zgodnie z przepisami ustawy z 26 stycznia 1982 r. - Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2006 r. nr 97, poz. 674 z późn. zm.) do 31 sierpnia każdego roku muszą naliczyć i wypłacić świadczenia urlopowe.

Szczególne zasady tworzenia

W szkołach, tak jak i w innych jednostkach sektora finansów publicznych, obligatoryjnie (tzn. niezależnie od liczby zatrudnionych) tworzy się Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, z tym że sposób obliczania odpisu jest nieco inny niż wynikający z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.). Wynika to z kolei z przepisów Karty nauczyciela, która określa wysokość odpisu na jednego zatrudnionego nauczyciela i nauczyciela emeryta w innej wysokości niż na pracownika podlegającego ustawie o funduszu. Niewątpliwie szczególne zasady są korzystne dla szkoły, ponieważ odpis na 1 nauczyciela to 110 proc. kwoty bazowej określanej dla nauczycieli corocznie w ustawie budżetowej (a nie 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia określanego przez prezesa GUS do celów naliczania funduszu). Jest więc to odpis wyższy.

Inaczej również ustala się odpis dla nauczycieli emerytów objętych opieką funduszu socjalnego w danej szkole, ponieważ stanowi on 5 proc. pobieranych przez nich rent i emerytur oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych (a nie jak w przypadku emeryta niebędącego nauczycielem - 6,25 proc. kwoty ustalonej przez prezesa GUS).

Obliczanie

Również w zakresie świadczenia urlopowego w przypadku nauczycieli uregulowane zostało ono w inny sposób, też w przepisach Karty nauczyciela. Warto tu zauważyć, że jest to jedyne świadczenie, które nie jest uzależonione od sytuacji życiowej, rodzinnej czy materialnej nauczyciela (zgodnie z art. 53 ustawy Karta nauczyciela po prostu należy się ono nauczycielowi).

Przysługuje ono wszystkim nauczycielom, również tym, którzy przebywają na zwolnieniu lekarskim, w stanie nieczynnym, na urlopie macierzyńskim czy dla poratowania zdrowia. W przeciwieństwie do innych świadczeń z ZFŚS świadczenie urlopowe nauczycieli uzależnione jest od okresu i wymiaru zatrudnienia, tzn. jest wypłacane proporcjonalnie. Takie zasady mają swoje konsekwencje, a mianowicie powodują, że świadczenie urlopowe w wielkości proporcjonalnej przysługuje również nauczycielom, którzy przeszli na emeryturę lub rentę, oraz tym, z którymi stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany - proporcjonalnie do przepracowanego okresu i wymiaru czasu pracy. Specyfiką świadczenia jest też to, że przysługuje ono również nauczycielom emerytom, jeśli oprócz pobierania emerytury świadczą pracę, oraz nauczycielom pracującym w kilku szkołach - w każdej szkole proporcjonalnie do przepracowanego okresu i wymiaru etatu.

Świadczenie urlopowe wypłaca się wysokości odpisu podstawowego, o którym mowa w ustawie o ZFŚS. Zasady obliczania świadczenia urlopowego ilustrują przykłady.

Różnie w praktyce

Przy ewidencji świadczenia urlopowego często pojawia się wątpliwość, czy powinno ono być księgowane na koncie 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń czy też jednak na koncie 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, ponieważ świadczenie urlopowe nie jest wynagrodzeniem. [schemat i przykład 3]

Praktyka może tu być różna, w zależności od zasad przyjętych przez daną szkołę w zakładowym planie kont, oba rozwiązania są jednak prawidłowe.

Świadczenie urlopowe wynagrodzeniem nie jest (jest dodatkowym świadczeniem wypłacanym z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych), tak więc może być potraktowane jako inne niż z tytułu wynagrodzeń rozrachunki z pracownikami i zaksięgowane na koncie 234.

Jednak ze względu na to, iż świadczenie urlopowe jest opodatkowane, sporządzana jest do niego lista płac, jest obligatoryjne, a nie fakultatywne jak w przypadku pozostałych świadczeń socjalnych, część szkół przyjmuje praktykę ewidencji świadczeń urlopowych nauczycieli na koncie 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń i nie jest to błąd.

