Jak długo trzeba przechowywać dokumentację

Okres przechowywania dokumentów zależny jest od ustaleń wynikających z przepisów właściwych ustaw regulujących poszczególne zagadnienia. Zgodnie z art. 86 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres przedawnienia zobowiązania podatkowego zgodnie z art. 70 par. 1 tej ustawy upływa w terminie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Oznacza to, że deklaracje podatkowe (PIT i VAT) podlegają przechowywaniu do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Sprawozdania i ZUS

Zgodnie z art. 74 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. Sprawozdania budżetowe wymienione w pytaniu w pkt 3 i 4 są sprawozdaniami, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Ta ustawa nie reguluje zasad i terminów archiwizowania tych sprawozdań. Dlatego moim zdaniem terminy archiwizowania sprawozdań winny być zgodne z art. 74 ustawy o rachunkowości, tj.:

a) sprawozdania roczne z wykonania budżetu - podlegają trwałemu przechowywaniu (zaliczane są do kategorii A),

b) sprawozdania miesięczne, kwartalne i półroczne z wykonania budżetu - podlegają przechowywaniu przez okres 5 lat ( zaliczane są do kategorii B5).

Okresy ich przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Kopie deklaracji ZUS (DRA, RCX, RSA, ZUA) podlegają przechowywaniu przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do wskazanej jednostki organizacyjnej ZUS w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Ustalenia w tej sprawie wynikają z art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Pozostałe terminy

W odniesieniu do pozostałych dokumentów wymienionych w pytaniu należy wskazać na brak uregulowań we właściwych ustawach, które określałyby wprost terminy archiwizowania dokumentów. Dlatego można przez analogię posłużyć się przepisami rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14. poz. 67). Zgodnie z załącznikiem nr 2 do tego rozporządzenia:

1) sprawozdania statystyczne sporządzane na formularzach statystycznych przechowuje się następująco:

a) sprawozdania statystyczne okresowe jako zaliczone do kategorii B5 - podlegają przechowywaniu przez okres 5 lat,

b) sprawozdania statystyczne roczne jako zaliczone do kategorii A - podlegają trwałemu przechowywaniu,

2) plany finansowe i ich zmiany jako zaliczane do kategorii A - podlegają trwałemu przechowywaniu,

3) projekty planów finansowych jako zaliczane do kategorii B5 - podlegają przechowywaniu przez okres 5 lat,

4) grupowe ubezpieczenia pracowników jako zaliczane do kategorii B10 - podlegają przechowywaniu przez okres 10 lat, liczony od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej,

5) polisy ubezpieczeniowe mienia jako zaliczane do kategorii B10 - podlegają przechowywaniu przez okres 10 lat, liczony od momentu wygaśnięcia umowy ubezpieczeniowej.

Okresy przechowywania sprawozdań statystycznych, planów finansowych i ich projektów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Elżbieta Gaździk

zastępca dyrektora ekonomicznego

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.).