Do weryfikacji systemy, programy i aplikacje
Coraz więcej procesów przetwarzania danych osobowych pracowników odbywa się z wykorzystaniem systemów informatycznych. Ma to z pewnością na celu ułatwienie organizacji procesu pracy. Korzystanie z takich systemów przez administratora danych oznacza jednak, że muszą one nie tylko posiadać odpowiednie parametry techniczne, ale także być dostosowane do obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych. Odpowiedzialność za korzystanie z nośników danych – czyli również z systemów, programów czy aplikacji – spoczywa na administratorze danych, którym w zakresie przetwarzania danych pracowników jest pracodawca. Zatem to on – jako administrator tych danych – a nie dostawca systemu będzie ewentualnie pociągnięty do odpowiedzialności za przetwarzanie danych osobowych niezgodnie z RODO i to na niego może zostać nałożona kara przez prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Co więcej, fakt, że dostawca systemu nie dostosował go do RODO, nie oznacza, że pracodawca korzystający z takiego systemu będzie zwolniony z odpowiedzialności. To na administratorze ciąży bowiem obowiązek korzystania z takich narzędzi, które posiadają nie tylko odpowiednie zabezpieczenia, lecz również funkcjonalności wymagane przez RODO.
Powyższe rozważania odnoszą się także do kandydatów na pracowników. Firmy coraz częściej korzystają bowiem również z systemów do przetwarzania danych osobowych kandydatów pozyskanych w procesie rekrutacji. Również i w tym przypadku należy zadbać o to, aby były one zgodne z RODO, tj. posiadały odpowiednie funkcjonalności. W procesie rekrutacji istotne jest m.in. terminowe usunięcie danych osobowych kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni w związku z prowadzonym procesem rekrutacji, zatem system powinien mieć odpowiednią funkcję usunięcia danych. W przeciwnym razie po upływie okresu przetwarzania danych – który powinien być określony w obowiązku informacyjnym – pracodawca będzie przetwarzać dane osobowe bez podstawy prawnej.
Skorzystaj z PROMOCJI NA PIERWSZY MIESIĄC.
Zyskaj nielimitowany dostęp do wszystkich treści:
wyjaśnień ekspertów, raportów i pogłębionych analiz oraz narzędzi dla specjalistów.
Możesz anulować w dowolnym momencie.
Skorzystaj z PROMOCJI NA PIERWSZY MIESIĄC.
Zyskaj nielimitowany dostęp do wszystkich treści:
wyjaśnień ekspertów, raportów i pogłębionych analiz oraz narzędzi dla specjalistów.
Możesz anulować w dowolnym momencie.
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.