Urząd gminy nie może domagać się informacji od pracodawcy

Czy przepisy ustawy o świadczeniach rodzinnych uprawniają pracodawców do udostępnienia danych byłych pracowników, o które wystąpił urząd gminy.

Obowiązek udostępnienia przez pracodawcę dokumentów (danych) o byłym pracowniku nie wynika z przepisów prawa. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne jedynie po spełnieniu jednej z przesłanek wymienionych w art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych. W tym przypadku postawą przetwarzania danych osobowych jest sytuacja, w której przetwarzanie danych jest konieczne z uwagi na istnienie innego przepisu, szczególnego wobec ustawy o ochronie danych osobowych. Są to: ustawa o świadczeniach rodzinnych oraz rozporządzenie ministra polityki społecznej z 2 czerwca 2005 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne.

Ponieważ organy gminy zobowiązane są działać na podstawie i w granicach prawa (art. 7 konstytucji), zatem przetwarzanie przez te organy danych osobowych związanych ze świadczeniami rodzinnymi może odbywać się w trybie i na zasadach ściśle określonych w powołanych przepisach prawa.

I tak, zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o świadczeniach rodzinnych, organ właściwy realizuje zadania w zakresie świadczeń rodzinnych jako zadania zlecone z zakresu administracji rządowej. Postępowanie w sprawie świadczeń rodzinnych prowadzi organ właściwy. Organem właściwym zgodnie z art. 3 pkt 11 ustawy – jest wójt, burmistrz lub prezydent miasta właściwego ze względu na miejsce zamieszkania osoby ubiegającej się o świadczenia rodzinne lub otrzymującej świadczenie rodzinne. Artykuł 25 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych stanowi, iż osoby otrzymujące świadczenie rodzinne, instytucje publiczne i organizacje pozarządowe są obowiązane do udzielania, na żądanie organu właściwego, wyjaśnień oraz informacji co do okoliczności mających wpływ na prawo do świadczeń rodzinnych.

Jednakże wyżej wymienione przepisy nie wymieniają pracodawcy jako podmiotu zobowiązanego do udostępnienia danych, o które wystąpił urząd gminy. Oznacza to, że pracodawca nie jest zobligowany (nie ma obowiązku) do udostępniania dokumentów pracownika. Obowiązek ten spoczywa na osobie, która jest zainteresowana otrzymaniem świadczenia. Niemniej warto zauważyć, że zgodnie z art. 29 ust. 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych pracodawca (...) jest obowiązany wydawać zaświadczenia niezbędne do ustalenia prawa do świadczeń rodzinnych. Wydawanie zaświadczeń jest wolne od opłat. Zaświadczenie, o którym mowa w tym przepisie, wydawane jest osobie ubiegającej się o świadczenia rodzinne i dotyczy okoliczności wskazanej w art. 23 ust. 4 pkt 4h ustawy o świadczeniach rodzinnych (zaświadczenie o terminie urlopu wychowawczego i okresie, na jaki został udzielony, oraz o okresach zatrudnienia).