Przyjmowanie zapłaty plastikowym pieniądzem nie jest trudne

Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na przyjmowanie zapłaty za sprzedawane towary lub świadczone usługi także w formie bezgotówkowej. Przedsiębiorca, który zamierza wprowadzić w swoich placówkach możliwość takiego regulowania należności, powinien najpierw zawrzeć z wyspecjalizowana instytucją umowę o przyjmowanie zapłaty przy użyciu elektronicznych instrumentów płatniczych.

Taki podmiot nazywany jest agentem rozliczeniowym. Zgodnie z ustawą z 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych (tj. Dz.U. z 2012 r. poz. 1232) agent rozliczeniowy to bank lub instytucja kredytowa prowadzące działalność polegającą na zawieraniu umów z przedsiębiorcami o przyjmowanie zapłaty przy użyciu instrumentów płatniczych albo instytucja płatnicza, która uzyskała zezwolenie na prowadzenie takiej działalności. Z kolei przedsiębiorca zawierający umowę z agentem rozliczeniowym to akceptant.

Szczegółowe zobowiązania

W umowie przedsiębiorca (akceptant, we wzorze obok zwany po prostu sprzedawcą) powinien zobowiązać się w ramach prowadzonej działalności do przyjmowania zapłaty kartami płatniczymi konkretnych systemów, a agent rozliczeniowy - do świadczenia usług związanych z realizacją transakcji opłacanych takimi kartami. Warto też wymienić punkty należące do przedsiębiorcy, które będą upoważnione na podstawie umowy do przyjmowania zapłaty kartami.

W umowie musi znaleźć się zobowiązanie agenta rozliczeniowego do wyposażenia przedsiębiorcy w materiały i urządzenia niezbędne do przyjmowania zapłaty kartami płatniczymi (np. stosowne emblematy informacyjne). W praktyce umowy bardzo często zawierają wymóg, aby przedsiębiorca umieścił emblematy takich kart - w miejscach widocznych dla klientów - we wszystkich należących do niego punktach, które będą przyjmowały zapłatę w formie bezgotówkowej (czyli np. w sklepach, restauracjach, kawiarniach itp.). Zdarza się też, że przedsiębiorca musi zobowiązać się do tego, że nie wykorzysta znaków i emblematów systemów kart płatniczych do innych celów niż oznakowanie punktów, gdzie prowadzi sprzedaż.

Umowa powinna zawierać zobowiązanie agenta rozliczeniowego do wyposażenia przedsiębiorcy w instrukcję obsługi transakcji opłacanych kartami płatniczymi, a także w terminal POS wraz z dodatkowym wyposażeniem technicznym niezbędnym do akceptacji kart płatniczych lub transmisji danych, gdy jest ono konieczne. Terminal POS (ang.: point of sale) to urządzenie służące do komunikowania się z agentem rozliczeniowym, gdy klient dokonuje zapłaty kartą.

Agent rozliczeniowy powinien również zobowiązać się do dostarczenia instrukcji obsługi terminali POS oraz instrukcji określającej podstawowe zasady postępowania przy podejmowaniu zapłaty kartami płatniczymi w terminalach POS. Warunki przekazania terminali oraz zasady odpłatności z tytułu ich używania zazwyczaj określa się w załączniku do umowy.

Umowy w praktyce bardzo często zawierają zobowiązanie agenta do przeszkolenia pracowników punktów honorujących karty płatnicze. Jednocześnie agent rozliczeniowy zastrzega w kontrakcie, że nie ponosi odpowiedzialności za transakcje przeprowadzone przez osoby nie przeszkolone.

Natomiast przedsiębiorca ze swej strony deklaruje, że obsługę płatności kartami płatniczymi będą prowadzić wyłącznie pracownicy przeszkoleni. Ponadto zobowiązuje się do zachowania procedur bezpieczeństwa określonych w umowie.

W praktyce kontrakty zawierają postanowienie stwierdzające, że przedsiębiorca będzie płacić agentowi rozliczeniowemu opłatę przeznaczoną na pokrycie opłat pobieranych przez systemy i banki będące wystawcami kart (a także kosztów ponoszonych przez agenta rozliczeniowego). Jednocześnie przedsiębiorca zobowiązuje się nie obciążać płacących kartami taką opłatą ani też innymi dodatkowymi kosztami lub prowizjami wynikającymi z faktu płacenia kartą.

Potwierdzanie transakcji

W umowie nie można pominąć kwestii związanych z potwierdzaniem przyjęcia zapłaty kartą płatniczą. Stosowane w praktyce sformułowanie przewiduje, że takim potwierdzeniem jest wydrukowany przez terminal lub kasę fiskalną rachunek obciążeniowy. Z kontraktu powinno też wynikać, że transakcje realizowane w terminalach POS lub w kasach fiskalnych przesyłane są automatycznie w formie zbioru w terminie określonym indywidualnie dla każdego terminalu lub kasy fiskalnej, lecz nie później niż np. w ciągu siedmiu dni od daty transakcji. Jednocześnie do umowy należy wpisać postanowienie, że w ciągu np. trzech dni roboczych od daty przyjęcia transmisji przez centrum rozliczeniowe agenta zobowiązuje się on przekazać do banku polecenie dokonania przelewu na konto przedsiębiorcy kwoty transakcji pomniejszonej o opłatę przeznaczoną na pokrycie tej, którą pobierają banki będące wystawcami kart oraz kosztów ponoszonych przez agenta.

