Podwójne finansowanie wynagrodzeń jest zakazane

Zgodnie z sugestiami Komisji Europejskiej dokładniej będzie kontrolowana kwalifikowalność wydatków personelu projektu. Zespół kontrolujący ma obowiązek sprawdzić, czy beneficjent zatrudnia przy projekcie osoby, które pracują w instytucji uczestniczącej w realizacji PO KL (instytucji zarządzającej, instytucji pośredniczących I i II stopnia, krajowego i regionalnych ośrodków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Krajowej Instytucji Wspomagającej).

Ponadto musi zwrócić uwagę, czy nie zachodzi konflikt interesów lub podwójne finansowanie wynagrodzeń. Ma to miejsce np. kiedy pracownik jednej z tych instytucji przeprowadzi podczas płatnego urlopu szkolenie o tematyce zbliżonej do zakresu wykonywanych obowiązków, za co także pobiera wynagrodzenie w ramach projektu. Natomiast przykładem konfliktu interesów może być sytuacja, gdy np. pracownik instytucji pośredniczącej jest zatrudniony w projekcie, który oceniał, lub też gdy jest zatrudniony w projekcie i jednocześnie w komórce odpowiedzialnej za kontrolę projektów. W sytuacji stwierdzenia podwójnego finansowania wynagrodzenia lub konfliktu interesów wydatki są uznawane za niekwalifikowalne.

Kolejnym zadaniem jednostek kontrolujących jest sprawdzenie, czy osoby zatrudnione przy kilku projektach są w stanie prawidłowo i efektywne wykonywać powierzone im zadania. Można to stwierdzić na podstawie ewidencji godzin i zadań realizowanych przez pracownika w ramach wszystkich projektów. Ewidencja ta powinna być udostępniona beneficjentowi. Ponadto weryfikacji zostaną poddane także umowy o pracę wraz z zakresami obowiązków.

Sprawdzane będą również proporcje faktycznego zaangażowania w projekcie zatrudnionego na umowę o pracę pracownika beneficjenta, w przypadku którego realizacja projektu stanowi tylko część obowiązków. Prawidłowość ustalenia tej proporcji przyjmowana jest na podstawie postanowień umowy o pracę, zakresu czynności służbowych i/lub opisu stanowiska pracy. Przykładowo beneficjent oddelegowuje swojego pracownika zatrudnionego na cały etat do realizacji części zadań na rzecz projektu. Zadania te zostały dokładnie wskazane w umowie o pracę i opisie stanowiska. Z dokumentów wynika, że zakres zadań umożliwia ich wykonanie przy zaangażowaniu czasowym wynoszącym 1/4 czasu pracy wynikającego z umowy o pracę. Wydatek związany z wynagrodzeniem musi więc odpowiadać takiej proporcji.

Beneficjenci są także kontrolowani pod kątem angażowania swoich pracowników do projektów na podstawie umów cywilnoprawnych. Jest to możliwe, gdy w oparciu o dostępną dokumentację można stwierdzić, że praca wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej jest rodzajowo różna od wykonywanej na podstawie stosunku pracy. Natomiast w sytuacji, gdy osoba zaliczona do personelu projektu ma zawartych kilka umów cywilnoprawnych, zespół kontrolujący będzie weryfikował, czy obciążenie pracą takiej osoby pozwala na efektywne wykonywanie zadań. W przypadku braku ww. dokumentów lub ich błędnego wypełnienia wydatki będą uznane za niekwalifikowalne.

Zgodnie z zasadą efektywnego zarządzania finansami dotyczącą racjonalnego i efektywnego wydatkowania środków w ramach PO KL beneficjenci, którzy nie są zobowiązani do stosowania ustawy - Prawo zamówień publicznych, mają obowiązek stosowania zasady konkurencyjności. Zespół kontrolujący weryfikuje, czy oprócz zamieszczenia informacji na stronie internetowej i w swojej siedzibie beneficjent wysłał zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, a następnie wybrał najkorzystniejszą spośród złożonych ofert.

Ponadto w przypadku zakupu towaru lub usługi o wartości powyżej 20 tys. zł netto i poniżej 14 tys. euro netto beneficjent musi udokumentować rozeznanie rynku dokonane przy wyborze takiego towaru lub usługi. W tym celu należy wykazać, że dana cena towaru lub usługi to cena rynkowa, która została potwierdzona na podstawie porównania cen u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towaru czy usługodawców. W przypadku braku takiej dokumentacji wydatek może zostać uznany za niekwalifikowany, w szczególności gdy cena towaru/usługi znacznie przewyższa cenę rynkową.

Jednocześnie należy podkreślić, że beneficjenci mogą się przygotować do kontroli, zapoznając się z listą sprawdzającą, która jest załącznikiem do zasad kontroli. Zawiera ona minimalny zakres czynności wykonywanych podczas kontroli na miejscu.

Zakres kontroli na miejscu u beneficjentów ujęty w zasadach kontroli obejmuje m.in.:

● prawidłowość rozliczeń finansowych, w tym kwalifikowalność wydatków do- tyczących personelu projektu oraz uczestników projektu,

● sposób przetwarzania danych osobowych uczestników projektu,

● prawidłowość stosowania ustawy z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych oraz poprawność stosowania zasady konkurencyjności,

● poprawność udokumentowania rozeznania rynku w przypadku wydatków, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy p.z.p. i zasady konkurencyjności,

● poprawność udzielania pomocy publicznej,

● prawidłowość realizacji działań informacyjno-promocyjnych,

● sposób prowadzenia i archiwizacji dokumentacji projektu.

PAWEŁ CHORĄŻY

dyrektor departamentu zarządzania EFS w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego

Zasady kontroli Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki opublikowane na stronie: www.efs.gov.pl.

Not. BL