Konto 409 służy do ewidencji kosztów ubezpieczenia budynku

Właściwym kontem dla zaewidencjonowania kosztów ubezpieczenia budynku i mienia jednostki jest konto 409 "Pozostałe koszty", wynika to bowiem wprost z rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r.

Konto 409 - "Pozostałe koszty rodzajowe" służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400 - 405. W załączniku nr 3 zawierającym plan kont dla jednostek budżetowych, w części II zawierającej opis tych kont wskazano wyraźnie, że konto 409 służy do ewidencji kosztów rodzajowych, które nie podlegają ujęciu na innych kontach kosztów układu rodzajowego.

Na koncie tym ujmuje się w szczególności:

● zwroty pracownikom wydatków za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,

● koszty podróży służbowych (zarówno krajowych, jak i zagranicznych),

● koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych (a więc również koszty ubezpieczenia budynku, mienia, a także ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej jednostki),

● odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych.

Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenie oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860.

W związku z powyższym jednostka nie może w zakładowym planie kont przyjąć innych zasad kwalifikowania do kosztów rodzajowych ubezpieczeń majątku, gdyż byłoby to niezgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie.

W myśl przepisów przytoczonego rozporządzenia konto to służy do ewidencji kosztów usług obcych, wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki. Zrozumiałe są więc wątpliwości, czy zakupując polisę ubezpieczenia majątkowego jednostka nie kupuje usługi ubezpieczeniowej i czy zdarzenie takie nie podlega ewidencji na koncie 402. Jednak rozporządzenie jasno wskazuje, że ubezpieczenia zostały wykluczone z kosztów usług obcych i kwalifikuje się je do kosztów pozostałych.

Do kosztów usług obcych (konto 402) w jednostkach budżetowych zalicza się przede wszystkim: usługi zdrowotne (badania okresowe pracowników itp.), usługi remontowe, konserwatorskie i konserwacyjne, usługi telekomunikacyjne i dostępu do sieci internet, usługi tłumaczenia, usługi obejmujące wykonanie analiz, opinii i ekspertyz, usługi transportowe, pocztowe, komunalne (np. wywóz śmieci, odprowadzanie ścieków), usługi ochrony osób i mienia, usługi introligatorskie itp.

Przy kwalifikowaniu ubezpieczenia majątkowego do odpowiedniego rodzaju kosztów może się również pojawić wątpliwość, czy ubezpieczenie nie jest opłatą podlegającą ewidencji na koncie 403.

Konto to służy do ewidencji przede wszystkim określonego rodzaju podatków, tj. podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości, podatku od środków transportu i podatku od czynności cywilnoprawnych.

Ponadto służy ono do ewidencji opłat o charakterze podatkowym (np. cła) oraz innych opłat na rzecz budżetu państwa czy też na rzecz budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W szczególności na koncie tym księguje się: opłaty notarialne, skarbowe, administracyjne (np. opłata za trwały zarząd).

Nadmienić należy, że konto 405 służy do ewidencji kosztów głównie z tytułu ubezpieczeń społecznych zatrudnionych, a także innych świadczeń, które są należne pracownikom, a nie są zaliczane do wynagrodzeń (np. świadczenia wynikające z przepisów BHP). Tak więc słowo ubezpieczenia w nazwie konta nie oznacza, że jest to konto właściwe do ewidencji ubezpieczeń. Księguje się na nim tylko ubezpieczenia społeczne pracowników i jest ono bezwzględnie związane z zatrudnieniem.

Zgodnie z opisem załącznika nr 3 konto 405 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Ma konta ujmuje się zmniejszenie kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.

W przypadku wystąpienia szkody ubezpieczony ma prawo do odszkodowania. Jednostki sektora finansów publicznych muszą jednak pamiętać, że w myśl art. 5 ust. 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) należne tym jednostkom odszkodowania stanowią dochody publiczne, powinny więc być odprowadzone do odpowiedniego budżetu.

Z tego powodu otrzymane odszkodowanie ewidencjonowane będzie na koncie 720 "Przychody z tytułu dochodów budżetowych", a nie na kontach 760 "Pozostałe przychody operacyjne" i 770 "Zyski nadzwyczajne".

Otrzymane odszkodowanie zostanie więc zaksięgowane następująco:

● wpływ odszkodowania na rachunek jednostki budżetowej. Wn 130 Rachunek bieżący (dochody) i Ma 720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych

● przekazanie otrzymanego odszkodowania odpowiednio do budżetu państwa lub budżetu samorządu terytorialnego jako dochodu budżetowego Wn 222 Rozliczenie dochodów budżetowych i Ma 130 Rachunek bieżący (dochody).

@RY1@i02/2011/118/i02.2011.118.086.014a.001.jpg@RY2@

Jak powinna wyglądać ewidencja polisy ubezpieczeniowej

Magdalena Rypińska

kierownik finansowy

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 128, poz. 861).