W kontrakcie nie powinno zabraknąć stwierdzenia, że przedsiębiorca będzie zgłaszać do agenta wszelkie przypadki nieprawidłowości w związku z procesem rozliczeniowym w celu umożliwienia mu właściwego nadzoru nad tym procesem. W praktyce wprowadzane jest też zastrzeżenie, zgodnie z którym przekazanie uprawnień przysługujących przedsiębiorcy z tytułu umowy stronom trzecim może nastąpić wyłącznie za uprzednią wiedzą i pisemną zgodą agenta rozliczeniowego.

Ponadto przedsiębiorca zobowiązuje się do informowania agenta rozliczeniowego o wszystkich zmianach adresowych (siedziba, miejsce prowadzenia działalności) oraz prawnych (zmiana formy prawnej, zaprzestanie działalności, zmiana numeru konta bankowego, nazwy lub profilu działalności) dotyczących prowadzonej działalności. Informacja ta wymaga zachowania formy pisemnej i powinna być dostarczona do siedziby agenta lub przesłana listem poleconym, np. w ciągu 14 dni od daty zaistnienia zmiany.

W formie pisemnej

W umowie niezbędne jest generalne sformułowanie, że wszelkie jej zmiany i uzupełnienia dokonywane będą, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej. Zazwyczaj strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy warunków współpracy określonych w kontrakcie. Natomiast akceptant musi przyjąć na siebie zobowiązanie dotyczące zapewnienia szczególnej ochrony danych posiadaczy (użytkowników) kart przed dostępem osób trzecich. Powinien też zadeklarować w umowie, że wykorzysta te dane tylko do celów rozliczenia transakcji zgodnie z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926).

Dopuszczalne jest ustalenie, że umowa wchodzi w życie z dniem uruchomienia pierwszego urządzenia akceptującego transakcje, czyli np. 1 lipca 2013 r., a wygasa np. 1 lipca 2016 r. Jednocześnie kontrakt powinien przewidywać szczegółowe postanowienia dotyczące wcześniejszego jego rozwiązania przy zachowaniu np. miesięcznego terminu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego.

WZÓR

1. Sprzedawca zobowiązuje się w ramach prowadzonej działalności i zgodnie z zasadami określonymi w Załączniku nr 1 i Załączniku nr 3, przyjmować zapłatę kartami płatniczymi następujących systemów: ...........

2. Agent rozliczeniowy w ramach prowadzonej działalności zobowiązuje się zapewnić Sprzedawcy wszelkie niezbędne usługi związane z realizacją transakcji opłacanych kartami płatniczymi na warunkach określonych w niniejszej umowie.

Do przyjmowania zapłaty kartami płatniczymi na podstawie niniejszej Umowy upoważnione są następującej punkty Sprzedawcy: ..........................

1. Agent rozliczeniowy wyposaża Sprzedawcę w materiały i urządzenia niezbędne do przyjmowania zapłaty kartami płatniczymi, tj. w:

a) emblematy informacyjne systemów wymienionych w par. 1,

b) instrukcję obsługi transakcji opłacanych kartami płatniczymi,

c) instrukcję weryfikacji autentyczności podpisu posiadacza/użytkownika karty płatniczej,

d) terminal POS,

e) instrukcję obsługi terminali POS,

f) instrukcję określającą podstawowe zasady postępowania przy podejmowaniu zapłaty kartami płatniczymi w terminalach POS.

2. Warunki przekazania terminali POS oraz zasady odpłatności z tytułu ich używania określa Załącznik nr 3.

3. Terminale POS stanowią własność agenta rozliczeniowego i w przypadku ich utraty, uszkodzenia, zniszczenia lub zwrócenia sprzedawca pokryje koszty poniesione z tego tytułu przez agenta rozliczeniowego.

1. W miejscach widocznych dla klientów Sprzedawca oznaczy wszystkie swoje punkty przyjmujące emblematami systemów wymienionych w par. 1 ust. 1 Umowy.

2. Sprzedawca zobowiązuje się, że nie będzie wykorzystywał znaków i emblematów systemów kart płatniczych do innych celów niż oznakowanie punktów, gdzie prowadzi sprzedaż, bez uprzedniej zgody agenta rozliczeniowego.

