Czy analityka do zespołu 4 jest obowiązkowa

W jednostkach sektora finansów publicznych do niektórych kont syntetycznych rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont określa, w jaki sposób ma być prowadzona ewidencja analityczna. Nie inaczej jest w przypadku kosztów.

W zespole 4 i 7 do poszczególnych kont należy prowadzić analitykę w przekroju podziałek klasyfikacji budżetowej. Jest to obowiązkowa ewidencja pomocnicza, jednostka może jednak ją uszczegółowić, jeśli zachodzi taka potrzeba, wynikająca np. z potrzeb sprawozdawczych. Analityka do kosztów może być więc wielostopniowa i wielowymiarowa, z tym że nie może nieuwzględniać podziału według klasyfikacji budżetowej. Należy więc odpowiednio dostosować plan kont.

Kosztów nie można ujmować w momencie ich zapłaty według wyciągu bankowego. Na podstawie art. 40 ust. 1 jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do prowadzenia rachunkowości zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, która mówi m.in., że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić każde zdarzenie, które wystąpiło w tym okresie, a także do ujmowania wszystkich etapów rozliczeń poprzedzających płatność. Tak więc zaksięgowanie kosztów w momencie zapłaty w przypadku faktury otrzymanej w poprzednim miesiącu spowodowałoby nierzetelność ksiąg i sprawozdań.

Rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad rachunkowości i planów kont wskazuje wyraźnie, że poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania, niezależnie od terminu ich zapłaty. Tak więc fakturę kosztową otrzymaną w marcu, a opłaconą w kwietniu należy zaksięgować w koszty marca. Szczególnego znaczenia ten zapis nabiera na przełomie lat obrotowych: koszty poniesione w poprzednim roku obrotowym muszą zostać do niego zakwalifikowane, nawet jeśli uregulowane będą w roku kolejnym.

@RY1@i02/2013/101/i02.2013.101.008000100.802.jpg@RY2@

Magdalena Rypińska dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).