Jak udokumentować brak możliwości doręczenia pisma

W obowiązującym stanie prawnym organ administracji publicznej lub samorządowej będący stroną postępowania jest zobowiązany dostarczyć pismo (stanowiące np. decyzję administracyjną, postanowienie) w sposób określony w przepisach kodeksu postępowania administracyjnego (art. 42-46) lub ordynacji podatkowej (art. 149-152 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - ordynacja podatkowa, t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.).

W przypadku gdy przepisy dotyczące doręczenia pisma nie zostaną dotrzymane, może dojść do uznania, że pismo organu nie zostało skutecznie doręczone, a zatem nie mogło wywołać żadnych skutków prawnych, czego konsekwencją może być np. nierozpoczęcie biegu terminu wniesienia odwołania.

Udokumentowanie próby doręczenia

W celu wykazania, że nadawca podjął wszystkie wymagane przepisami kroki dla doręczenia pisma, zawiadomienie powinno zawierać przede wszystkim następujące adnotacje:

● komu pismo doręczono i kiedy (data dzienna),

● pisma nie doręczono z powodu (...) i pozostawiono je w urzędzie pocztowym nr (...),

● pisma nie doręczono, ponieważ adresat lub jego domownik odmówili przyjęcia pisma, przy czym w takim przypadku zostali poinformowani o pozostawieniu pisma w urzędzie pocztowym,

● pisma nie doręczono ponieważ (...).

Oczywiście w przypadku niedoręczenia pisma konieczne są również adnotacja o dacie dziennej i miejscu zdarzenia oraz podpis osoby sporządzającej potwierdzenie.

Brak wyżej wymienionych informacji na zawiadomieniu skutkuje uznaniem, że odbiorca nie został prawidłowo poinformowany o próbie doręczenia pisma. W konsekwencji należy liczyć się z możliwością skutecznego negowania terminu doręczenia pisma i daty rozpoczęcia biegu terminu na wniesienie należnych środków odwoławczych.

Warto pamiętać, że to na nadawcy ciąży obowiązek udowodnienia, iż podjął zgodną z przepisami próbę doręczenia pisma.

Doręczenie zastępcze

Zgodnie z art. 150 ordynacji podatkowej w razie niemożności doręczenia adresatowi pisma w miejscu zamieszkania lub miejscu pracy, w siedzibie organu podatkowego albo w innym miejscu, gdzie się zastanie adresata, albo pełnoletniemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu:

● operator pocztowy w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego,

● pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta) - w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.

Adresata zawiadamia się dwukrotnie o pozostawieniu pisma w określonym powyżej miejscu. Zawiadomienie powtórne następuje w przypadku niepodjęcia pisma w terminie 7 dni.

Zawiadomienie o pozostawieniu pisma w danym miejscu umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub - gdy nie jest to możliwe - na drzwiach mieszkania adresata, jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe, bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata. W tym przypadku doręczenie uważa się za dokonane z upływem okresu 14 dni.

Dla skuteczności doręczenia zastępczego muszą zostać spełnione wszystkie z wyżej wskazanych wymogów.

Zgodnie z uzasadnieniem wyroku Sądu Najwyższego z 22 lutego 2001 r. (sygn. akt II RN 70/00) przyjęcie fikcji doręczenia pisma może mieć doniosłe skutki dla strony postępowania administracyjnego i dlatego nie może budzić wątpliwości, że doręczyciel dochował wymogów określonych w przepisach, w tym przede wszystkim wymogu dotyczącego sposobu zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na określony czas w placówce pocztowej.

Uchybienie któremukolwiek elementowi procedury doręczenia zastępczego powoduje, że strona nie będzie mogła skutecznie powołać się na domniemanie doręczenia.

Przyjęcie fikcji doręczenia pisma może mieć doniosłe skutki dla strony postępowania administracyjnego i dlatego nie może budzić wątpliwości, że doręczyciel dochował wymogów określonych w przepisach, w tym przede wszystkim wymogu dotyczącego sposobu zawiadomienia adresata o złożeniu przesyłki na określony czas w placówce pocztowej

Katarzyna Pazdyka