Business Intelligence w służbie administracji

Coraz więcej organizacji administracji publicznej zaczyna dostrzegać korzyści wynikające z zastosowania narzędzi BI. Zastosowanie tych narzędzi nie ogranicza się jedynie do prostego raportowania ze wszystkich systemów organizacji. Niebagatelną rolę odgrywają zaawansowane metody analizy danych, które pomagają zwiększyć efektywność procesu podejmowania decyzji, wspierają wykrywanie nadużyć oraz pozwalają przewidzieć, w jaki sposób w przyszłości będą kształtowały się procesy i zjawiska.

Projekty informatyczne realizowane dla administracji publicznej to często skomplikowane od strony koncepcyjnej i organizacyjnej przedsięwzięcia. Oprócz eksperckiej wiedzy technologicznej wymagają także unikalnego połączenia wiedzy dziedzinowej, kompetencji i doświadczenia. Czynniki te stanowią o sukcesie przedsięwzięcia i wpływają na jakość rozwiązania. W tym zakresie Sygnity ma ugruntowaną pozycję jednego z liderów rozwiązań informatycznych dla sektora publicznego. Jest to niezmiernie istotne przy tworzeniu systemów Business Intelligence, gdyż stanowią one kolejny etap informatyzacji tego sektora.

Inteligentna administracja publiczna

Specyfika administracji publicznej wyznacza wymagania stawiane przed systemami Business Intelligence. O ile w przypadku firm duży nacisk kładzie się na zwiększenie rentowności, pozyskanie nowych klientów i zapewnienie przewagi konkurencyjnej, o tyle w administracji publicznej celem jest m.in. usprawnienie realizacji zadań publicznych oraz analiza skuteczności świadczonych usług. Każde z tych zadań przekłada się na budowę rozwiązań informatycznych, które wspierają działalność operacyjną organizacji, ale nie umożliwiają pełnego wglądu w sytuację organizacji. W jaki więc sposób uzyskać przekrojową informację o organizacji? Z pomocą przychodzą nam systemy Business Intelligence i hurtownie danych. Podczas gdy hurtownia gromadzi dane z systemów źródłowych (również z otoczenia organizacji), system BI pozwala wydobyć z danych ukrytą w nich wartość. Generowanie i dystrybucja zestawień statystycznych, wykrywanie nadużyć, analizy na potrzeby zarządzania i kontroli, przewidywanie pozytywnych lub niepożądanych zmian to tylko kilka z wielu przykładów wykorzystania systemów Business Intelligence w administracji publicznej.

Jak wdrażać

Systemy BI w administracji publicznej budowane są w celu spełnienia wymogów wynikających z wewnętrznych potrzeb organizacji, jak i narzuconych regulacji prawnych. W przypadku złożonych przedsięwzięć i długiego czasu realizacji projektu systemy BI muszą stawić czoła licznym wyzwaniom. Najczęściej pojawiającym się wyzwaniem jest zmiana założeń w wyniku zmian w organizacji bądź w przepisach prawa. Przykładowo zmiana prawna może pociągać za sobą konieczność zmiany założeń zarówno w odniesieniu do systemu będącego źródłem danych, jak i systemu BI. Inne problemy, z którymi mierzą się systemy BI, to niekompletne dokumentacje systemów źródłowe lub ich brak, problemy prawne związane z bezpośrednim dostępem do systemów źródłowych, równoległa przebudowa systemu źródłowego w ramach innego projektu. Tych zagrożeń często nie można przewidzieć, można jednak minimalizować ich skutki. Jednym ze sposobów ograniczenia ryzyka jest podział realizacji projektu na etapy, gdzie każdy z nich dotyczy odrębnego zakresu informacyjnego. Ważne jest również zdefiniowane na samym początku szczegółowej architektury i dokumentu realizacji rozwiązania. Innym kluczowym czynnikiem sukcesu jest dogłębne zrozumienie potrzeb i branży klienta oraz ścisła współpraca z nim na każdym etapie prac.

