Urzędnicy lubią papier. To największa przeszkoda w usprawnieniu pracy

Z punktu widzenia petenta procedura załatwienia tej samej sprawy w każdym urzędzie jest identyczna.

Zupełnie inaczej wygląda to już z urzędniczego punktu widzenia - ten sam formularz może być mielony 30 razy w jednym urzędzie, a 90 razy w drugim. Końcowy rezultat jest identyczny, ale zaangażowane środki i czas załatwienia sprawy różne. - Nie wszędzie musi być identycznie. Byle zgodnie z prawem - uważa prof. Michał Kulesza, współtwórca reformy samorządowej z 1999 r.

Prawo reguluje tylko ogólne zasady. Jak widać, różne wewnętrzne procedury załatwiania spraw w urzędach obniżają ich efektywność. Dlatego autorzy badania z Uniwersytetu Warmińsko-Mazurskiego chcą umieścić wszystkie opracowane modele upraszczające skomplikowane procedury w specjalnym Portalu Elektronicznej Bazy Procesów Administracji Publicznej - tak, by urzędy same mogły zacząć wdrażać jak najprostsze rozwiązania. Ale do tego potrzebny będzie sprawny elektroniczny obieg dokumentacji w urzędach oraz elektroniczne ścieżki kontaktu z klientami. - Tyle że w dużej części urzędów, szczególnie samorządowych, wciąż tych e-usług nie wdrożono - ostrzega dr Jan Czajkowski ze Związku Miast Polskich.

To również wykazały badania przeprowadzone przez prof. Szczepana Figiela. Sprawdzono w nich liczbę dokumentów w urzędach oraz stopień ich cyfryzacji. Okazuje się, że urzędnicy są mocno związani z tradycyjnym papierem. W badanych urzędach miast średnio na 1,7 tys. dokumentów papierowych przypada 67 w wersji elektronicznej. Nie lepiej w urzędach marszałkowskich - ponad 1,6 tys. dokumentów papierowych na 55 elektronicznych. Z kolei w badanych urzędach wojewódzkich stosunek ten wyniósł ponad 1,2 tys. tradycyjnych dokumentów do 56 w wersji cyfrowej. I choć według oficjalnych statystyk z elektronicznych systemów zarządzania dokumentacją korzysta 71 proc. samorządów, to i tak w dalszym ciągu aż 86 proc. z nich wszystko drukuje.- Likwidacja papierologii musi potrwać. Samorządy wdrażają różnego rodzaju oprogramowania zewnętrznych firm i potem się okazuje, że są niedoskonałe. W efekcie to urzędnicy muszą je poprawiać lub wręcz tworzyć od podstaw - mówi Jacek Protas, marszałek woj. warmińsko-mazurskiego.

Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji zapewnia, że już pracuje nad rozwiązaniami, które pozwolą na wdrażanie w samorządach jednolitych e-usług, które uproszczą procedury. - Mamy już gotowy projekt zmieniający ustawę o informatyzacji. Jedną ze zmian jest obowiązek prowadzenia elektronicznej skrzynki podawczej we wszystkich urzędach - zapewnia minister Michał Boni. Projekt zakłada także wprowadzenie uproszczonej formy podpisu elektronicznego dla urzędników. - Z samorządem musimy ustalić, jak mają wyglądać formularze i w jakiej kolejności różne typy usług będą elektronizowane - dodaje Boni.

Urzędy same będą mogły wdrażać standardowe rozwiązania

Sylwia Czubkowska

Tomasz Żółciak

dgp@infor.pl

opinia

Standaryzacja to krok w dobrym kierunku

@RY1@i02/2012/089/i02.2012.089.00000040b.804.jpg@RY2@

Krzysztof Głomb, Stowarzyszenie "Miasta w internecie"

Ujednolicone modele referencyjne jako wskazówki wykonywania prac dla urzędów mogą rzeczywiście być pomocne przy upraszczaniu działań urzędników. Mam jednak wątpliwości, czy urzędy będą tak chętne je wprowadzać. Przecież zdążyły już same zorganizować swoją pracę. Są przekonane, że wiedzą najlepiej, jak powinna ona wyglądać. Z pewnością samorządy będą walczyć o tę dowolność, chociażby dlatego, że jest ona dla urzędników dowodem na ich niezależność. A więc trzeba by było te modele pracy urzędom tak naprawdę narzucić, nadać rozporządzeniem czy zarządzeniem właściwego ministra, by były rzeczywiście stosowane.