Dane kandydatów spełniających wymagania formalne po zakończeniu naboru trzeba usunąć z BIP

Obecna ustawa o służbie cywilnej nie zobowiązuje do upowszechniania listy kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze. Jeżeli pomimo tego została ona upowszechniona, to po zakończeniu naboru zawarte w niej dane osobowe powinny zostać niezwłocznie usunięte.

z 22 sierpnia 2011 r., znak: DP.171-179(2)/11/MG

W odpowiedzi na pismo Urzędu X w sprawie usunięcia z Biuletynu Informacji Publicznej urzędu danych osobowych zawartych w liście kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, Departament Prawny Kancelarii Prezesa Rady Ministrów uprzejmie informuje, co następuje.

Ustawa z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.) nie nakłada na dyrektora generalnego urzędu, organizującego nabory kandydatów do korpusu służby cywilnej, obowiązku upowszechniania listy kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze. Inaczej było w ustawie ją poprzedzającej z 24 sierpnia 2006 r. (Dz. U. Nr 170, poz. 1218, z późn. zm.), która nakładała taki obowiązek na dyrektora generalnego urzędu, a który był wykonywany niezwłocznie po upływie terminu do składania dokumentów, również określonego w ogłoszeniu o naborze (art. 13 ust. 1).

Ze względu na zniesienie w obecnie obowiązującej ustawie w stosunku do dyrektora generalnego urzędu tego obowiązku, zdaniem Departamentu Prawnego Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, nie powinno się upowszechniać listy kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze.

W tym miejscu należy zwrócić uwagę, że art. 29 ustawy o służbie cywilnej stanowiąc, że imiona i nazwiska kandydatów spełniających wymagania formalne są informacją publiczną, nie zobowiązuje do ich upowszechniania przez opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu. Przepis ten wymaga jedynie, aby imiona i nazwiska kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze były udostępniane na zasadach i w trybie określonym w ustawie z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. Nr 112, poz. 1198, z późn. zm.), każdemu kto o taką informację się zwróci. Obowiązku tego nie należy jednak utożsamiać z obowiązkiem upowszechniania listy kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze przez ich opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej urzędów, który został zniesiony.

Analogiczny do powyższego wniosek należy wysnuć w kontekście art. 6 ust. 1 pkt 3 lit. g ustawy o dostępie do informacji publicznej, zgodnie z którym udostępnieniu podlega informacja publiczna o naborze kandydatów do zatrudnienia na wolne stanowiska.

Analiza przedstawionych we wspomnianym powyżej piśmie stanów faktycznych wymaga odwołania się również do ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.).

Otóż, zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych, administrator danych nie powinien przechowywać danych dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu ich przetwarzania. Natomiast stosownie do art. 32 ust. 1 pkt 6 tej samej ustawy, każda osoba ma prawo do kontroli przetwarzania danych, które jej dotyczą, w tym prawo do ich usunięcia, jeżeli są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Gdy w kontekście powyższych przepisów weźmiemy pod uwagę fakt, że kandydaci przystępujący do naboru składają oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie ich danych osobowych wyłącznie do celów naboru, to w pełni uprawniony jest wniosek, że z chwilą jego zakończenia przetwarzane w tym celu dane powinny być niezwłocznie usunięte. To samo powinno się stać z danymi osobowymi zawartymi w liście kandydatów spełniających wymagania formalne określone w ogłoszeniu o naborze, która pomimo braku takiego obowiązku została upowszechniona przez jej opublikowanie w Biuletynie Informacji Publicznej urzędu.

Opinię przygotowali i zredagowali:

 dr Angelina Sarota

 Dyrektor Michał Graczyk

 Radca Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

@RY1@i02/2013/127/i02.2013.127.088000500.803.jpg@RY2@