Urzędnicy zostaną zmobilizowani do lepszego prowadzenia postępowań

Projekt "Cyfrowy urząd" będzie realizowany przez Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku ze wsparciem unijnej dotacji z Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego. Jest to jedno z największych przedsięwzięć w zakresie budowy społeczeństwa informacyjnego w tym regionie.

Realizacja projektu ma służyć rezygnacji z dokumentów papierowych wszędzie tam, gdzie pozwala na to prawo.

- Trzeba ze sobą skomunikować urzędy tak, żeby nie trzeba było biegać z papierami. Prace będzie prowadzić CT Partners z Warszawy, firma wyłoniona w przetargu - mówi Mariusz Madejczyk, szef biura informatyki i rozwoju systemów teleinformatycznych w białostockim urzędzie.

Koncepcja i projekt techniczny mają być gotowy w maju br. Latem zostanie ogłoszonych 5 przetargów, które wyłonią m.in. wykonawców systemu i dostawców sprzętu, np. komputery, serwerownie, światłowody. Zanim system zostanie wdrożony, urzędnicy i klienci administracji przeprowadzą praktyczne testy na prototypie.

Wegług planów projekt "Cyfrowy urząd" zostanie zakończony do końca czerwca 2013 r. Urząd realizuje go wraz z dziewiętnastoma urzędami i instytucjami administracji rządowej na Podlasiu - z m.in. Izbą Skarbową, Izbą Celną, policją, strażą pożarną, służbami weterynaryjnymi, inspekcją sanitarną, handlową i ochrony środowiska, konserwatorem zabytków, inspektoratem transportu drogowego, strażą rybacką itd.

Projekt "Cyfrowy urząd" zakłada powstanie dwóch systemów: e-Administracja (ok. 24 mln zł) i system wspomagający zarządzenie bezpieczeństwem na Podlasiu - e-Bezpieczeństwo (ok. 8 mln zł). E-Administracja ma być spójna z autorskim systemem informatycznym, jaki opracowali informatycy z Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego. Urząd przez cały 2010 rok pilotażowo wdrażał instrukcję kancelaryjną, czyli rozporządzenia premiera, dające urzędom możliwość załatwiania niektórych spraw tylko elektronicznie.

- Od kilku lat interesanci podlaskich urzędów mogą zgłaszać swoje sprawy do urzędów drogą elektroniczną. Taką możliwość dały wprowadzone ustawy o podpisie elektronicznym oraz ustawa o informatyzacji. Nie wszystkie jednak sprawy mogą być tą drogą załatwione w całości ze względu na wiele przepisów szczególnych - tłumaczy Mariusz Madejczyk.

Największy problem we wdrażaniu systemu elektronicznego i zarządzania dokumentacją w urzędzie stanowi jego zdaniem mentalność urzędników, którym ciężko przestawić się z tradycyjnej formy załatwiania spraw na elektroniczną, "bez papierów". Dla interesantów urzędu najważniejszy jest czas i jakość postępowania administracyjnego.

- Wdrożenie e-systemów zmobilizuje urzędników do lepszego prowadzenia postępowań i pozwoli na bezwzględne rozliczanie ich z każdej dokonanej czynności - mówi Mariusz Madejczyk.

Dariusz Zawadka