Jak postępować w trakcie kontroli przeprowadzanych w firmie

Kontrola prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę odbywa się na zasadach ogólnych określonych w ustawie z 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej. Uwzględnia się przy tym zasady i tryb kontroli, jakie wynikają z bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego (np. dotyczące działań kontrolnych Komisji Wspólnoty Europejskiej co do ochrony konkurencji) oraz z ratyfikowanych umów międzynarodowych. Przepisy ustaw szczególnych stosowane są tylko w tym zakresie, który nie został uregulowany w tych przepisach. Natomiast zakres przedmiotowy kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy określają odrębne ustawy. Wskazują one również organy upoważnione do prowadzenia kontroli u przedsiębiorcy.

Zamiar wszczęcia kontroli

Przedsiębiorca musi wcześniej wiedzieć o zamiarze wszczęcia u niego kontroli. Nie wskazuje się jednak konkretnego terminu, w którym inspektorzy przystąpią do wykonywania czynności. Organ najpierw doręcza mu zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli, a dopiero potem, nie wcześniej niż po upływie siedmiu dni, a nie później niż przed upływem 30 dni, przystępuje do wykonywania kontroli. Gdyby jednak kontrola nie została wszczęta w ciągu 30 dni od doręczenia zawiadomienia o jej wszczęciu, to wówczas przedsiębiorca musi otrzymać ponowne zawiadomienie. Przedsiębiorca ma prawo wystąpić z wnioskiem, aby kontrola została wszczęta przed upływem siedmiu dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Zawiadomienie o kontroli może być doręczone w dowolny sposób, pod warunkiem że będzie skuteczny. Nie musi więc odbyć się za pośrednictwem poczty, lecz nawet przez pracownika organów kontroli, Policji, ABW, CBA, straży miejskiej itd. Organ kontroli powinien jednak dysponować dowodem doręczenia zawiadomienia (np. zwrotnym poświadczeniem pocztowym).

W zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli oznaczony jest organ, który będzie ją wykonywał, data i miejsce wystawienia zawiadomienia oraz przedsiębiorca, u którego będzie prowadzona inspekcja. Oprócz tego wskazany jest też zakres przedmiotowy kontroli, a dokument opatrzony jest podpisem osoby upoważnionej do zawiadomienia. Zakres kontroli powinien być identyczny jak w upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli i nie może być inny w toku wykonywania jej.

Kontrola bez zawiadomienia

Istnieje jednak możliwość przeprowadzenia kontroli bez wcześniejszego zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze jej wszczęcia. Bez zawiadomienia odbywa się ona w przypadkach, gdy:

●  będzie prowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów powszechnie obowiązującego prawa wspólnotowego albo na podstawie ratyfikowanej umowy międzynarodowej

●  wykonanie jej jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałaniu popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia

●  prowadzona jest kontrola jakości paliw albo w toku postępowania toczącego się na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów

●  jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia albo środowiska naturalnego

●  przedsiębiorca nie ma adresu zamieszkania, adresu siedziby albo doręczenie pism na podany adres okazało się bezskuteczne lub utrudnione.

O zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej nie zawiadamia się przedsiębiorcy między innymi w następujących przypadkach:

●  gdyby miała dotyczyć zasadności zwrotu różnicy podatku VAT lub zwrotu podatku naliczonego VAT

●  zostanie wszczęta na żądanie organu prowadzącego postępowanie przygotowawcze o przestępstwo albo przestępstwo skarbowe

●  dotyczy opodatkowania przychodów, które nie znajdują pokrycia w ujawnionych źródłach lub pochodzą ze źródeł nieujawnionych

●  działalność gospodarcza nie została zgłoszona do opodatkowania

●  kontrola zostanie podjęta w oparciu o informacje uzyskane na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz o przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu

●  ma charakter darowizny i dotyczy ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej lub sporządzania spisu z natury.

Nie zawiadamia się również o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej wówczas, gdy organ nie informuje, że kontrolowany przedsiębiorca został prawomocnie skazany za popełnienie przestępstwa skarbowego przeciw obrotowi gospodarczemu, albo z ustawy o rachunkowości, bądź wykroczenia polegającego na utrudnianiu kontroli lub jest zobowiązany w postępowaniu egzekucyjnym w administracji czy też nie ma miejsca zamieszkania, adresu siedziby, bądź doręczenie pism na podane przez niego adresy okazało się bezskuteczne albo utrudnione.

