Warszawa efektywniej wykorzystuje potencjał urzędników i gospodaruje majątkiem miasta

Wdrożenie SAP HCM w stołecznym UM objęło dwa obszary - finansowo-kontrolingowy i kadrowo-płacowy. Porównując z największymi organizacjami w Polsce korzystającymi z SAP, trzeba stwierdzić, że wdrożenie systemu wspomagającego zarządzanie w warszawskim magistracie było przedsięwzięciem na dużą skalę. Z powodu liczby obsługiwanych pracowników i wysokości środków przepływających rocznie przez system projekt ten można postawić wśród największych tego typu w ostatnich latach.

Nad planowaniem, wykonaniem i rozliczeniem zadań warszawskiego samorządu pracuje ponad 7 tys. pracowników etatowych w ratuszu i 18 urzędach dzielnicowych. W obszarze HR uruchomiono dla nich kilka funkcjonalności systemu ERP: administrację kadrami, zarządzanie strukturą organizacyjną, zarządzanie czasem pracy, rozliczenia listy płac oraz narzędzie do obsługi zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Przed wdrożeniem SAP w 19 jednostkach UM, w których funkcjonowały odrębne działy kadr, wykorzystywano dwie aplikacje dedykowane do obsługi płacowej pracowników. W jednej realizowano obsługę płacową funduszu osobowego (pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę), w drugiej - bezosobowego (obejmującego umowy cywilnoprawne). Obecnie obsługą funduszu osobowego i bezosobowego nadal zajmują się dwa oddzielne biura, ale wszystkie procesy z tym związane realizowane są w SAP.

System SAP HCM jest obecnie jednym z narzędzi wspomagających zarządzanie kapitałem ludzkim w warszawskim urzędzie miasta. Dane kadrowo-płacowe wszystkich pracowników są wciąż zgromadzone w jednym miejscu, jednak system oferuje nowe funkcjonalności, co wpływa na wzrost efektywności pracy. Przykład: funkcjonalność monitorowania terminów przypomina specjalistom z działu kadr np. o konieczności wysłania pracownika na badania lekarskie lub o zbliżającym się końcu umowy na czas określony. System umożliwia także rejestrację pełnej historii zatrudnienia pracownika w zakresie danych kadrowych i płacowych. Pomaga w raportowaniu i porównaniu zmian zachodzących w organizacji. Struktura wprowadzanych danych oraz narzędzia dostarczane przez system pozwalają m.in. na tworzenie raportów wykorzystujących dane kadrowe, płacowe, finansowe (na jednym raporcie). Można także raportować dane za dowolny okres wstecz. Z kolei przekrojowe raportowanie danych pozwala skrócić czas przygotowania raportów dla kierownictwa i instytucji zewnętrznych. Możliwe jest np. porównanie liczby etatów w jednostkach organizacyjnych obecnie i rok temu. W zakresie wynagrodzeń funkcjonalności systemu umożliwiają np. tworzenie zestawień w podziale na różne struktury.

- Wdrożenie zintegrowanego systemu SAP stanowi przełom w zarządzaniu organizmem miejskim stolicy. Dostępność nowych narzędzi stwarza warunki do efektywnego gospodarowania majątkiem miasta i powierzonymi środkami, a także do pełniejszego wykorzystania potencjału pracowników urzędu - powiedziała Hanna Gronkiewicz-Waltz, prezydent miasta stołecznego Warszawy.

(TD)