Jakość i bezpieczeństwo danych

Nawet z najlepiej zaprojektowanego systemu BI nikt nie będzie korzystał, jeśli pozyskiwane z niego informacje będą niewiarygodne. Aby zapewnić odpowiednią ich jakość, należy zadbać o mechanizmy czyszczenia i ujednolicenia danych z systemów źródłowych. Nie jest to łatwe zadanie, gdyż dane źródłowe mogą zawierać błędy, być niekompletne, a niektóre wpisy powielane. Nietrudno wyobrazić sobie sytuację, kiedy wprowadzone do systemu źródłowego nazwisko zawiera literówkę. Gdy zbagatelizujemy taki przypadek, ta sama osoba może wystąpić w hurtowni dwukrotnie.

W kontekście zestawień statystycznych kwestie jakości danych nabierają jeszcze większego znaczenia, gdyż są one wykorzystywane w różnego rodzaju opracowaniach bądź są przekazywane innym organom administracji publicznej. Wystąpienie rozbieżności nie jest tu akceptowalne.

Innym istotnym aspektem jest zapewnienie odpowiedniego dostępu do danych wrażliwych składowanych w hurtowni danych. Bezpieczeństwo danych jest szczególnie ważne ze względu na przepisy prawa (m.in. o ochronie danych osobowych). Rozwiązania BI wychodzą naprzeciw oczekiwaniom w tym zakresie, zapewniając mechanizmy kontroli dostępu do danych. Dzięki temu pracownik niższego szczebla widzi tylko te rubryki raportu, do których ma nadane uprawnienia.

Szybkość ma znaczenie

Aby móc efektywnie reagować na zmiany i podejmować optymalne decyzje, rozwiązania BI muszą charakteryzować się dużą szybkością działania. Obowiązuje tu zasada, im większa wydajność przetwarzania, tym więcej danych możemy przeanalizować w zadanym czasie. Idąc dalej tym tokiem rozumowania, im więcej danych jesteśmy w stanie przeanalizować, tym pełniejszy obraz organizacji jesteśmy w stanie uzyskać.

Z tego względu w hurtowniach danych często stosuje się zaawansowane mechanizmy przetwarzania danych (składowanie kolumnowe, kompresję, przetwarzanie w pamięci operacyjnej). Większość dużych dostawców rozwiązań BI dostarcza również wysokowydajne rozwiązania sprzętowo-programowe, zdolne przetwarzać duże zbiory danych nawet setki razy szybciej.

BI dla kadry zarządzającej

Systemy Business Intelligence są integralnym elementem ekosystemu organizacji. Są to często złożone i kosztowne rozwiązania, dostarczające dane o wysokiej jakości. Beneficjentem systemów BI jest kadra zarządzająca, która podejmuje decyzje w ramach organizacji. Opracowane analizy dostarczają im informacje ze wszystkich obszarów działalności organizacji, ułatwiają podejmowanie decyzji, wspierają realizację procesów biznesowych i monitorowanie usług publicznych, pomagają efektywniej wykorzystywać środki publiczne.

Unikalna oferta

Sygnity jako firma działająca na rynku polskim od ponad dwóch dekad buduje i utrzymuje zarówno systemy wspierające bieżącą działalność operacyjną organizacji, jaki i systemy BI. Dzięki nieustannej obecności w sektorze publicznym i mnogości zaprojektowanych i wdrożonych systemów Sygnity dysponuje nie tylko odpowiednią wiedzą technologiczną lecz także aktualną wiedzą o procesach i zjawiskach zachodzących w administracji publicznej. To unikalne połączenie jest szczególnie ważne w obliczu pojawiających się w administracji publicznej wyzwań o charakterze społecznym, politycznym czy ekonomicznym.

Paweł Jureczek

 Sygnity

@RY1@i02/2016/109/i02.2016.109.18300080a.802.jpg@RY2@