Czy kopię lub odpis dokumentów trzeba przekazać pocztą

Czytelniczka chce w ramach działalność gospodarczej zająć się przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Zajmowałaby się dokumentami o tzw. czasowym okresie przechowywania.

- Czy na żądanie osób, których dokumenty będę przechowywać, muszę przesłać im pocztą kopie albo odpisy? Czy muszę udostępnić im je do wglądu - pyta pani Daniela z Kołobrzegu.

Tak. Przedsiębiorca, który w ramach prowadzonej działalności gospodarczej przechowuje dokumentację osobową i płacową pracodawców o czasowym okresie przechowywania, od 6 kwietnia 2010 r. musi przekazywać kopie i odpisy z niej pocztą lub w inny sposób na żądanie osób, których one dotyczą. Przesyła je na wskazany przez te osoby adres, natomiast kwotę należności za usługę powiększa o poniesione z tego tytułu koszty. Na żądanie osoby, której dokumentacja dotyczy, musi zapewnić jej także wgląd do niej w miejscu znajdującym się w kraju.

Takie nowe obowiązki na przedsiębiorców nałożyły przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które zostały znowelizowane ustawą z 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Zmienią się też zasady dotyczące prowadzenia tej działalności. Wykonywać ją może tylko przedsiębiorca będący osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, który uzyskał wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych, prowadzonego przez marszałka województwa właściwego ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.

Aby świadczyć usługi, przedsiębiorca powinien mieć bazę organizacyjno-techniczną zapewniającą warunki przechowywania dokumentacji, a także jej udostępniania. Chodzi tutaj przede wszystkim o należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

Małgorzata Piasecka-Sobakiewicz

Art. 25 ustawy z 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. nr 47, poz. 278).