Zespoły interdyscyplinarne muszą chronić dane osobowe

Realizując zadania gminy z zakresu przeciwdziałania przemocy w rodzinie zespoły interdyscyplinarne zbierają i przetwarzają szeroki zakres danych osobowych, w tym danych szczególnie chronionych. Konieczne wobec tego jest zapewnienie prawidłowego stosowania w pracy zespołów interdyscyplinarnych przepisów prawa, w tym przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i przepisów wykonawczych do tejże ustawy.

Stosując w swej działalności zasady ochrony danych osobowych, administrator danych osobowych powinien wypełniać obowiązki, jakie nakładają na niego przepisy o ochronie danych osobowych (dalej ustawa). Zgodnie z ustawą do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez administratora danych. Z kolei administrator danych jest obowiązany zapewnić kontrolę nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru wprowadzone oraz komu są przekazywane. Dodatkowo prowadzi on ewidencję osób upoważnionych do ich przetwarzania, która powinna zawierać: imię i nazwisko osoby upoważnionej, datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych oraz identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym. Osoby, które zostały upoważnione do przetwarzania danych, są obowiązane zachować w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia. Dodania wymaga, iż w przypadku przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych na administratorze danych ciąży obowiązek zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną w przepisach rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. nr 100, poz. 1024). Należy wobec tego mieć na względzie wymogi bezpieczeństwa danych osobowych w związku z prowadzaniem wszelkiej dokumentacji, w tym dotyczącej również tej obsługi. Obowiązki w tym zakresie spoczywać będą na pracownikach zatrudnionych w ośrodku pomocy społecznej w celu obsługi organizacyjno-technicznej zespołu interdyscyplinarnego.

Ponadto, skoro organ reprezentujący gminę (wójt, burmistrz, prezydent miasta) powołuje zespół interdyscyplinarny, to także w tym zakresie powinno być dokonane zgłoszenie zbioru do rejestracji przez podmiot upoważniony. Obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji generalnemu inspektorowi ochrony danych osobowych nakłada na administratora danych ustawa o ochronie danych osobowych. Zgłoszenie danych jest zasadą, od której jednak przewidziano pewne enumeratywne wyjątki (art. 43 ust. 1 ustawy). Katalog tych wyjątków jest zamknięty i nie może być interpretowany rozszerzająco. W każdym przypadku przetwarzania danych osobowych to ich administrator powinien dokonać oceny, czy ze względu na charakter przetwarzanych danych ich zbiór podlega obowiązkowi zgłoszenia do rejestracji generalnemu inspektorowi ochrony danych osobowych, czy też jest z niego zwolniony na podstawie którejkolwiek z przesłanek wskazanych w art. 43 ust. 1 ustawy. Przy czym zwolnienie zbioru danych z rejestracji jest możliwe tylko wówczas, gdy wskazana w przepisie przesłanka dotyczy wszystkich danych zawartych w zbiorze. Jeżeli zatem w ramach tworzonych zbiorów przetwarzane są, choćby incydentalnie, dane inne, niż te wymienione w art. 43 ust. 1 ustawy bądź w innym celu niż wskazany w tym przepisie, to zbiór podlega obowiązkowi zgłoszenia do rejestracji.

@RY1@i02/2011/129/i02.2011.129.207.002a.001.jpg@RY2@

Dr Wojciech R. Wiewiórowski, generalny inspektor ochrony danych osobowych

ŁS