Z rozporządzenia w sprawie szczególnych zasad rachunkowości wynika bowiem, że konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy-zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Jednak świadczenie urlopowe nauczycieli, mimo że nie stanowi wynagrodzenia, jest ściśle powiązane ze stosunkiem pracy (wręcz zależy od czasu jego trwania i wymiaru), nie dotyczy innych osób niż pracownicy nauczyciele, jest obligatoryjne, również co do jego wysokości (a nie fakultatywne jak pozostałe świadczenia z funduszu), jest wypłacane raz w roku na podstawie jednej listy płac (świadczenie jest opodatkowanie). Szkoła może więc w swoim zakładowym planie kont przyjąć, że świadczenie urlopowe nauczycieli jest ewidencjonowane za pomocą konta 231.

SCHEMAT

Ewidencja na koncie 231

@RY1@i02/2013/120/i02.2013.120.0080004aa.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Lista płac - świadczenia urlopowe nauczycieli brutto: strona Wn konta 851 - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

2. Lista płac - podatek dochodowy od świadczeń urlopowych: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami

3. Wyciąg bankowy - wypłata świadczenia urlopowego przelewem: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tyt. wynagrodzeń, strona Ma konta 135 - Rachunek bieżący ZFŚS

4. Wypłata świadczenia urlopowego gotówką: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tyt. wynagrodzeń, strona Ma konta 102 - Kasa ZFŚS

PRZYKŁAD 1

Pełny wymiar

Nauczyciel został zatrudniony w szkole podstawowej od 1 września 2012 r. na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy. W terminie do 31 sierpnia 2013 należy mu wypłacić świadczenie urlopowe w pełnej wysokości. Odpis podstawowy wynikający z ustawy o ZFŚS (tj. 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia ogłoszonego przez prezesa GUS) na rok 2013 r. wynosi 1093,93 zł. Ponieważ nauczyciel przepracował cały rok szkolny w pełnym wymiarze zatrudnienia, przysługuje mu świadczenie w tej właśnie wysokości.

PRZYKŁAD 2

Jedna czwarta etatu

Nauczyciel był zatrudniony na zastępstwo od 1 września 2012 r. do 31 stycznia 2013 r. w wymiarze 1/4 etatu. Należne mu świadczenie urlopowe należy więc ustalić proporcjonalnie zarówno do wymiaru etatu, jak i okresu zatrudnienia. Kwota należnego świadczenia:

1093,93 zł : 12 miesięcy = 91,16 zł

91,16 x 5 miesięcy przepracowanych przez nauczyciela = 455,30 zł

455,30 zł x 1/4 etatu = 113,83 zł

PRZYKŁAD 3

Lista płac

W szkole sporządzono listę płac dla świadczenia urlopowego:

Świadczenia brutto 21 878,60 zł

Podatek dochodowy 3939 zł

Kwota do wypłaty 17 939,60 zł

@RY1@i02/2013/120/i02.2013.120.0080004aa.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Świadczenia brutto 21 878,60 zł (strona Wn konta 851 - ZFŚS, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami)

2. Podatek od świadczenia 3939 zł (strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami)

3. Przelew należnych świadczeń urlopowych nauczycielom 17 939,60 zł (strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma konta 135 - Rachunek ZFŚS)

PRZYKŁAD 4

Podjęcie pracy przez emeryta

Nauczyciel był zatrudniony w gimnazjum od wielu lat, w pełnym wymiarze czasu pracy. Z dniem 1 kwietnia 2013 r. przeszedł jednak na emeryturę. Od 1 maja 2013 r. został zatrudniony w tej samej szkole w wymiarze 1/4 etatu. Świadczenie urlopowe za rok 2013 będzie mu przysługiwać w wysokości:

1093,93 zł : 12 miesięcy = 91,16 zł

91,16 zł x 7 miesięcy przepracowanych w pełnym wymiarze = 638,12 zł

91,16 zł x 5 miesięcy x 0,25 etatu = 113,95 zł

Łącznie należne świadczenie urlopowe 752,07 zł

PRZYKŁAD 5

W dwóch szkołach jednocześnie

Nauczyciel był zatrudniony przez cały rok szkolny 2012/2013 w dwóch szkołach jednocześnie: w szkole podstawowej w pełnym wymiarze czasu pracy i w gimnazjum na 1/3 etatu. Świadczenie urlopowe otrzyma w obu miejscach pracy w następujących kwotach:

- w szkole podstawowej świadczenie w pełnej kwocie 1093,93 zł

- w gimnazjum 1093,93 zł x 1/3 etatu = 364,64 zł

Magdalena Rypińska

dyrektor finansowy sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).