1. Agent Rozliczeniowy zobowiązuje się do przeszkolenia pracowników punktów honorujących karty płatnicze.

2. Sprzedawca zobowiązuje się, że obsługę posiadaczy/użytkowników płacących kartami płatniczymi prowadzić będą wyłącznie pracownicy przeszkoleni w tym zakresie. Agent rozliczeniowy nie ponosi odpowiedzialności za transakcje przeprowadzone przez osoby nie przeszkolone.

Sprzedawca zobowiązany jest do zachowania procedur bezpieczeństwa określonych w Umowie, w tym także do niedopuszczanie do nieprawidłowego użycia karty lub skopiowania elektronicznego instrumentu płatniczego.

1. Sprzedawca płacić będzie Agentowi Rozliczeniowemu opłatę określoną z Załączniku nr 2, przeznaczoną na pokrycie opłat pobieranych przez systemy i banki będące wystawcami kart oraz kosztów ponoszonych przez Agenta Rozliczeniowego.

2. Sprzedawca zobowiązuje się nie obciążać posiadaczy/użytkowników płacących kartami tą opłatą ani też innymi dodatkowymi kosztami lub prowizjami wynikającymi z faktu płacenia kartą.

1. Potwierdzeniem przyjęcia zapłaty kartą płatniczą jest wydrukowany przez terminal lub kasę fiskalną rachunek obciążeniowy.

2. Transakcje realizowane w terminalach POS (lub w kasach fiskalnych) przesyłane są automatycznie w formie zbioru w terminie określonym indywidualnie dla każdego terminalu lub kasy fiskalnej, lecz nie później niż w ciągu 7 dni od daty transakcji. Konsekwencje niezachowania trybu postępowania określonego w Załączniku nr 4 obciążają sprzedawcę.

3. W ciągu 3 dni roboczych od daty przyjęcia transmisji przez Centrum Rozliczeniowe agenta rozliczeniowego zobowiązuje się on przekazać do banku polecenie dokonania przelewu na konto Sprzedawcy kwoty transakcji pomniejszonej o opłatę określoną w Załączniku nr 2.

4. Wartość zapłaty przekazana sprzedawcy pomniejszona będzie o wysokość opłaty określonej w Załączniku nr 2.

Przekazanie uprawnień przysługujących Sprzedawcy z tytułu niniejszej Umowy stronom trzecim może nastąpić wyłącznie za uprzednią wiedzą i pisemną zgodą agenta rozliczeniowego.

Sprzedawca zobowiązuje się do informowania agenta rozliczeniowego o wszystkich zmianach adresowych (siedziba, miejsce prowadzenia działalności) oraz prawnych (zmiana formy prawnej, zaprzestanie działalności, zmiana numeru konta bankowego, nazwy lub profilu działalności) dotyczących prowadzonej działalności. Informacja ta wymaga zachowania formy pisemnej.

Wszelkie zmiany i uzupełnienia do Umowy dokonywane będą przez strony, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej.

1. Strony zobowiązują się do zachowania w tajemnicy warunków współpracy określonych niniejszą Umową.

2. Sprzedawca zobowiązany jest do zapewnienia szczególnej ochrony danych posiadacza/użytkownika karty przed dostępem osób trzecich.

3. Sprzedawca zobowiązuje się wykorzystywać dane posiadaczy/użytkowników kart płatniczych tylko do celów rozliczenia transakcji zgodnie z przepisami ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.).

Umowa wchodzi w życie z dniem uruchomienia pierwszego urządzenia akceptującego transakcje, tj. 1 lipca 2013 r., a wygasa z dniem 1 lipca 2016 r.

1. Każda ze stron Umowy ma prawo do wcześniejszego jej rozwiązania przy zachowaniu miesięcznego terminu wypowiedzenia, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego. Wypowiedzenie, pod rygorem nieważności, wymaga zachowania formy pisemnej i powinno być dostarczone do siedziby sprzedawcy/agenta rozliczeniowego lub przesłane przesyłką poleconą. O terminie wypowiedzenia decyduje data doręczenia pisma, zawierającego wypowiedzenie.

2. Sprzedawca ma prawo do rozwiązania Umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia w razie naruszenia przez agenta rozliczeniowego warunków niniejszej Umowy.

3. Agent rozliczeniowy ma prawo do rozwiązania Umowy bez zachowania terminu wypowiedzenia w następujących przypadkach:

a) dopuszczenie się przez sprzedawcę naruszenia warunków Umowy,

b) powtarzającego się zjawiska przyjmowania zapłaty kartami skradzionymi, zgubionymi lub sfałszowanymi.

W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową stosuje się odpowiednie przepisy kodeksu cywilnego.

Wszelkie spory, których stronom nie uda się załatwić polubownie, będą rozstrzygane przez sąd z siedzibą w Warszawie.

Załączniki do Umowy stanowią jej integralną część.

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

......................................... .........................................

(w imieniu (w imieniu

sprzedawcy) agenta rozliczeniowego)

Krzysztof Tomaszewski

krzysztof.tomaszewski@infor.pl