Podróż służbową radnych czy członków komisji wyborczych należy ujmować w paragrafie 303

Zasady klasyfikowania wydatków budżetowych określone zostały w rozporządzeniu ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Obecnie paragrafy 441 i 442 dotyczą wydatków na delegacje służbowe wyłącznie osób będących pracownikami, zatrudnionymi w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Czasem jednak w jednostce powstaje pytanie odnośnie do delegacji służbowych osób niebędących pracownikami. Mogą to być tak jak w zadanym pytaniu radni jednostek samorządu terytorialnego lub członkowie komisji wyborczych czy zleceniobiorcy, którzy zajmują się przykładowo obsługą informatyczną wyborów.

Paragraf 303 "Różne wydatki na rzecz osób fizycznych" obejmuje wydatki osobowe oraz wydatki z tytułu świadczeń rzeczowych niezaliczone do paragrafów: 302, 304, 305, 307, 311, 321, 323 do 326, 401 do 410, 417 i 418, między innymi:

wdiety poselskie, senatorskie, członków Rady Statystyki i inne,

wdiety dla radnych jednostek samorządu terytorialnego i członków komisji organów stanowiących jednostek samorządu terytorialnego,

wdiety dla członków komisji działających przy organach administracji publicznej,

wzwrot kosztów podróży, dojazdów komunikacją miejscową i noclegów członkom komisji działających przy organach administracji publicznej oraz zwrot kosztów podróży radnym jednostek samorządu terytorialnego,

wpozostałe wydatki związane z postępowaniem sądowym i prokuratorskim, a w szczególności: ryczałty wypłacane kuratorom społecznym, ryczałty wypłacane kuratorom zawodowym z tytułu przeprowadzonych wywiadów, rekompensaty dla ławników za czas wykonywania czynności w sądzie, świadczenia związane z postępowaniem mediacyjnym, zwrot utraconych wynagrodzeń świadków w związku z wykonywaniem czynności w sądzie, zwrot kosztów diet, przejazdów i noclegów ławnikom, biegłym i świadkom.

Dlatego w paragrafie 303 "Różne wydatki na rzecz osób fizycznych" księgowane są wydatki z tytułu podróży służbowych radnych jednostek samorządu terytorialnego, członków komisji wyborczych. Natomiast do paragrafu 417 "Wynagrodzenia bezosobowe" należy klasyfikować wydatki z tytułu podróży służbowych podmiotów wykonujących swoje obowiązki na podstawie umowy o dzieło czy zleceniobiorców zajmujących się np. obsługą informatyczną wyborów. Generalnie paragraf 417 obejmuje wynagrodzenia z tytułu umówzleceń lub umów o dzieło, z wyjątkiem honorariów zaliczanych do paragrafu 409 Honoraria. [przykład 1]

Na obszarze kraju

Paragraf 441 "Podróże służbowe krajowe" obejmuje wydatki na podróże służbowe krajowe pracowników, ponoszone zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn.zm.; dalej: rozporządzenie w sprawie krajowych podróży służbowych), inne wydatki zaliczone na podstawie odrębnych przepisów do wydatków na podróże służbowe krajowe, np. zwrot kosztów za używanie przez pracowników własnych pojazdów do celów służbowych w granicach administracyjnych miasta lub gminy, przejazdy miejscowe pracowników, wyrównanie wydatków ponoszonych przez pracowników w związku z wykonywaniem pracy poza stałym miejscem pracy lub poza stałym miejscem zamieszkania oraz przeniesieniem do pracy w innej miejscowości.

Poza granicami

Natomiast paragraf 442 "Podróże służbowe zagraniczne" obejmuje wydatki na podróże służbowe zagraniczne pracowników, ponoszone zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991, z późn. zm.). Właśnie w tym paragrafie należy ujmować dodatkowe wydatki związane z wyjazdem zagranicznym pracownika, o ile ich rozliczenia dokonywał pracownik w ramach delegacji [przykład 2].

Jednak gdyby jednostka wykupiła je bezpośrednio, zastosowanie miałby paragraf 430 "Zakup usług pozostałych". Klasyfikuje się w nim wszelkiego rodzaju zakupione usługi, z wyjątkiem usług świadczonych przez osoby fizyczne, objętych paragrafami: 401 do 403, 405, 406, 408 do 410 i 417, oraz usług wymienionych w paragrafach: 426 do 429, 432 do 440, 461 do 463 i 470.

