Akta w urzędach będą miały specjalną metrykę

Obowiązkową część akt sprawy administracyjnej i podatkowej będzie stanowiła metryka sprawy. Wskaże ona wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu. Określi też podejmowane przez te osoby czynności wraz z odpowiednim odesłaniem do dokumentów. Metryka będzie na bieżąco aktualizowana. Rozwiązania te zaczną obowiązywać już od 9 marca.

Prawo strony

Obecnie ustalenie wszystkich osób uczestniczących w procesie podejmowania decyzji jest utrudnione. Samą decyzję, która trafia do obywatela czy przedsiębiorcy, podpisuje bowiem osoba pełniąca funkcję organu administracji np. wójt czy starosta, bądź upoważnieni przez nich pracownicy. Tymczasem osoby rzeczywiście pracujące nad danym rozstrzygnięciem nie są co do zasady ujawniane.

Dzięki nowym przepisom to się zmieni. W konsekwencji nawet po upływie dłuższego czasu możliwe będzie precyzyjne ustalenie, jacy urzędnicy - poza osobą podpisaną pod rozstrzygnięciem - uczestniczyli w przygotowaniu decyzji zezwalającej na budowę domu czy umarzającej lokalne zobowiązania podatkowe. Bez problemu dojdziemy też, kto przygotowywał projekt decyzji oraz udzielał wskazówek co do sposobu załatwienia danej sprawy. Wiadomo będzie także, kto opiniował lub zatwierdzał interesujące nas rozstrzygnięcie administracyjne. W konsekwencji możliwe będzie ustalenie, w jaki sposób poszczególni urzędnicy wpływali na treść decyzji.

Z uwagi na to, że metryka będzie stanowiła obowiązkową część akt sprawy, będzie też jawna dla strony. Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego dostęp do akt sprawy ma tylko strona postępowania. Może sporządzać z nich notatki, kopie lub odpisy. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Wszystkie te czynności odbywają się jednak w lokalu organu prowadzącego postępowanie i w obecności jego pracownika. Akta postępowania można także udostępnić pełnomocnikowi wyznaczonemu przez uprawnionego.

Jak złożyć podanie

Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje, że podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone do organu pisemnie, telegraficznie, za pomocą telefaksu lub ustnie do protokołu. Mogą być też wnoszone za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej utworzoną na podstawie ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. nr 64, poz. 565 z późn.zm.).

Całość regulacji uzupełnia elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP), która nie tylko umożliwia przesyłanie podań do urzędów według ustandaryzowanych wzorów, ale również pozwala na otrzymanie elektronicznych rozstrzygnięć. Co ważne do złożenia e-podania i otrzymania w jego wyniku zwrotnego rozstrzygnięcia wcale nie trzeba posiadać bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą certyfikatu kwalifikowanego. Wystarczy założenie na platformie tzw. profilu zaufanego, czyli bezpłatnego narzędzia pozwalającego zidentyfikować tożsamość osoby w kontaktach z administracją (patrz ramka). Następnie należy wybrać interesującą nas sprawę i właściwy urząd (niestety nie wszystkie sprawy administracyjne można załatwić w taki sposób, nie wszystkie urzędy jeszcze udostępniają swoje usługi na ePUAP - red.) i złożyć podania. Dzięki ePUAP można przykładowo dopisać się do spisu wyborców, czy zgłosić zmiany w danych objętych ewidencją gruntów i budynków. Po wydaniu rozstrzygnięcia możliwe jest również odebranie elektronicznego dokumentu.

Pisemnie lub elektronicznie

Od tego, w jakiej formie prowadzone będą akta sprawy: pisemnej lub elektronicznej - w takiej formie będzie też prowadzona metryka. Wzór i sposób prowadzenia metryki w drodze rozporządzenia określi minister do spraw administracji publicznej. Szef resortu spraw wewnętrznych będzie mógł też wskazać rodzaje spraw, do których nie trzeba będzie prowadzić metryki. To rozwiązanie ma być stosowane tylko w przypadku prowadzenia prostych, powtarzalnych spraw.

Jak skorzystać z profilu zaufanego

● uruchamiamy platformę ePUAP na stronie www.epuap.gov.pl,

● zakładamy konto użytkownika i wypełniamy dane osobowe,

● udajemy się do urzędu w celu weryfikacji danych - urzędnik porówna dane użytkownika z dowodem tożsamości,

● logujemy się do swojego konta w celu załatwienia sprawy w urzędzie.

Ważne

Do złożenia e-podania i otrzymania w jego wyniku zwrotnego rozstrzygnięcia nie trzeba mieć bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego za pomocą certyfikatu kwalifikowanego

Łukasz Sobiech

lukasz.sobiech@infor.pl

Podstawa prawna

Ustawa z 15 lipca 2011 r. o zmianie ustawy - Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy - Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 186, poz. 1100).

Ustawa z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).