Książka kontroli może być elektroniczna

Do obowiązków przedsiębiorcy należy prowadzenie książki kontroli. Dla spółki cywilnej prowadzona jest tylko jedna książka kontroli, bez względu na to, ilu ma ona wspólników. Książkę przechowuje się wówczas w miejscu wskazanym jako siedziba spółki cywilnej.

Odnośnie do firm, które działają w innej formie niż spółka cywilna obowiązuje zasada, że przedsiębiorca przechowuje książkę kontroli w swojej siedzibie. Przepisy nie określają, przez jaki czas przedsiębiorca powinien ją przechowywać. Prawnicy interpretują ten obowiązek jako bezterminowy.

Książka zawiera wpisy dokonane przez organ kontroli i w ten sposób stanowi udokumentowanie kontroli przeprowadzonych w firmie, ich liczby i czasu trwania.

Wpis do książki obejmuje:

●  oznaczenie organu kontroli oraz upoważnienia do kontroli,

●  zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,

●  daty podjęcia i zakończenia kontroli,

●  zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,

●  uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,

●  uzasadnienie wszczęcia kontroli tylko na legitymację (czyli tylko po okazaniu legitymacji służbowej kontrolera bez doręczenia przedsiębiorcy upoważnienia do przeprowadzenia kontroli,

●  uzasadnienie, dlaczego przedsiębiorca nie został powiadomiony o zamiarze wszczęcia kontroli, a także dlaczego inspektorzy odstąpili od zasady o wykonaniu kontroli w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej oraz od zasady, że nie można jednocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Wpisuje się tam też informacje dotyczące przypadków, w których organy kontroli miały prawo nie stosować ograniczeń czasu kontroli,

●  uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli,

●  uzasadnienie czasu trwania przerwy w kontroli.

Poszczególne wpisy stanowią części składowe książki.

Przepisy nie określają formularza książki kontroli. Może mieć ona formę zbioru dokumentów. Załączenie kserokopii dokumentu uznawane jest także za dokonanie wpisu. Może być prowadzona także w formie elektronicznej.

Gdyby przedsiębiorca zdecydował się prowadzić książkę kontroli w tej formie, to wówczas dokonuje wpisów oraz aktualizacji danych zawartych w książce kontroli. Dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w tej formie powinny znajdować potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

Na żądanie organu kontroli przedsiębiorca ma obowiązek udostępnić książkę. Żądanie nie musi być przedstawione w czasie trwania kontroli, lecz w dowolnym momencie. Może się bowiem okazać, że już po zapoznaniu się z treścią wpisów do książki organ kontroli postanowi na razie kontroli nie przeprowadzać. Nie ma też żadnych ograniczeń co do tego, ile razy organ kontroli ma prawo domagać się udostępnienia mu książki.

Jednak inspektor, któremu została udostępniona, nie może wynieść jej poza siedzibę przedsiębiorcy ani też dokonać jej zajęcia jako formy zabezpieczenia dowodów. Natomiast ma prawo dokonywać w niej wpisów, fotografować i powielać jej treść. Nie wolno mu natomiast dokonywać żadnych zapisów, skreśleń i podkreśleń. Jedynie w razie przedłużenia czasu kontroli jego uzasadnienie kontroler wpisuje do książki przed podjęciem dalszych czynności.

Inspektor powinien korzystać z książki w obecności przedsiębiorcy lub upoważnionej przez niego osoby, a także w czasie i w miejscu wskazanym lub uzgodnionym z przedsiębiorcą.

W razie wszczęcia kontroli przedsiębiorca powinien niezwłocznie okazać książkę kontrolerom, bądź kopie jej fragmentów, albo wydruki z systemu informatycznego, w którym ją prowadzi. Wydruki powinny być poświadczone przez przedsiębiorcę za zgodność z wpisem w książce.

Gdyby przedsiębiorca wcześniej udostępnił już książkę innemu organowi kontroli, to wówczas jest zwolniony z obowiązku okazania jej w tym samym czasie kontrolerowi z innej inspekcji. Wtedy ma obowiązek okazać mu ją w ciągu trzech dni roboczych, licząc od dnia zwrotu.

3 dni robocze to termin, w jakim przedsiębiorca okazuje książkę kontroli inspektorowi, gdy wcześniej zapoznawała się z nią inna inspekcja

Małgorzata Piasecka-Sobkiewicz

Podstawa prawna

Art. 81 i 81a ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm.).