Dla uczestników szkoleń będzie więcej pieniędzy z Unii

Od 1 stycznia zaczną obowiązywać nowe Wytyczne ministra rozwoju regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL). Najistotniejsze zmiany będą miały wpływ na przygotowanie projektu szkoleniowego od strony finansowej.

Budżet projektu w PO KL ma charakter zadaniowy. Oznacza to, że wszystkie koszty muszą być przypisane do poszczególnych zadań odzwierciedlających działania podejmowane w projekcie.

W myśl nowych wytycznych niektóre kategorie wydatków ponoszonych na realizację zadań w projekcie będą ograniczone tylko do określonej procentowo wysokości.

Dotychczas w tej kwestii panowała duża dowolność interpretacyjna. Wysokość kwot, które projektodawca mógł przeznaczyć na własne wydatki administracyjne lub na zarządzanie projektem zależała od instytucji lub województwa, gdzie projekt był składany. W konsekwencji dochodziło do zawyżania tych wydatków kosztem działań merytorycznych w projekcie.

Nowe wytyczne wprowadzają zmiany istotne dla konstrukcji budżetu projektu w PO KL. Najważniejszą jest ograniczenie wysokości kosztów zarządzania projektami. Jest to kategoria wydatków, które należą do tzw. kosztów bezpośrednich w projekcie. Wytyczne doprecyzowują ich katalog. Są nimi:

● wynagrodzenia koordynatora/kierownika projektu lub innej osoby, która koordynuje lub zarządza projektem,

● wynagrodzenia innych osób bezpośrednio zaangażowanych w zarządzanie projektem,

● wydatki związane z otworzeniem dla projektu rachunku bankowego,

● działania informacyjno-promocyjne (np. zakup ogłoszeń prasowych).

Zarówno na etapie konstruowania budżetu, jak końcowego rozliczenia projektu, wszystkie wydatki ponoszone na zarządzanie projektem muszą być kontrolowane i nie mogą być wyższe, niż przewiduje to ustalony dla nich limit. Jego wysokość zależy od wartości projektu (p. ramka).

Tylko w jednym przypadku - projektów o budżecie nieprzekraczającym 500 tys. zł - Ministerstwo Rozwoju Regionalnego przewidziało wyłączenie od ogólnej zasady.

Limit kosztów zarządzania takim projektem może być wyjątkowo zwiększony, jeżeli zostanie wykazana jego wysoka efektywność kosztowa.

Wysokość kosztów zarządzania projektem będzie oceniana na etapie wyboru projektu przez instytucję, która przyznaje dofinansowanie (w PO KL może to być np. urząd marszałkowski lub wojewódzki urząd pracy).

Oceniane będzie zwłaszcza, czy koszty zarządzania projektem (w tym wydatków związanych z zatrudnieniem personelu zarządzającego oraz na promocję) są uzasadnione stopniem złożoności projektu oraz okresem jego realizacji.

Przekroczenie limitu procentowego dotyczącego kosztów zarządzania projektem będzie równoznaczne z odrzuceniem projektu na etapie jego oceny.

Instytucja, która przyzna dofinansowanie na podstawie nowych wytycznych, będzie również mogła na etapie realizacji projektu odmówić kwalifikowania wydatków (i tym samym pozbawić beneficjenta części przyznanej dotacji), jeśli nie spełniają one powyższych warunków.

Nowe uregulowania dotyczą także kosztów pośrednich, czyli wydatków administracyjnych beneficjenta. Tak jak dotychczas, będą one mogły być rozliczane na dwa sposoby.

Po pierwsze - ryczałtem, ale będą wówczas obowiązywały nowe, bardziej rygorystyczne limity procentowe. Dla projektów o wartości nieprzekraczającej 500 tys. zł limit wyniesie 9 proc. kosztów bezpośrednich. W przypadku projektów o wartości pomiędzy 500 tys. a 1 mln zł limit nie może przekroczyć 8 proc. kosztów bezpośrednich.