Ważny wybór

Należy też pamiętać, że wybór prawidłowego paragrafu wiąże się także z rozważeniem, czy wydatki ponoszone są bezpośrednio przez jednostkę budżetową, która zakupuje usługę, czy też przez pracownika i jednostka dokonuje ich zwrotu.

Moim zdaniem jednostka budżetowa powinna uzależnić klasyfikowanie wydatków od tego, czy:

wfaktura była zapłacona przez pracownika, a rozliczenie jej następuje w ramach zwrotu kosztów poniesionych w podróży służbowej, wtedy stosujemy paragraf 441 lub w przypadku podróży zagranicznej 442, [przykład 3]

wusługa została zakupiona bezpośrednio przez jednostkę budżetową i to ona jest odbiorcą faktury, wtedy stosujemy paragraf 430. [przykład 4]

Ponadto warto pamiętać, że jeśli część podróży służbowej zagranicznej odbywała się na terenie kraju, to koszty powinny być rozliczane łącznie jako podróż zagraniczna. Wtedy trzeba je zaklasyfikować w paragrafie 442 z odpowiednią czwartą cyfrą. [patrz wyjaśnienia MF]

Nowe przepisy

Od 1 marca 2013 r. zaczynają obowiązywać przepisy nowego rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167). Dotychczasowe dwa rozporządzenia, które dotyczą oddzielnie podróży po Polsce i za granicę, przestają obowiązywać. Należy więc się spodziewać także zmian w klasyfikacji budżetowej, a co najmniej w wyjaśnieniach do paragrafów. Zagadnienia związane z ewidencją podróży służbowych omówimy za tydzień.

PRZYKŁAD 1

Stwierdzony błąd

Kontrola regionalnej izby obrachunkowej wykazała, że podróż służbowa radnych została ujęta w par. 4410 "Podróże służbowe krajowe" zamiast w par. 3030 "Różne wydatki na rzecz osób fizycznych". W zaleceniu RIO zapisało, aby przestrzegać w zakresie realizowanych wydatków budżetowych przepisów rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych.

PRZYKŁAD 2

Przejazd autostradą

Pracownik w ramach rozliczenia delegacji zagranicznej przedstawił dowód poniesienia opłaty za przejazd autostradą. Jednostka ujęła ten wydatek w paragafie 4420.

PRZYKŁAD 3

Gdy formalności załatwia jednostka...

Jednostka skierowała pracownika na szkolenie w celu podniesienia kwalifikacji. Został dla niego zamówiony hotel. Wydatki za noclegi pracownika podczas podróży służbowej poniosła bezpośrednio jednostka budżetowa. Faktura dostarczana jest bezpośrednio jednostce. Wydatki za usługę noclegową zaliczono do paragrafu 4300.

PRZYKŁAD 4

...a kiedy zatrudniony

Pracownik został skierowany na szkolenie. W trakcie krajowej podróży służbowej dokonał zapłaty za nocleg. Otrzymaną fakturę rozliczył w poleceniu wyjazdu służbowego. Jednostka zwróciła mu opłacone koszty noclegów. Wydatki z tytułu zwrotu kosztów noclegów ujęto w paragrafie 4410.

Wyjaśnienia ministerstwa finansów

1. Bilety jednorazowego przejazdu komunikacją miejską na terenie miasta w celu odbycia podróży służbowej należy ujmować w paragrafie 441, z odpowiednią czwartą cyfrą. Istotą takiego sposobu zaklasyfikowania tych wydatków są przepisy par. 3 pkt 3 oraz par. 5 pkt 1 i 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). W świetle powyższych przepisów pracownikowi w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych w ramach podróży służbowej przysługuje m.in. zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, przy czym pracodawca, na mocy ww. przepisów, obowiązany jest do określenia środka transportu dla odbycia podróży służbowej. Kwestią drugorzędną jest w tej sytuacji, czy pracownik zakupił bilet komunikacji miejskiej i przedstawił do rozliczenia, czy pracodawca dokonał na rzecz pracownika zakupu biletu określonego środka transportu. 2. Koszty podróży służbowych zagranicznych, których część odbywa się na terenie kraju, powinny być rozliczane łącznie jako podróż zagraniczna i klasyfikowane w paragrafie 442 z odpowiednią czwartą cyfrą. Pismo Departamentu Finansów Samorządu Terytorialnego Ministerstwa Finansów z 21 listopada 2008 r., sygn. ST1-4834-21a/2008/MLI/1569.

http://www.bip.poznan.rio.gov.pl

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. nr 38, poz. 207 z późn. zm.).