Czy zawrzeć umowę dotyczącą danych osobowych

Czytelnik jest członkiem zarządu wspólnoty mieszkaniowej.

- Ze względów ekonomicznych zdecydowaliśmy, że powierzymy zarządzanie nieruchomością firmie zewnętrznej. Czy przekazanie jej całej dokumentacji wymaga także zawarcia odrębnej umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych - pyta Dariusz z Warszawy.

Nie. Jak stwierdził generalny inspektor ochrony danych osobowych w jednej z ostatnio wydanych decyzji (znak DOLiS-035-2240/09), zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną, jest m.in. zobowiązany do prowadzenia i aktualizowania spisu właścicieli lokali i przypadających im udziałów w nieruchomości wspólnej. Zarządca nieruchomości wspólnej jest zatem nie tylko upoważniony, ale też zobowiązany do gromadzenia danych osobowych dotyczących właścicieli lokali w granicach określonych w ustawie. Jednocześnie administratorem danych osobowych (podmiotem, który decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych wykorzystywanych przez wspólnotę mieszkaniową) jest ta wspólnota.

Zarządca nieruchomości wspólnej może przetwarzać dane członków wspólnoty tylko jako podmiot, któremu w myśl art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych powierzono przetwarzanie danych. Umowa o ustanowieniu zarządcy powinna zawierać postanowienia dotyczące powierzenia przetwarzania danych osobowych: określenie celu, w jakim podmiot, któremu powierzono przetwarzanie danych, może je przetwarzać, oraz zakresu powierzonych do przetwarzania danych. Podmiot ten może bowiem przetwarzać dane wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie.

To na wspólnocie, a nie na zarządzającym w jej imieniu nieruchomością wspólną, ciążą prawa i obowiązki administratora danych, czyli podmiotu decydującego o celach i środkach przetwarzania danych osobowych. Działania zarządcy nieruchomością wspólną na jej rzecz są tak długo zgodne z prawem, jak długo znajdują umocowanie w łączącej strony - wspólnotę i zarządcę - umowie. Ewentualnych roszczeń z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez zarządcę wspólnota mieszkaniowa może dochodzić na drodze sądowej na zasadach ogólnych, wynikających z kodeksu cywilnego.

Zatem w umowie o powierzeniu zarządcy zarządu nieruchomością wspólną powinny być zawarte postanowienia dotyczące kwestii przetwarzania danych osobowych członków wspólnoty mieszkaniowej. Gdy umowa ta będzie tak skonstruowana, to nie jest wymagana odrębna umowa wspólnoty mieszkaniowej z zarządcą o powierzeniu przetwarzania danych osobowych.

Adam Makosz

Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).