Jak spółka zarejestruje się na Intrastat

konsultant w TPA Horwath

Od 1 lutego 2011 r. organem właściwym dla celów składania informacji Intrastat, zarówno w przypadku podatników krajowych, jak i podmiotów zagranicznych, jest Izba Celna w Szczecinie. Również od tej daty firmy zobowiązane są do przesyłania zgłoszeń Intrastat i korekt do nich w formie elektronicznej.

Proces rejestracji spółki, a także jej przedstawicieli upoważnionych do składania deklaracji Intrastat w jej imieniu, w tzw. podsystemie danych referencyjnych (PDR), został szczegółowo opisany w instrukcji rejestracji zamieszczonej na stronie Izby Celnej w Szczecinie. Każda spółka zobowiązana do dokonywania zgłoszeń Intrastat (tj. spółki, których obroty z krajami Unii Europejskiej, zarówno w przywozie, jak i wywozie towarów, przekraczają co najmniej limit dla progu podstawowego wynoszący 1 mln zł) musi zostać zarejestrowana w tym podsystemie. Aby tego dokonać, należy wypełnić wiele wniosków i przesłać je na adres izby. Do wniosków należy dołączyć oryginał dokumentu rejestracyjnego spółki (lub jego urzędowo uwierzytelnioną kopię), a w przypadku spółki zagranicznej również tłumaczenie przysięgłe tego dokumentu. Ze względu na fakt, że dostarczenie tylko częściowego tłumaczenia (kluczowych fragmentów dokumentu potwierdzających dane podmiotu) nie jest akceptowane przez organ, spółki zagraniczne narażone są na znaczne koszty związane z uwierzytelnieniem dokumentu rejestrowego przez notariusza oraz przygotowaniem jego przekładu przez tłumacza przysięgłego. Do zestawu dokumentów należy dołączyć również upoważnienia dla reprezentantów wraz z potwierdzeniem uiszczenia opłaty skarbowej od udzielonego pełnomocnictwa.

Niezależnie od rejestracji samej spółki w PDR, należy dokonać również zgłoszenia osoby fizycznej (na odpowiednich formularzach), która będzie upoważniona do przesyłania zgłoszeń Intrastat w imieniu spółki. Reprezentantem podmiotu zobowiązanego do składania zgłoszeń Intrastat może być m.in. pracownik spółki, agent celny, adwokat, radca prawny, a także doradca podatkowy. Wymienieni reprezentanci działają na podstawie udzielonego im pełnomocnictwa, które dołączane jest do dokumentów rejestracyjnych składanych przez spółkę. Co istotne, rejestracja osoby fizycznej reprezentującej dany podmiot powinna nastąpić przed lub łącznie ze zgłoszeniem samej spółki - osobę tę wskazuje się na właściwym zgłoszeniu rejestracyjnym składanym przez spółkę.

Nawet jeżeli dokumenty rejestracyjne zostały przesłane odpowiednio wcześniej może się zdarzyć, że do tej pory nie zostały rozpatrzone. W takiej sytuacji, w uzasadnionych przypadkach oraz po poinformowaniu organu celnego, informacje Intrastat i korekty do nich mogą być przesyłane w formie pisemnej. Konsekwentnie wszystkie spółki zobowiązane do składania zgłoszeń Intrastat, które nie zdążyły z elektroniczną rejestracją oraz nie uzyskały odpowiednich kluczy dostępu przed 1 lutego 2011 r., powinny do przesyłanych pocztą deklaracji dołączyć pismo informujące naczelnika izby celnej o przyczynie przedłożenia deklaracji w formie papierowej. Jednocześnie należy pamiętać, że ostateczny termin rejestracji w PDR mija z końcem czerwca 2011 r.

Oprac. EM

Rozporządzenie ministra finansów z 3 listopada 2010 r. w sprawie zgłoszeń Intrastat (Dz.U. nr 216, poz. 1422).