Przy zmianie adresu firma musi dopełnić formalności w KRS, urzędzie skarbowym i ZUS

Z końcem marca 2009 r. ustawodawca wprowadził przepisy dotyczące tzw. jednego okienka, które wymuszają na przedsiębiorcach dokonujących rejestracji spółki składanie dokumentacji rejestrowej do Krajowego Rejestru Sądowego wraz z wnioskami do urzędu statystycznego, urzędu skarbowego oraz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Procedura ta dotyczy także aktualizacji danych spółki, które zgodnie z ustawowymi wymogami muszą być zarejestrowane w KRS.

Jeżeli przedsiębiorca dokona zmiany adresu siedziby spółki, jest zobowiązany w ciągu siedmiu dni od zaistnienia takiego zdarzenia złożyć wniosek o wpis zmiany do KRS. Wraz z wnioskiem powinien też złożyć w sądzie dokumenty dotyczące aktualizacji danych adresowych wymaganych:

● prawem podatkowym (art. 4, 5, 9 ustawy z 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, art. 3, 96, 97 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług), czyli formularz NIP-2, i tu uwaga - gdy zmiana adresu siedziby powoduje zmianę właściwości organu podatkowego (tak będzie np. przy zmianie miejscowości, a w dużych miastach przy zmianie dzielnicy, w której prowadzona będzie działalność gospodarcza) - także VAT-R (aktualizacja danych podatnika VAT). Jeżeli jednak zmiana nie spowodowała zmiany właściwości organu podatkowego (inny adres, ale ta sama dzielnica, a więc ten sam urząd skarbowy), to w myśl nowelizacji ustawy o VAT z 19 lutego 2010 r., podatnik jest zobowiązany do złożenia tylko formularza NIP-2;

● statystyką publiczną - formularz RG-1 (art. 42 ustawy z 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej);

● systemem ubezpieczeń społecznych formularz ZUS ZAA (art. 44 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych).

Należy pamiętać, że nieprzesłanie ww. dokumentacji do sądu lub przesłanie błędnych danych wiąże się z odrzuceniem wniosku o zmianę danych spółki, a co za tym idzie niezarejestrowanie zmiany adresu w KRS, urzędzie skarbowym, REGON, ZUS. sf

Ustawa z 19 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 57, poz. 357).

kierownik działu usług księgowych FPA Group