Jak ujmować należności sporne i wątpliwe w jednostkach budżetowych

Należności sporne to między innymi należności niezapłacone przez dłużnika, w stosunku do których sprawa została skierowana na drogę postępowania sądowego. Należności te zgodnie z ustaleniami załącznika nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej ujmuje się w księgach rachunkowych jednostki na koncie 240 "Pozostałe rozrachunki". Przeksięgowania należności ujętych na koncie 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych" jako należności spornych na konto 240 "Pozostałe rozrachunki", jednostka powinna dokonać pod datą skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego. Ponowne przeksięgowanie należności na konto 221 powinno natomiast nastąpić w momencie uzyskania prawomocnego orzeczenia sądowego, bądź też w przypadku uregulowania przez kontrahenta dochodzonych należności jeszcze przed zakończeniem procesu sądowego. Jednostka powinna również pamiętać o utworzeniu w końcu roku odpisów aktualizujących w stosunku do tych należności, jak i kwot ich podwyższających. Mówi o tym art. 35b ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, w którym wskazano, że wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dokonanie odpisu aktualizującego między innymi w odniesieniu do należności:

a) kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie jest mało prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,

b) stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,

c) przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Utworzone odpisy aktualizujące zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - w zależności od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizujący (art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości).

A zatem uwzględniając opisaną powyżej zasadę tworzenia odpisów aktualizujących należności, jak i zasady ewidencji księgowej wynikające z załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie tzw. szczególnych zasad rachunkowości, należy wskazać, że księgowania dokonane przez jednostkę w niniejszej sprawie, zostały przeprowadzone w błędny sposób. Natomiast prawidłowe zapisy księgowe powinny przebiegać w sposób przedstawiony na schemacie.

PRZYKŁAD

Rozliczenie

AWS sp. z o.o. poniosła we wrześniu 2014 r. następujące koszty: paliwo do samochodu osobowego użytkowanego przez pracownika w wysokości 600 zł + 138 zł VAT, naprawy w wysokości 450 zł + 103,50 zł VAT. Na koniec miesiąca wystawiono fakturę pracownikowi na kwotę 220 zł + 50,60 zł VAT. Księgowania związane z rozliczeniem powyższych operacji przy założeniu, że spółka prowadzi ewidencję kosztów w zespole 4 i 5, a VAT niepodlegający odliczeniu ujmuje na koncie Podatki i opłaty, będą następujące:

@RY1@i02/2014/213/i02.2014.213.00800040h.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. PK - przeksięgowanie należności z tytułu np. najmu, na należności sporne, w związku ze skierowaniem sprawy na drogę postepowania sądowego (pod datą skierowania sprawy do sądu): strona Wn konta 240 - 0 Pozostałe rozrachunki (analityka: należności dochodzone na drodze sądowej i kontrahent), strona Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 075 i kontrahent);

2. PK - przeksięgowanie należności z tytułu odsetek naliczonych od należności głównej, np. najmu, na należności sporne, w związku ze skierowaniem sprawy na drogę postepowania sądowego (pod datą skierowania sprawy do sądu): strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analityka: należności dochodzone na drodze sądowej i kontrahent), strona Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 092 i kontrahent);

3. PK - utworzenie na dzień bilansowy odpisu aktualizującego należność główną: strona Wn konta 761 - Pozostałe koszty operacyjne, strona Ma konta 290 - Odpisy aktualizujące należności;

4. PK - utworzenie na dzień bilansowy odpisu aktualizującego należność stanowiącą odsetki naliczone od należności głównej: strona Wn konta 751 - Koszty finansowe, strona Ma konta 290 - Odpisy aktualizujące należności;

5. Wb - wpłata przez kontrahenta należności głównej (przed uzyskaniem przez jednostkę orzeczenia sądowego): strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 075), strona Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 075 i kontrahent);

6. Wb - wpłata przez kontrahenta odsetek naliczonych od należności głównej (przed uzyskaniem przez jednostkę orzeczenia sądowego): strona Wn konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 075), strona Ma konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych(analityka: par. 092 i kontrahent);

7. PK - przeksięgowanie należności z tytułu najmu z należności spornych na należności z tytułu dochodów budżetowych, w związku z ich uregulowaniem przez kontrahenta: strona Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 075 i kontrahent), strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analityka: należności dochodzone na drodze sądowej i kontrahent);

8. PK - przeksięgowanie należności z tytułu odsetek z należności spornych na należności z tytułu dochodów budżetowych, w związku z ich uregulowaniem przez kontrahenta: strona Wn konta 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych (analityka: par. 092 i kontrahent), strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analityka: należności dochodzone na drodze sądowej i kontrahent);

9. PK - wykorzystanie odpisu aktualizującego należność główną, w związku z uregulowaniem należności przez dłużnika: strona Wn konta 290 - Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 760 - Pozostałe przychody operacyjne;

10. PK - wykorzystanie odpisu aktualizującego należność z tytułu odsetek, w związku z uregulowaniem ich przez dłużnika: strona Wn konta 290 - Odpisy aktualizujące należności, strona Ma konta 750 - Przychody finansowe.

Elżbieta Gaździk główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Elżbieta Gaździk

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289). Rozporządzenie z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053).