Kadry i księgowość budżetowa

Samorządy wyślą sprawozdania online

27 stycznia 2014

Ten tekst przeczytasz w 92 minuty

W przeciwieństwie do pozostałych jednostki samorządu terytorialnego nie mają wyboru. Pliki sprawozdań z operacji finansowych w zakresie budżetów wyślą tylko drogą elektroniczną

Sprawozdania za IV kwartał i roczne za 2013 rok składamy według nowych zasad zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 25 października 2013 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sprawozdań w zakresie operacji finansowych (Dz.U. z 2013 r. poz. 1344). Najważniejsze zmiany dotyczą wzorów Rb-Z i Rb-UZ, a także instrukcji sporządzania (załącznik nr 9 do rozporządzenia). Obecnie można zrezygnować z przekazywania sprawozdań w formie papierowej przez jednostki, które będą mogły przekazywać sprawozdania w formie elektronicznej. Warunkiem jest użycie podpisu elektronicznego weryfikowalnego za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP i przesłanie na skrzynkę odbiorcy. Jednostki samorządu terytorialnego obligatoryjnie przesyłają sprawozdania odnoszące się do budżetów wyłącznie w formie elektronicznej. W załączniku nr 7 wyjaśniono, że jeśli ostatni dzień złożenia sprawozdania, w tym oznaczony datą (np. 23 lutego), jest wolny od pracy, to składamy je pierwszego dnia roboczego następującego po dniu wolnym.

Poprzez niesporządzenie lub nieprzekazanie w terminie sprawozdania z wykonania procesów gromadzenia środków publicznych i ich rozdysponowania albo wykazanie danych niezgodnych z ewidencją można naruszyć dyscyplinę finansów publicznych. Dotyczy to także sprawozdań z operacji finansowych. Potwierdza to pismo Biura Dyscypliny Finansów Publicznych MF (znak: BDF1/033/12/HKA/11/4352).

