Uporządkowanie procesów i wykorzystanie narzędzi IT pozwala sprawnie zarządzać gminą

Miarą efektywności jest satysfakcja interesantów, na którą wpływa poczucie właściwego poinformowania i wysoka jakość obsługi. Rewolucja, która zapoczątkowała e-biznes, przyniosła również popyt na rozwiązania e-government, a przeznaczone dla administracji centralnej i lokalnej, agend rządowych, administracji, urzędów i organizacji non profit.

Administracja centralna, organizacje użyteczności publicznej, miasta, placówki służby zdrowia i oświatowe używają wielu systemów informatycznych wspierających różne dziedziny ich działalności. Przepływ informacji pomiędzy wzajemnie odseparowanymi rozwiazaniami „wyspowymi” jest minimalny lub nie ma go wcale, a koszty utrzymania zróżnicowanego oprogramowania są wysokie. Elastyczność reagowania i możliwości rozwoju są wówczas ograniczone i nie można sprostać rosnącym wymaganiom użytkowników, zmieniajacemu się prawodawstwu czy nowym zadaniom.

Informacje rozproszone w różnych systemach IT, w niezgodnych formatach, trudno jest sprawnie i szybko zebrać oraz analizować, a zarazem niemal niemożliwa jest automatyzacja prac. Alternatywą jest zastąpienie dotychczasowego oprogramowania systemem zintegrowanym. Zapewnia on niezbędne bezpieczeństwo danych i inwestycji oraz zdolność dostosowania do zmian, umożliwia realizację nowych zadań, a także pozwala organizacjom otworzyć się na otoczenie dzięki wykorzystaniu technologii internetowej.

– Pomysłem na zmniejszenie kosztów utrzymania systemów oraz eliminację konieczności ręcznego przetwarzania danych jest standaryzacja oprogramowania i wykorzystanie rozwiązań w pełni zintegrowanych. Pozwala to uzyskać w krótkim czasie spójne, rzetelne i wszechstronne informacje o interesantach, podatnikach, kontrahentach, dostawcach i o stanie obsługi ich spraw – mówi Leszek Bartłomiejczyk z SAP Polska.

Optymalizacja procesów wewnętrznych jest pierwszym działaniem, jakie musi wykonać organizacja, która chce usprawnić swoje kontakty z szeroko pojętym otoczeniem (innymi organami administracji publicznej, agendami rządowymi, organizacjami typu non profit, przedsiębiorstwami oraz obywatelami).

– Uporządkowanie procesów wewnętrznych i wykorzystanie elastycznych narzędzi informatycznych pozwala sprawnie zarządzać, ograniczać koszty, kontrolować budżet i stale podnosić jakość świadczonych usług – Leszek Bartłomiejczyk wylicza zalety wdrożenia zintegrowanych systemów IT.

Kluczową rolę w prawidłowej organizacji procesów odgrywa ich właściwe umiejscowienie i przypisanie osób odpowiedzialnych do struktury organizacyjnej. Wszystko to umożliwia efektywne wykorzystywanie zasobów kadrowych oraz skrócenie czasu reakcji na potrzeby interesantów. W ten sposób administracja publiczna staje się organizacją przyjazną, szanującą czas interesantów.

– Poprawa efektywności funkcjonowania przyniesie wymierne korzyści nie tylko samym instytucjom, ale także wszystkim podmiotom z nią współpracujacym i od niej zależnym. Korzyści te to m.in.: mniejsze koszty, krótszy czas oczekiwania interesantów na rozpatrzenie wniosków, szybki i łatwy dostęp do kompletnej bazy danych, możliwość podejmowania trafnych decyzji, duży komfort pracy – twierdzi ekspert SAP Polska. Zalety zintegrowanych systemów dostrzegło już wiele instytucji publicznych w Europie i na świecie. Współpracujemy bowiem z urzędami miast większości państw unijnych, szpitalami, agencjami rządowymi i gminami – dodaje Leszek Bartłomiejczyk.