Papier firmowy jak wizytówka

Zapewne otrę się o banał, stwierdzając, że papier firmowy jest swoistą wizytówką przedsiębiorcy. Myślę jednak, że nie wszyscy czytelnicy wiedzą, iż umieszczenie na nim pewnych elementów jest obligatoryjne, a za zlekceważenie tych wymogów przewidziano sankcję.

Każdy bez wyjątku

Pierwsze pytanie, na jakie warto sobie odpowiedzieć, brzmi: Czy jestem wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego? Jeśli tak, to nie mam całkowitej dowolności w tym, co w dokumentacji umieszczę. Przepisy nakładają bowiem pewne obowiązki na wszystkich przedsiębiorców figurujących w KRS.

Każdy z nich powinien umieszczać w oświadczeniach pisemnych skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów:

wfirmę (tj. oznaczenie, pod którym działa, np. "Kowalski Malinowski Spółka Komandytowa", potocznie określane często mianem "nazwy" czy "nazwy firmy"),

woznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności (np. "spółka z o.o."),

wsiedzibę i adres,

wnumer identyfikacji podatkowej (NIP);

woznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe przedsiębiorcy, oraz numer w rejestrze (najczęściej będzie to numer KRS, choć nie sposób wykluczyć, że w przypadku podmiotów, których władze wciąż nie dopełniły obowiązku zadbania o przeniesienie przedsiębiorcy ze starego rejestru do Krajowego Rejestru Sądowego, trzeba będzie podać numer owego działającego wcześniej rejestru).

Co ważne, od wymogu podawania powyższych informacji ustawodawca przewidział pewien wyjątek. Otóż można pominąć je zupełnie w oświadczeniach woli kierowanych do osób pozostających ze spółką w stałych stosunkach umownych (chodzi np. o złożenie oferty zaufanemu kontrahentowi czy wypowiedzenie mu kontraktu). Precyzyjne zdefiniowanie pojęcia stałych stosunków umownych nie zawsze jest łatwe, dlatego najbezpieczniej dane podawać zawsze. Tym bardziej że to, iż pewnych informacji podawać nie trzeba, nie oznacza bynajmniej, iż podawać ich nie można.

Szczegóły dla wybranych

Dodatkowymi wymogami objęto spółki z o.o., akcyjne i komandytowo-akcyjne. Muszą one zamieszczać w dokumentach handlowych jeszcze inne informacje. Każda z nich powinna podawać w pismach i zamówieniach handlowych składanych w formie papierowej i elektronicznej nie tylko te dane, o których mowa była powyżej, lecz także wysokość kapitału zakładowego. W spółce akcyjnej i komandytowo-akcyjnej, z uwagi na dopuszczalność powstania spółki o częściowo tylko pokrytym kapitale zakładowym, trzeba ponadto określić, jaka jego część została wpłacona. Tym razem nie przewidziano w przepisach żadnych wyjątków. Zatem dokument musi zawierać stosowne informacje także w sytuacji, gdy adresowany jest do osoby pozostającej ze spółką w stałych stosunkach umownych.

Napisałem, że obowiązek ujawniania danych dotyczących spółki dotyczy jedynie pism, które są gdzieś składane - bo tak właśnie ujęto sprawę w przepisach. Można, jak się wydaje, przyjąć, że chodzi tu tylko o oświadczenia adresowane do innych podmiotów, a nie dokumentację wewnętrzną. Dodajmy, że ustawodawca nie definiuje pojęcia pism i zamówień handlowych składanych przez spółkę w formie papierowej i elektronicznej. Nie do końca wiadomo też, czy składanie w formie papierowej i elektronicznej mają być tylko zamówienia handlowe, czy także pisma. Niewykluczona jest interpretacja, że tylko zamówienia (trzymając się klasycznego podejścia, pisma z definicji nie sposób złożyć w formie elektronicznej). Osobiście skłaniam się ku wykładni jak najszerszej. Warunek formy pisemnej lub elektronicznej dotyczyłby więc nie tylko zamówień, ale w ogóle wszystkich dokumentów, które w języku potocznym określamy mianem pisma.

Nie tylko spółki

Spółki i inne podmioty figurujące w Krajowym Rejestrze Sądowym nie są zresztą jedynymi, które obciążają takie albo inne obowiązki związane z firmową dokumentacją. Czasem zależą one nie tyle od tego, w jakiej formie działamy czy w jakiej ewidencji figurujemy, ile od tego, czym się zajmujemy. Przykładem są przedsiębiorcy oferujący towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej lub sprzedaży na odległość za pośrednictwem środków masowego przekazu, sieci teleinformatycznych lub druków bezadresowych. Podmioty takie powinny podawać w ofertach co najmniej swoją firmę, NIP oraz siedzibę i adres.

Jak to zrobić

Czy prawo narzuca sam wygląd dokumentów? Nie, istotne jest tylko to, aby zawierały one wymagane elementy. To, jak zostaną rozmieszczone na papierze firmowym, zależy od inwencji samego przedsiębiorcy. Ustawodawca nie ingeruje w takie niuanse. Dozwolone jest więc zawarcie ich w nagłówku czy stopce, z boku dokumentu, jak i w ogóle rozrzucenie w kilku miejscach.

Uwaga na sankcje

Czy coś grozi za zlekceważenie obowiązków związanych z elementami, jakie musi zawierać papier firmowy? Teoretycznie tak. Sąd rejestrowy władny jest bowiem nałożyć grzywnę na osoby odpowiedzialne za ich niewykonanie. Może ona sięgnąć 5000 złotych.

Paweł Wrześniewski

adwokat