Dla projektów o wartości od 1 do 2 mln zł koszty pośrednie nie mogą być wyższe niż 7 proc. kosztów bezpośrednich, w przedziale od 2 do 5 mln zł - 5 proc., a powyżej 5 mln zł - 4 proc. kosztów bezpośrednich. Nowością w wytycznych jest to, że beneficjenci nie będą musieli już przedstawiać metodologii, zgodnie z którą wyliczyli wartość kosztów pośrednich.

Po drugie, koszty pośrednie, tak jak dotychczas, będzie można rozliczyć na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków (z pełnym ich udokumentowaniem).

Wytyczne doprecyzowują, że kosztami pośrednimi w projekcie są:

● koszty zarządu (czyli wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki, których obowiązki nie są przypisane wyłącznie do projektu, np. kierownika jednostki, która realizuje projekt),

● koszty obsługi kadrowej, finansowej, prawnej projektu,

● koszty obsługi księgowej, w tym koszty zlecenia jej biuru rachunkowemu,

● opłaty za energię elektryczną, cieplną, gaz i wodę,

● koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich,

● koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych, ubezpieczeń majątkowych, ochrony, sprzątania pomieszczeń, w tym zakupu środków czystości.

Realizator projektu dokonuje wyboru jednego z dwóch powyższych sposobów rozliczania kosztów pośrednich przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Koszty pośrednie rozliczone ryczałtem są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma więc obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów. Tym samym nie podlegają one kontroli.

W przypadku rozliczania kosztów pośrednich na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków istnieje obowiązek zbierania i opisywania dokumentów księgowych.

Realizator projektu może wnioskować o zmianę sposobu rozliczania kosztów pośrednich z ryczałtu na rozliczenie na podstawie poniesionych wydatków. Może to nastąpić nie później niż w połowie okresu realizacji projektu.

Nie jest jednak możliwa zmiana w trakcie realizacji projektu sposobu rozliczania kosztów pośrednich dokumentowanych na podstawie wydatków rzeczywiście poniesionych na koszty pośrednie rozliczane ryczałtem.

Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL zostały podpisane 22 listopada przez ministra rozwoju regionalnego. Są opublikowane na stronie internetowej:www.efs.gov.pl. Zaczną obowiązywać 1 stycznia 2011 r.

Według nowych zasad muszą być konstruowane budżety tych projektów, które będą się ubiegać o dofinansowanie po tej dacie. Projekty, które otrzymały dofinansowanie przed 1 stycznia 2011 r. mogą być realizowane na dotychczasowych zasadach.

Łączna wartość kosztów zarządzania projektem, określona we wniosku o dofinansowanie, nie może przekroczyć:

● 30 proc. wartości projektu - dla projektów o budżecie nieprzekraczającym 500 tys. zł,

● 25 proc. wartości projektu - dla projektów o budżecie powyżej 500 tys. zł do 1 mln zł włącznie,

● 20 proc. wartości projektu - dla projektów o budżecie powyżej 1 mln zł do 2 mln zł włącznie,

● 15 proc. wartości projektu - dla projektów o budżecie powyżej 2 mln zł do 5 mln zł,

● 10 proc. wartości projektu - dla projektów o budżecie powyżej 5 mln zł.

Nowe wytyczne ministra rozwoju regionalnego dotyczące kwalifikowania wydatków w ramach PO KL można znaleźć na stronie internetowej: www.efs.gov.pl

Niedopuszczalna jest sytuacja, w której koszty uznane za pośrednie zostaną wykazane również w ramach kosztów bezpośrednich, w szczególności jako koszty zarządzania projektem. Instytucja przyznająca dofinansowanie zarówno na etapie oceny wniosku, jak i realizacji projektu, będzie sprawdzać, czy wydatki te się nie dublują.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wydane na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 6 ustawy z 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju (Dz.U. z 2009 r. nr 84, poz. 712 i nr 157, poz. 1241).