Nierozliczona zaliczka powinna być wykazywana w Rb-N

Zaliczki udzielone pracownikom i nierozliczone do końca okresu sprawozdawczego, to należności przysługujące jednostce na ten dzień, co oznacza, że podlegają one obowiązkowo wykazaniu w sprawozdaniu o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych (Rb-N), pod warunkiem że nie są to zaliczki pobrane na poczet przyszłych wynagrodzeń.

Jednostki sektora finansów publicznych, a takimi są jednostki budżetowe w rozumieniu art. 9 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, sprawozdania w zakresie operacji finansowych sporządzają zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych.

Zgodnie z postanowieniami par. 12 ust. 1 załącznika nr 9 do powołanego powyżej rozporządzenia w sprawozdaniu Rb-N należy wykazać wartość nominalną należności oraz wybranych aktywów finansowych (zwanych dalej należnościami) jednostki na koniec danego okresu sprawozdawczego według poszczególnych tytułów (układ przedmiotowy) oraz według grup dłużników (układ podmiotowy), tj. wartość bez odsetek. Dane uwzględniane w sprawozdaniu Rb-N mogą pochodzić z różnych źródeł, nie tylko z ewidencji księgowej jednostki. Mówi o tym par. 2 ust. 2 przedmiotowego rozporządzenia, zgodnie z którym podstawą sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych są:

a) ewidencja księgowa jednostki,

b) sprawozdania lub inne wiarygodne dokumenty poświadczające istnienie danego zobowiązania czy należności.

Zgodnie z zasadami rachunkowości udzielona zaliczka to zdarzenie, które podlega zaewidencjonowaniu w księgach rachunkowych. W przypadku braku rozliczenia zaliczki do końca okresu sprawozdawczego staje się ona należnością przysługującą jednostce od pracownika.

Oznacza to, że nierozliczona zaliczka powinna być wykazywana w sprawozdaniu Rb-N, jako pozostałe należności:

a) wymagalne w przypadku, gdy upłynął termin jej rozliczenia,

b) niewymagalne w przypadku, gdy nie upłynął termin jej rozliczenia.

Należności te wykazuje się w grupie gospodarstw domowych.

Wykazywanie w sprawozdaniu Rb-N zaliczek udzielonych pracownikom i nierozliczonych do końca okresu sprawozdawczego dotyczy zaliczek z różnych tytułów, np. udzielanych na podróże służbowe, na realizację drobnych zakupów dla potrzeb działalności jednostki, z wyłączeniem jednak zaliczek pobranych przez pracowników na poczet przyszłych wynagrodzeń.

Teza ta znajduje potwierdzenie w piśmie Ministerstwa Finansów, departament długu publicznego znak CP/W8/0657/134/OSM/08/1931 z 31 października 2008 r., które nadal zachowuje swoją ważność, pomimo zmiany przepisów dotyczących sporządzania przez jednostki sektora finansów publicznych sprawozdań w zakresie operacji finansowych.

Teresa Górska

specjalistka z zakresu sprawozdawczości budżetowej

Podstawa prawna

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2010 r. nr 43, poz. 247 ze zm.).