Czas na przekazanie pierwszej raty odpisu na ZFŚS

@RY1@i02/2016/098/i02.2016.098.008000400.101.gif@RY2@

Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników. Nie mogą też zrezygnować z utworzenia funduszu ani zmieniać jego wysokości. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń. Wszystkie odpisy obowiązkowe i zwiększenia fakultatywne tworzą u pracodawcy jeden fundusz (art. 5 ust. 8a ustawy o ZFŚS), jednak to odpis podstawowy jest głównym źródłem funduszu. Nalicza się go w stosunku do przeciętnej planowanej w danym roku kalendarzowym liczby osób zatrudnionych u pracodawcy.

Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń naliczonych na dany rok kalendarzowy zgodnie z zasadami zawartymi w ustawie o ZFŚS pracodawca przekazuje na rachunek bankowy funduszu w terminie do 30 września tego roku, z tym że w terminie do 31 maja przekazuje kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych (art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Choć obowiązują dwie daty, to pracodawca całą kwotę odpisu musi ustalić przed terminem przekazania. Ostatecznej korekty wysokości odpisu na fundusz pracodawcy dokonują w końcu roku.

Błędy

Zdarza się, że szukając oszczędności, pracodawcy naruszają zasady dotyczące wysokości i terminów przekazywania środków na ZFŚS. Nieprawidłowości polegają np. na przekazywaniu na rachunek funduszu:

● środków w kwotach odpowiadających przyznanym świadczeniom (przy jednoczesnym ograniczeniu liczby i wysokości tych świadczeń),

● należnych środków w drobnych ratach przez cały rok, w miarę posiadanych środków,

● tylko części środków należnych w danym roku.

Rzadko spotykane są natomiast przypadki zupełnego nieutworzenia ZFŚS i nieprowadzenia przez pracodawcę działalności socjalnej.

W księgach

Ewidencja księgowa ZFŚS powinna być prowadzona na kontach 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia.

Środki pieniężne ZFŚS muszą być wyodrębnione na specjalnym rachunku bankowym. Ujmuje się je w jednostkach budżetowych na koncie 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia. Konto 135 służy do ewidencji środków funduszy specjalnego przeznaczenia, a przede wszystkim zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i innych funduszy, którymi dysponuje jednostka. Na stronie Wn konta 135 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunki bankowe, a na stronie Ma - wypłaty środków z rachunków bankowych. Ewidencja szczegółowa do konta 135 powinna umożliwić ustalenie stanu środków każdego funduszu. Konto 135 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych na rachunkach bankowych funduszy.

Wpływ środków z tytułu odpisu podstawowego na wyodrębniony rachunek bankowy ewidencjonujemy: strona Wn konta 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (w analityce Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych), strona Ma konta 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. [schemat]

Natomiast konto 851 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Ewidencja szczegółowa do konta 851 powinna pozwolić na wyodrębnienie:

● stanu, zwiększeń i zmniejszeń zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z podziałem według źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń,

● wysokości poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne rodzaje działalności socjalnej. Saldo Ma konta 851 wyraża stan zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Wysokość bez zmian

Odpisu na ZFŚS dokonuje się zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 ustawy o ZFŚS. Podstawę naliczania kwoty odpisu na ZFŚS stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w II półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Zgodnie z art. 5e ustawy o ZFŚS w 2016 r. przez przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej należy rozumieć przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2010 r. ogłoszone przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 5 ust. 7. Przepis ten został dodany do ustawy o ZFŚS na podstawie ustawy z 16 grudnia 2015 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2016. Zamroził po raz kolejny wysokość odpisów na ZFŚS w 2016 r. Dlatego w 2016 r. podstawą do obliczenia wysokości odpisów na ZFŚS jest kwota 2917,14 zł.

Dokument

Naliczanie należnego za dany rok odpisu jest operacją wewnętrzną danej jednostki w rozumieniu art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Do jej udokumentowania służą dowody źródłowe. Dokumentem będącym podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych należnego odpisu jest zazwyczaj Polecenie księgowania - PK. Na nim widnieje tylko kwota odpisu. Nie ma tam zapisanych danych, na podstawie których tych wyliczeń dokonano. Aby dokonać weryfikacji i sprawdzić ich poprawność, warto wprowadzić wzór zestawienia. Można je wykorzystywać jako załącznik do dokumentu PK i wskazać je jako dokument będący podstawą ujmowania w księgach rachunkowych wielkości należnego odpisu na ZFŚS.

SCHEMAT

W jednostce budżetowej

@RY1@i02/2016/098/i02.2016.098.008000400.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Naliczono odpis na ZFŚS: strona Wn konta 405 - Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 240 - Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS);

2. Odprowadzono odpis z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS: (75 proc. do 31 maja, pozostałą część do 30 września) strona Wn konta 240 - Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS), strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki;

3. Wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły): strona Wn konta 135 - Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS), strona Ma konta 851 - Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Magdalena Sobczak

 magdalena.sobczak@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 111 ze zm.).

Ustawa z 16 grudnia 2015 r. o szczególnych rozwiązaniach służących realizacji ustawy budżetowej na rok 2016 (Dz.U. poz. 2199).

Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).