Do kiedy trzeba przekazać



	złożenia kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	dysponenci środków budżetu państwa trzeciego stopnia	dysponenci środków budżetu państwa drugiego stopnia lub dysponenci główni środków budżetu państwa
	przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe	zarządy jednostek samorządu terytorialnego
złożenia kwartalnego sprawozdania Rb-ZN za IV kwartał 2013 r.	jednostki bezpośrednio realizujące zadania	zarządy jednostek samorządu terytorialnego
złożenia rocznego sprawozdania Rb-UZ za 2013 rok	jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe	zarządy jednostek samorządu terytorialnego
	przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	dysponenci środków budżetu państwa drugiego stopnia	dysponenci główni środków budżetu państwa
	przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	państwowe fundusze celowe posiadające osobowość prawną	nadzorujący minister, kierownik urzędu centralnego, wojewoda
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	państwowe fundusze celowe posiadające osobowość prawną	nadzorujący minister, kierownik urzędu centralnego, wojewoda
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	uczelnie publiczne	nadzorujący minister
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	uczelnie publiczne	nadzorujący minister
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	instytucja gospodarki budżetowej	nadzorujący minister, kierownik urzędu centralnego
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	instytucja gospodarki budżetowej	nadzorujący minister, kierownik urzędu centralnego
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	państwowe instytucje kultury i państwowe instytucje filmowe	minister będący organizatorem instytucji kultury, kierownik urzędu centralnego
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	państwowe instytucje kultury i państwowe instytucje filmowe	minister będący organizatorem instytucji kultury, kierownik urzędu centralnego
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	jednostki organizacyjne tworzone przez Polską Akademię Nauk	Polska Akademia Nauk
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	jednostki organizacyjne tworzone przez Polską Akademię Nauk	Polska Akademia Nauk
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	Narodowy Fundusz Zdrowia	minister właściwy do spraw zdrowia
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	Narodowy Fundusz Zdrowia	minister właściwy do spraw zdrowia
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej	nadzorujący minister, wojewoda, kierownik urzędu centralnego, nadzorująca państwowa uczelnia medyczna lub państwowa uczelnia prowadząca działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej	nadzorujący minister, wojewoda, kierownik urzędu centralnego, nadzorująca państwowa uczelnia medyczna lub państwowa uczelnia prowadząca działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	oddziały terenowe lub regionalne agencji państwowych, w tym wykonawczych	centrala agencji państwowej, w tym wykonawczej (agencje państwowe - wykonawcze - rozumiane jako agencje powołane w drodze ustaw, w których wymienione są z nazwy, np. Agencja Mienia Wojskowego, Agencja Nieruchomości Rolnych, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Agencja Rezerw Materiałowych, Agencja Rynku Rolnego, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości i Wojskowa Agencja Mieszkaniowa)
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	oddziały terenowe lub regionalne agencji państwowych, w tym wykonawczych	centrala agencji państwowej, w tym wykonawczej (agencje państwowe - wykonawcze - rozumiane jako agencje powołane w drodze ustaw, w których wymienione są z nazwy, np. Agencja Mienia Wojskowego, Agencja Nieruchomości Rolnych, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Agencja Rezerw Materiałowych, Agencja Rynku Rolnego, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości i Wojskowa Agencja Mieszkaniowa)
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	państwowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw, z wyłączeniem agencji państwowych (w tym wykonawczych), przedsiębiorstw, banków, jednostek badawczo-rozwojowych oraz spółek prawa handlowego	nadzorujący minister, wojewoda, kierownik urzędu centralnego
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	państwowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw, z wyłączeniem agencji państwowych (w tym wykonawczych), przedsiębiorstw, banków, jednostek badawczo-rozwojowych oraz spółek prawa handlowego	nadzorujący minister, wojewoda, kierownik urzędu centralnego
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	samorządowe instytucje kultury	zarząd jednostki samorządu terytorialnego będącej organizatorem instytucji kultury
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	samorządowe instytucje kultury	zarząd jednostki samorządu terytorialnego będący organizatorem instytucji kultury
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej	zarząd nadzorującej jednostki samorządu terytorialnego
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej	zarząd nadzorującej jednostki samorządu terytorialnego
przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków oraz spółek prawa handlowego	zarząd nadzorującej jednostki samorządu terytorialnego
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków oraz spółek prawa handlowego	zarząd nadzorującej jednostki samorządu terytorialnego
	złożenia kwartalnego sprawozdania Rb-ZN za IV kwartał 2013 r.	zarządy jednostek samorządu terytorialnego	dysponenci główni przekazujący dotacje
	przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	dysponenci państwowych funduszy celowych (nieposiadających osobowości prawnej)	dysponenci główni środków budżetu państwa
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	dysponenci państwowych funduszy celowych (nieposiadających osobowości prawnej)	dysponenci główni środków budżetu państwa
	przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	dysponenci główni środków budżetu państwa	Główny Urząd Statystyczny
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	dysponenci główni środków budżetu państwa	Główny Urząd Statystyczny
	przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	ZUS oraz zarządzane przez ZUS fundusze, KRUS oraz fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS	Główny Urząd Statystyczny
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	ZUS oraz zarządzane przez ZUS fundusze, KRUS oraz fundusze zarządzane przez Prezesa KRUS	Główny Urząd Statystyczny
przekazania kwartalnych sprawozdań zbiorczych Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	nadzorujący minister, kierownik urzędu centralnego, wojewoda, nadzorująca państwowa uczelnia medyczna lub państwowa uczelnia prowadząca działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych	Główny Urząd Statystyczny
złożenia rocznych sprawozdań zbiorczych Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	nadzorujący minister, kierownik urzędu centralnego, wojewoda, nadzorująca państwowa uczelnia medyczna lub państwowa uczelnia prowadząca działalność dydaktyczną i badawczą w dziedzinie nauk medycznych	Główny Urząd Statystyczny
przekazania kwartalnych sprawozdań łącznych Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	Polska Akademia Nauk	Główny Urząd Statystyczny
złożenia rocznych sprawozdań łącznych Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	Polska Akademia Nauk	Główny Urząd Statystyczny
przekazania kwartalnych sprawozdań łącznych Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	agencje państwowe (agencje państwowe - wykonawcze - rozumiane jako agencje powołane w drodze ustaw, w których wymienione są z nazwy, np. Agencja Mienia Wojskowego, Agencja Nieruchomości Rolnych, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Agencja Rezerw Materiałowych, Agencja Rynku Rolnego, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości i Wojskowa Agencja Mieszkaniowa)	Główny Urząd Statystyczny (nadzorujący minister do wiadomości)
złożenia rocznych sprawozdań łącznych Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	agencje państwowe (agencje państwowe - wykonawcze - rozumiane jako agencje powołane w drodze ustaw, w których wymienione są z nazwy, np. Agencja Mienia Wojskowego, Agencja Nieruchomości Rolnych, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Agencja Rezerw Materiałowych, Agencja Rynku Rolnego, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości i Wojskowa Agencja Mieszkaniowa)	Główny Urząd Statystyczny (nadzorujący minister do wiadomości)
	przekazania kwartalnych sprawozdań Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	zarządy jednostek samorządu terytorialnego	regionalne izby obrachunkowe
złożenia rocznych sprawozdań Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	zarządy jednostek samorządu terytorialnego	regionalne izby obrachunkowe
	przekazania kwartalnych sprawozdań zbiorczych Rb-Z, Rb-N za IV kwartał 2013 r.	zarząd nadzorującej jednostki samorządu terytorialnego	regionalne izby obrachunkowe
złożenia rocznych sprawozdań zbiorczych Rb-UZ, Rb-UN za 2013 rok	zarząd nadzorującej jednostki samorządu terytorialnego	regionalne izby obrachunkowe

