Upoważnienie do przetwarzania danych jest potrzebne nawet przy doręczaniu korespondencji

Czy gońcy, czyli pracownicy urzędu miasta doręczający korespondencję urzędową, muszą posiadać, nadane przez administratora, upoważnienie do przetwarzania danych osobowych?

Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych każda osoba, która przy wykonywaniu obowiązków służbowych ma dostęp do danych osobowych, powinna posiadać stosowne upoważnienie do przetwarzania danych, o którym mowa w art. 37 ustawy. Zgodnie z tym przepisem do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych.

Tym samym każdy, kto przetwarza dane osobowe w ramach działalności danego administratora danych, musi legitymować się takim upoważnieniem. Upoważnienia należy zatem udzielić nie tylko osobom, które bezpośrednio zatrudnione zostały w celu przetwarzania danych, ale również osobom, które mogą w takim przetwarzaniu uczestniczyć.

Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia (art. 39 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych).

Gońcy, czyli osoby trudniące się doręczaniem korespondencji, z racji wykonywanych przez nich czynności mają dostęp do danych osobowych choćby w zakresie imion i nazwisk czy adresów osób, którym korespondencję doręczają, a tym samym przetwarzają dane osobowe. Przetwarzanie danych osobowych rozumiane jest bowiem jako jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych (art. 7 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych). W konsekwencji takie osoby jak gońcy, podobnie jak wszystkie inne osoby przetwarzające dane osobowe w imieniu i na rzecz administratora, stosownie do art. 37 ustawy o ochronie danych osobowych muszą otrzymać od niego odpowiednie upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.