W instrukcji warto opisać dokumenty spisowe

Ustawa o rachunkowości (dalej: u.r.) nakłada na jednostki obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Nie reguluje jednak kwestii dokumentów, jakie jednostka musi sporządzić w związku z wykonaniem tego obowiązku. Zgodnie z art. 27 ust. 1 u.r. przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Jak należy to zrobić, nie wskazano. Za wywiązanie się z obowiązku przeprowadzenia inwentaryzacji w jednostce odpowiada kierownik i w związku z tym sposób dokumentowania inwentaryzacji jest regulowany przez kierownika danej jednostki.

Rodzaj dokumentów związanych z inwentaryzacją zależy od wielkości jednostki, specyfiki jej działalności, a także zakresu inwentaryzacji itp. Tu warto zauważyć, że, jak wskazał Komitet Standardów Rachunkowości w zaleceniach dotyczących inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów, instrukcje inwentaryzacyjne mają stanowić pomoc w organizacji spisu i jego przebiegu, doborze właściwych, dostosowanych do warunków czynności spisowych. Należy się więc zastanowić, jakie rozwiązanie jest najlepsze dla danej jednostki i jak np. powinien wyglądać obieg dokumentów inwentaryzacyjnych. Potem wszyscy zainteresowani ‒ w zależności od rozwiązań przyjętych w wewnętrznych aktach prawnych – będą widzieć, że np. arkusze spisów z natury i protokoły inwentaryzacyjne za pośrednictwem komisji inwentaryzacyjnej lub wprost od zespołów spisowych trafiają do księgowości. Najczęściej to przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej przekazuje arkusze spisowe głównemu księgowemu, który zarządza wycenę składników majątkowych.