EKSPERT RADZI

Delegacje zaliczamy do zaangażowania, gdy staną się faktycznym zobowiązaniem

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.) ewidencja budżetu powinna obejmować wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające wydatkowanie środków. Zaangażowanie to moment, w którym wiadomo już, że środki na wydatki ujęte w planie finansowym jednostki zostaną zużyte, z tym że jednostka nie zaciągnęła jeszcze zobowiązania, czy też nie dokonała wydatku. W przeciwieństwie do zobowiązania i wydatku, zaangażowanie nie jest operacją gospodarczą w rozumieniu ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), nie podlega więc ewidencji bilansowej. Ze względu jednak na szczególne zasady obowiązujące przy gospodarowaniu środkami publicznymi jednostki budżetowe są zobowiązane do ewidencjonowania pozabilansowo zaangażowania wydatków budżetowych oraz ujmowania tej kategorii w sprawozdawczości budżetowej. Zaangażowanie, zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 5 lipca 2010 r., to wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w bieżącym roku. Aby zaliczyć daną decyzję czy umowę do zaangażowania, a co za tym idzie, zaksięgować ją i wykazać sprawozdawczo, musi z niej jasno wynikać, że na jej podstawie wykonane zostaną konkretne wydatki. Należy pamiętać, że mimo iż zaangażowanie podlega ewidencji pozabilansowej, to jednak aby mogło zostać zaksięgowane, musi dać się wiarygodnie określić wartościowo (pieniężnie). Dlatego wystawiona przed wyjazdem służbowym pracownika delegacja nie stanowi zaangażowania. Przede wszystkim nie jest to dokument, który stwierdza, że dokonane zostaną wydatki. Pracownik może z różnych przyczyn nie udać się w zleconą podróż służbową, nie przedstawić rozliczenia kosztów lub nie żądać ich zwrotu. Ponadto do czasu przedstawienia przez pracownika stosownego rozliczenia nie można określić wartościowo ewentualnej kwoty wydatków. [przykład 1]

