Refundację opłaty na ZFŚS też trzeba zaksięgować

Czy w jednostkach budżetowych opłata za prowadzenie rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych obciąża koszty bieżące jednostki, czy też pomniejsza wielkość funduszu socjalnego? Jakich zapisów księgowych należy dokonać?

Koszty ponoszone przez pracodawcę w związku z administrowaniem środkami zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS), w postaci opłat czy prowizji bankowych, pobieranych przez bank, zaliczane są do kosztów działalności jednostki. Dlatego powinny być one zrefundowane z rachunku bieżącego jednostki na rachunek ZFŚS.

Środki ZFŚS, stosownie do postanowień art. 12 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych przechowywane są na odrębnym rachunku bankowym. Środkami tymi administruje pracodawca (art. 10 powołanej ustawy), co oznacza, że jest on zobowiązany do zapewnienia obsługi technicznej i finansowej związanej z prowadzeniem tego rachunku. W związku z tym wydatki związane z prowadzeniem i obsługą rachunku nie powinny obciążać tego funduszu, natomiast powinny być zaliczone do kosztów bieżącej działalności jednostki.

Wyjaśnienia w tej sprawie przedstawiło również Ministerstwo Finansów w swoim piśmie z 30 grudnia 1998 r., znak PB3-5656/722-571/98, z którego wynika, że:

"- pracodawca tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zobowiązany jest do wyodrębnienia środków funduszu na odrębnym rachunku bankowym,

- art. 10 powołanej ustawy zobowiązuje pracodawcę do administrowania środkami funduszu, a tym samym ponosi on określone koszty związane z prowadzeniem rachunku bankowego funduszu, niezbędne do prawidłowego funkcjonowania samego funduszu w zakładzie pracy".

Z tych też względów przebieg zapisów księgowych dotyczących pobrania opłaty przez bank za prowadzenie rachunku zakładowego funduszu świadczeń socjalnych może przebiegać w sposób przedstawiony na schemacie.

SCHEMAT

Opłaty za przelew wewnątrz banku - pobrane z rachunku ZFŚS

@RY1@i02/2014/198/i02.2014.198.00800020a.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. WB - pobranie przez bank opłaty za prowadzenie rachunku ZFŚS: strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analityka: opłaty za prowadzenie rachunku ZFŚS), strona Ma konta 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (analityka: rachunek ZFŚS);

oraz równolegle

1a. PK - przypis z tytułu opłaty za prowadzenie rachunku bankowego: strona Wn konta 402 - Usługi obce, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki (analityka: opłaty za prowadzenie rachunku ZFŚS);

2. WB - przekazanie (refundacja) z rachunku bieżącego kwoty pobranej opłaty na rachunek ZFŚS: strona Wn konta 141 - Środki pieniężne w drodze, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4300);

3. WB - wpływ refundacji opłaty na rachunek ZFŚS: strona Wn konta 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (analityka: rachunek ZFŚS), strona Ma konta 141 - Środki pieniężne w drodze.

Elżbieta Gaździk

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289). Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1053).