Trzeba informować o nadzorze wideo

Zarządcy budynków wielorodzinnych mogą zakładać na podległym im terenie systemy monitoringu. Jak przypomina jednak Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (m.in. w pismach o sygn. DOLiS-035-451/09 czy DOLiS-035-1368/08), urządzenia nadzoru wideo mogą być stosowane wyłącznie jako środki pomocnicze, gdy istnieje cel rzeczywiście uzasadniający ich użycie. Ponadto wykonywanie zadań związanych z obsługą sprzętu służącego do monitoringu musi być przekazane wąskiemu gronu odpowiednich służb albo uprawnionych podmiotów, zaś dostęp do transmitowanego obrazu musi być odpowiednio limitowany. Wszystko dlatego, że nagrania wideo często zawierają dane osobowe, a te podlegają przecież ochronie.

Dane pochodzące z nagrań kamer wideo (zarówno obraz, jak i dźwięk), jeżeli są rejestrowane oraz przechowywane i umożliwiają bezpośrednią lub pośrednią identyfikację osoby (zwłaszcza gdy nagranie ujawnia jej cechy charakterystyczne, np. rysy twarzy; pełna identyfikacja jest możliwa, jeśli cechy te są zestawione z innymi przechowywanymi danymi), uważane są za dane osobowe. Dlatego wykorzystywanie systemów rejestrowania obrazu będzie przetwarzaniem danych osobowych, zwłaszcza gdy te nagrania lub wybrane informacje posłużą do identyfikacji osób w kontekście określonego zachowania. Zgromadzone w ten sposób dane z monitoringu tworzą zbiór danych osobowych podlegający obowiązkowi rejestracji u GIODO.

Zbiór danych osobowych należy zgłosić do rejestracji GIODO. Taki obowiązek ciąży na administratorze danych, czyli w tym przypadku na prezesie zarządu spółdzielni lub wspólnoty (wskazówki co do rejestracji zbiorów znajdują się na stronie www.giodo.gov.pl). Zgłoszenia należy dokonać przed rozpoczęciem przetwarzania danych, czyli przed pierwszą czynnością, jaką administrator może wykonać na danych, tj. przed pozyskaniem pierwszych danych do zbioru.

Administrator danych jest obowiązany m.in. wdrożyć politykę bezpieczeństwa i instrukcję zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych. Taka dokumentacja powinna być opracowana i wdrożona bez względu na to, czy dany zbiór danych osobowych będzie podlegał obowiązkowi rejestracji, czy też będzie z niego zwolniony. Wiele innych obowiązków administratora wymienia ustawa o ochronie danych osobowych i rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. Zgodnie z zapisami Dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (Dz.U.UE.L.95.281.31) osoby, które wkraczają w obszar nadzoru kamer, muszą mieć świadomość faktu prowadzenia czynności nadzoru wideo. Służyć temu powinny widoczne, umieszczone w sposób trwały, w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc, tablice informacyjne. Muszą one także wskazywać cele działań nadzoru, jak również administratora danych osobowych. Wymiary tablic muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie są umieszczone.