Tak więc delegacje (polecenia wyjazdu służbowego) będą zaliczane do zaangażowania w momencie, kiedy będą już faktycznym zobowiązaniem pracodawcy wobec pracownika z tytułu odbytej i rozliczonej podróży służbowej lub też wydatkiem (dokonanym zwrotem kosztów podróży). [przykłady 2 i 3]

Podobne zasady ujmowania w zaangażowaniu dotyczą zawieranych przez jednostkę umów. Jeśli z umowy wynikają konkretne płatności - jej wartość stanowi zaangażowanie i powinna zostać zaksięgowana i ujęta sprawozdawczo. Jeśli jednak umowa skonstruowana jest tak, że ewentualne płatności zależą od określonych wyników, działań, czynności i nie muszą nastąpić, a co za tym idzie, trudno je określić kwotowo (np. w przypadku usług, gdzie płatność zależy od tego, czy jednostka skorzysta z usługi i w jakiej wielkości) - umowy nie ujmuje się jako zaangażowania, zaangażowanie stanowią dopiero zaciągnięte na jej podstawie zobowiązania.

Przykładowo jednostka może zawrzeć z pracownikiem umowę o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych (tzw. ryczałt samochodowy). To, czy jest on wypłacany za dany miesiąc, czy nie i w jakiej kwocie, zależy od tego, czy pracownik był w pracy i czy dysponował samochodem. Dlatego sama umowa nie jest ujmowana księgowo ani sprawozdawczo jako zaangażowanie. Jednak zobowiązania wobec pracownika z tytułu należnego (ustalonego) ryczałtu za dany miesiąc - tak.

PRZYKŁAD 1

Polecenie wyjazdu

29 stycznia jednostka wystawiła pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego. Pracownik ma pojechać w terminie od 7 do 10 lutego.

Ewidencja zdarzenia na koncie 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego - brak.

Odzwierciedlenie zdarzenia w sprawozdawczości za styczeń:

Zaangażowanie	Zobowiązania	Wydatki wykonane
0	0	0

PRZYKŁAD 2

Zwrot kosztów

Pracownik w terminie 25 i 26 stycznia odbył zleconą podróż służbową, z której rozliczył się 29 stycznia. Koszt podróży wyniósł 287 zł. Do końca miesiąca nie dokonano zwrotu kosztów podróży dla pracownika.

Ewidencja:

● bilansowa 287 zł: strona Wn konta 409 - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami;

● pozabilansowa 287 zł: strona Ma konta 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.

Odzwierciedlenie zdarzenia w sprawozdawczości za styczeń:

Zaangażowanie	Zobowiązania	Wydatki wykonane
287	287	0

PRZYKŁAD 3

Zlecona podróż

W jednostce w styczniu wystawiono pracownikowi delegację. Pracownik odbył podróż służbową, rozliczył koszty, które zostały mu zwrócone (koszty podróży 309 zł).

Ewidencja

● bilansowa:

1. Zobowiązania wobec pracownika z tytułu poniesionych kosztów podróży 309 zł: strona Wn konta 409 - Pozostałe koszty rodzajowe, strona Ma konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami;

2. Wypłata pracownikowi zwrotu poniesionych kosztów podróży 309 zł: strona Wn konta 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami, strona Ma 101 - Kasa;

● pozabilansowa 309 zł: strona Ma konta 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego.

Odzwierciedlenie zdarzenia w sprawozdawczości za styczeń:

Zaangażowanie	Zobowiązania	Wydatki wykonane
309	0	309

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

Magdalena Sobczak

magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Rozporządzenie ministra finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz.U. nr 43, poz. 247 z późn. zm.). Art. 18 ust. 2 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 168).

Dziękujemy za przeczytanie artykułu!

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.

Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.

DGP

Zgłoś błąd