Sprawozdanie budżetowe szkoły musi podpisać dyrektor

Mimo że sprawozdawczość budżetowa dalej nie przewiduje możliwości podpisywania sprawozdań jednostkowych przez głównych księgowych zespołów ekonomiczno-administracyjnych szkół (dalej: ZEAS), to w praktyce czasem się to zdarza.

W art. 5 ust. 7 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty ustalono, że organ prowadzący szkołę lub placówkę odpowiada za jej działalność. Do zadań organu prowadzącego szkołę lub placówkę (wójta, burmistrza, prezydenta, zarządu powiatu, zarządu województwa) należy m.in. zapewnienie obsługi administracyjnej, finansowej, w tym w zakresie wykonywania czynności, o których mowa w art. 4 ust. 3 pkt 2-6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), i organizacyjnej szkoły lub placówki.

Zakres czynności

Wśród czynności przewidzianych do realizacji w ZEAS znajdują się:

● prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

● okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

● wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego;

● sporządzanie sprawozdań finansowych;

● gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Nie wymienia się wśród tych czynności sporządzania sprawozdań budżetowych ani tym bardziej podpisywania takich dokumentów. Wymieniane są jedynie sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat oraz zestawienie zmian funduszu).

Jednostki budżetowe a treść ustawy

Warto zwrócić uwagę, że art. 79 ust. 1 ustawy o systemie oświaty ustala jednoznacznie, że przedszkola, szkoły i placówki publiczne zakładane i prowadzone przez ministrów i jednostki samorządu terytorialnego są jednostkami budżetowymi. Istotne jest także to, że jasno w tym przepisie wskazano, iż zasady gospodarki finansowej tych szkół, przedszkoli i placówek określają odrębne przepisy, z zastrzeżeniem ust. 1c. Nie ma tu więc odesłania do art. 5 ust. 7 i 9 ustawy o systemie oświaty. Jest jedynie odstępstwo (zastrzeżenie) polegające na tym, że jednostki samorządu terytorialnego mogą planować w swoich budżetach wydatki, w tym wydatki inwestycyjne, na rzecz szkół i placówek artystycznych prowadzonych przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Natomiast te odrębne przepisy to ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych z aktami wykonawczymi. Właśnie z jej art. 54 ust. 1 w związku z art. 10 ustawy o finansach publicznych wynika, że każda jednostka budżetowa musi mieć głównego księgowego, który jest pracownikiem tej jednostki. W przepisach ustawy o finansach publicznych ani żadnym jej akcie wykonawczym nie ma przepisu, który umożliwia podpisanie sprawozdań budżetowych szkoły przez głównego księgowego zespołu ekonomiczno-administracyjnego szkół.

Co w rozporządzeniu

Zgodnie z par. 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości budżetowej sprawozdanie (np. Rb-27S, Rb-28S, Rb-34S itd.) podpisują główny księgowy (skarbnik) i kierownik jednostki (dysponent funduszu, przewodniczący zarządu JST), czyli pracownicy obsługiwanej szkoły, a nie pracownicy ZEAS.

A trzeba pamiętać, że par. 9 ww. rozporządzenia nakłada obowiązek na kierowników jednostek, aby sporządzali sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Co istotne, jednostki otrzymujące sprawozdania są obowiązane sprawdzić je pod względem formalno-rachunkowym. Zatem powodem nieprzyjęcia sprawozdania pod względem formalnym może być brak podpisu głównego księgowego szkoły, ponieważ tylko on zgodnie z przedstawionymi przepisami jest kompetentny do podpisania tych sprawozdań w miejscu przeznaczonym dla głównego księgowego. Nieprawidłowości ujawnione w sprawozdaniach powinny być usunięte przez kierowników jednostek sporządzających sprawozdania jednostkowe przed włączeniem zawartych w nich danych do sprawozdań łącznych lub zbiorczych.

Aby spełnić wymogi formalne na sprawozdaniach budżetowych w wersji papierowej (jeśli zarząd jednostki samorządu terytorialnego nakazał przekazywanie sprawozdań w takiej formie), konieczne jest ich podpisanie zgodnie z wymogami par. 14 ust. 5 ww. rozporządzenia, co oznacza, że "Podpisy na sprawozdaniu sporządzonym w formie pisemnej składa się odręcznie w miejscu oznaczonym na formularzu. Pod podpisem umieszcza się pieczątkę z imieniem i nazwiskiem osoby podpisującej".

Natomiast na większości sprawozdań stosowana jest pieczątka zawierająca zarówno imię i nazwisko, jak i nazwę stanowiska pracy.

@RY1@i02/2014/173/i02.2014.173.008000100.802.jpg@RY2@

Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Piotr Wieczorek

specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Podstawa prawna

Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.).

Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).

Rozporządzenie ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. poz. 119).