Przy księgowaniu prenumeraty można stosować uproszczenia

Jednostki budżetowe oraz inne podmioty, które zobowiązane są do stosowania ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, mogą wykorzystywać pewne uproszczenia określone tą ustawą, o ile nie będą one miały wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz wyniku finansowego. Należy przy tym pamiętać, że ustalenia w tej sprawie powinny znaleźć odzwierciedlenie w polityce rachunkowości jednostki.

Stosownie do postanowień art. 39 ustawy o rachunkowości jednostki dokonują międzyokresowych czynnych rozliczeń kosztów, jeżeli koszty te dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Występują one wówczas, gdy faktyczny moment poniesienia kosztu następuje w innym okresie niż przychód z tym kosztem związany. Odpisy takich kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu. Obowiązek stosowania czynnych międzyokresowych rozliczeń kosztów wynika z nadrzędnych zasad rachunkowości, tj.:

● zasady współmierności przychodów i kosztów (art. 6 ust. 2 ustawy o rachunkowości),

● zasady ostrożności (art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości)

Zasada współmierności przychodów i kosztów to zasada, według której jednostki są zobowiązane do zaliczania do aktywów jednostki kosztów dotyczących przyszłych okresów.

Zasada ostrożności to zasada, według której jednostki zobowiązane są do wyceny składników aktywów przy zastosowaniu rzeczywiście poniesionych kosztów na ich nabycie.

Z powyższego wynika więc, że jednostki, dokonując zakupu prenumeraty w danym roku na rok przyszły, zobowiązane są co do zasady do stosowania powyższych ustaleń. Powstałe z tego tytułu koszty powinny rozliczać poprzez konto czynnych międzyokresowych rozliczeń kosztów.

Wyjątkiem od tej zasady może być zastosowanie uproszczeń, o których mowa w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jeżeli ich stosowanie nie wywiera istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Dotyczy to zatem takich kosztów podlegających rozliczeniu w czasie, które nie są istotne w odniesieniu do sumy przychodów i kosztów.

Jeżeli więc kwota prenumeraty jest niewielka i nieznaczna w stosunku do wielkości przychodów i kosztów, a zarazem nie wywrze istotnego wpływu na przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki - to jednostka może zastosować pewne uproszczenia polegające na ujęciu kosztów z tego tytułu w księgach roku, w którym koszty te zostały poniesione. Warunkiem jest, że stosowanie takich uproszczeń będzie wynikało z polityki rachunkowości, którą stosownie do postanowień art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości zobowiązany jest opracować i aktualizować kierownik jednostki.

W przypadku gdy jednostka zdecyduje się na ujmowanie kosztów z zachowaniem zasady odnoszenia ich do okresu, którego dotyczą, a nie do roku, w którym zostały poniesione, można zastosować inne uproszczenie. Polega ono na odpisaniu kosztów w następnym roku w miesiącu styczniu poprzez jednorazowy odpis w koszty bieżące (uproszczenie polegające na rezygnacji z miesięcznych odpisów). Oczywiście również przy zachowaniu obowiązku zapisania możliwości stosowania tych uproszczeń w polityce rachunkowości, o której mowa powyżej.

SCHEMAT

@RY1@i02/2014/193/i02.2014.193.00800040h.101.gif@RY2@

Objaśnienia:

1. FK - faktura dotycząca zakupu prenumeraty na następny rok obrotowy: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

2. WB - zapłata za fakturę dotycząca zakupu prenumeraty: strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki (analityka: par. 4210);

3. PK - przeniesienie kosztów zakupu prenumeraty do rozliczenia w czasie (aktywowanie kosztów) księgowanie w roku poniesienia kosztu: strona Wn konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów (analityka: czynne), strona Ma konta 490 - Rozliczenie kosztów;

4. PK - przeniesienie do bieżącego okresu kosztów rozliczanych w czasie - księgowanie w styczniu następnego roku (zastosowano uproszczenie w formie jednorazowego odpisu): strona Wn konta 490 - Rozliczenie kosztów, strona Ma konta 640 - Rozliczenia międzyokresowe kosztów.

Elżbieta Gaździk

główna księgowa samorządowej jednostki budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).