Zaświadczenie tylko na żądanie obywatela

Zaświadczenie wydaje się, jeżeli urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa bądź osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. W drugim z wymienionych przypadków organ administracji publicznej musi wydać zaświadczenie, w przypadku gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Przykładowo, gmina powinna wydać zaświadczenie osobie prowadzącej działalność gospodarczą, o tym że jest wpisana do gminnej ewidencji przedsiębiorców i prowadzi określoną działalność gospodarczą, czy też podatnikowi, który jest płatnikiem podatku od nieruchomości. W przypadku gdy urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego nie wymaga przepis prawa, osoba ubiegająca się o wydanie zaświadczenia urzędowo potwierdzającego te fakty lub stan prawny musi wykazać swój interes prawny, aby takie potwierdzenie otrzymać. Organ administracji publicznej, przed wydaniem zaświadczenia, może przeprowadzić w koniecznym zakresie postępowanie wyjaśniające. Odmowa wydania zaświadczenia następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie. Zaświadczenie w postępowaniu administracyjnym jest dokumentem urzędowym.