Legitymacja i upoważnienie

Procedura wszczęcia czynności kontrolnych przewiduje, że pracownik organów kontroli okazuje przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej legitymację służbową, która daje mu prawo do wykonywania tych czynności oraz doręcza upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Tylko w wyjątkowych wypadkach kontrola może zostać przeprowadzona wyłącznie po okazaniu przedsiębiorcy legitymacji służbowej przez inspektorów. Wtedy wcześniej organ kontroli nie zawiadamia przedsiębiorcy o zamiarze przeprowadzenia inspekcji. Gdy przepisy szczególne przewidują możliwość rozpoczęcia jej po okazaniu legitymacji, wówczas upoważnienie inspektorzy doręczają przedsiębiorcy albo osobie przez niego upoważnionej najpóźniej trzeciego dnia od wszczęcia kontroli. Dopuszczalne są wszelkie formy doręczenia upoważnienia, nie tylko bezpośrednio przez pracownika kontroli, ale np. za pomocą faksu lub poczty elektronicznej.

Tylko po okazaniu legitymacji służbowej, kontrolę przeprowadza się wówczas, gdy jest to niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego, albo zabezpieczenia dowodów jego popełnienia, a także gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia albo środowiska naturalnego.

W upoważnieniu do przeprowadzenia kontroli muszą być zawarte informacje dotyczące: wskazania podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli (czyli przepisu konkretnej ustawy, na podstawie której działalność przedsiębiorcy zostanie skontrolowana przez inspekcję), oznaczenie organu kontroli, daty i miejsca wystawienia upoważnienia, imienia i nazwiska pracownika organu kontroli, który jest uprawniony do wykonania kontroli, a także numer jego legitymacji służbowej.

W upoważnieniu organ wymienia wszystkich pracowników upoważnionych do przeprowadzenia kontroli. Natomiast wówczas, gdy czynności kontrolne będą wykonywane przez osoby, które nie są pracownikami kontroli, to wówczas w upoważnieniu podawane są ich imiona i nazwiska, a także wskazane dokumenty, które umożliwiają stwierdzenie ich tożsamości.

Wskazanie zakresu kontroli

W upoważnieniu organ oznacza przedsiębiorcę objętego kontrolą, datę jej rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia. Zakres kontroli nie może być podany zbyt ogólnikowo, a także przekraczać właściwości rzeczowej i miejscowej organu wykonującego czynności kontrolne w firmie. Ścisłe określenie tego zakresu jest istotne przede wszystkim dlatego, że czynności wykonywane podczas kontroli nie mogą wykraczać poza ten zakres. Natomiast data wszczęcia kontroli nie musi być taka sama, jak wystawienia upoważnienia. Może być późniejsza.

Oprócz tego zamieszcza się w upoważnieniu pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy oraz czytelny podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska albo funkcji.

Jeżeli dokument nie zawiera tych wszystkich danych, to wówczas nie można na jego podstawie przeprowadzić kontroli. Natomiast zakres faktycznie prowadzonej kontroli nie może wykraczać poza ten wskazany w upoważnieniu.

Przedsiębiorca może się domagać od kontrolera, który wręcza mu upoważnienie do przeprowadzenia kontroli w firmie, aby wskazał mu nazwisko, stanowisko oraz funkcję osoby, która wystawiła upoważnienie, a także jej adres i numer telefonu, po to, aby mógł sprawdzić, czy upoważnienie nie jest falsyfikatem.

Upoważnienie może być sporządzone na wydrukowanym wcześniej formularzu, ale powinno zawierać wszystkie wymagane informacje.

W razie wszczęcia czynności kontrolnych po okazaniu legitymacji służbowej inspektor przed rozpoczęciem pierwszej czynności kontrolnej powinien poinformować kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach w trakcie kontroli.

Ważne

Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli można sporządzić na gotowym formularzu, ale powinno zawierać wszystkie informacje określone w art. 79a ustawy o swobodzie działalności gospodarczej

Procedury

Procedura przeprowadzenia kontroli jest następująca:

●  Uprawniony podmiot zarządza przeprowadzenie kontroli u konkretnego przedsiębiorcy

●  Zostaje wskazany kontroler do przeprowadzenia kontroli

●  Kontroler przeprowadza kontrolę

●  Kontroler przekazuje wyniki kontroli organowi, który zarządził jej przeprowadzenie

Kto może przeprowadzić kontrolę w firmie

Kontrolę w firmie może wykonać:

●  kontroler, który został powołany wyłącznie do wykonania tych czynności u konkretnego przedsiębiorcy

●  podmiot uprawniony do wykonywania czynności kontrolnych oprócz wykonywania innych zadań

●  aparat wykonawczy podmiotu wyposażonego w funkcje kierownicze

Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz

malgorzata.piasecka@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 77-79b ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm.).