Jak zaksięgować wynagrodzenia i zasiłki chorobowe w jednostce budżetowej

Lista płac w jednostce budżetowej za dany miesiąc uwzględnia naliczenia wynagrodzeń przysługujących pracownikom zgodnie z zawartymi umowami. W niektórych miesiącach w liście płac występują także naliczenia wynagrodzeń chorobowych i zasiłków chorobowych finansowanych ze środków ZUS. W jednostce powstała wątpliwość, czy wartość wynagrodzeń chorobowych i zasiłków chorobowych naliczonych w liście powinna zostać zaewidencjonowana w księgach rachunkowych tak jak wynagrodzenia podstawowe, czy też może w inny sposób?

Lista płac to podstawowy dokument księgowy w zakresie wynagrodzeń, który stanowi podstawę do:

1) ewidencji rozliczeń z tytułu rozrachunków publicznoprawnych,

2) obciążenia kosztów działalności jednostki,

3) wypłaty wynagrodzeń pracowników.

Do ewidencji wynagrodzeń oraz ich pochodnych, zgodnie z załącznikiem nr 3 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej, służy konto 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń", na którym ujmuje się po stronie Wn - wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń, wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń, wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń, potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika. Natomiast po stronie Ma ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń. Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma - stan zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Do konta 231 należy prowadzić ewidencję szczegółową w sposób pozwalający na ustalenie stanów należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i świadczeń zaliczanych do wynagrodzeń.

Typowe zapisy księgowe dotyczące ewidencji wynagrodzeń, wynagrodzeń chorobowych oraz zasiłków chorobowych przedstawiono na schemacie.

WAŻNE

Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy, umowy-zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami

Schemat ewidencyjny

@RY1@i02/2014/183/i02.2014.183.00800030f.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. PK - wynagrodzenia według listy płac, w tym:

a) Wynagrodzenia wynikające z umów o pracę oraz wynagrodzenia chorobowe: strona Wn konta 404 - Wynagrodzenia (analityka: par. 4010); strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;

b) Zasiłki chorobowe finansowane przez ZUS, płatne przez pracodawcę: strona Wn konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, strona Ma konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń;

c) Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez płatnika: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: par. 4110); strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;

d) Składki na Fundusz pracy finansowane przez płatnika: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia (analityka: par. 4120), strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;

2. Pk - rozliczenie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części dotyczącej pracownika: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne;

3. Pk - zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych, naliczona w liście płac: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami;

4. Pk - dobrowolne potrącenia w liście płac: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analityka: kontrahent);

5. WB - wypłata wynagrodzeń oraz wynagrodzeń chorobowych: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4010);

6. WB - wypłata zasiłków chorobowych wypłaconych przez pracodawcę: strona Wn konta 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4110);

7. WB - uregulowanie zobowiązań wynikających z dobrowolnych potraceń z wynagrodzenia: strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analityka: kontrahent); strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4010);

8. WB - uregulowanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części dotyczącej pracownika: strona Wn konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4010);

9. WB - uregulowanie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w części dotyczącej płatnika, po pomniejszeniu o zasiłki chorobowe: strona Wn konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4110);

10. WB - uregulowanie składek na Fundusz Pracy: strona Wn konta 229 - Pozostałe rozrachunki publicznoprawne, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4120);

11. WB - uregulowanie zobowiązania wobec urzędu skarbowego: strona Wn konta 225 - Rozrachunki z budżetami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4010).

@RY1@i02/2014/183/i02.2014.183.00800030f.803.jpg@RY2@

Elżbieta Gaździk główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Elżbieta Gaździk

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Załącznik nr 3 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).