Księgi rejestrujące zdarzenia związane z urządzaniem gier trzeba uzupełniać codziennie

Przedsiębiorcy z branży hazardowej muszą wywiązywać się z określonych obowiązków dokumentacyjnych. W zależności od rodzaju prowadzonej działalności ustawa o grach hazardowych nakłada na nich obowiązek prowadzenia ksiąg, rejestrów i ewidencji. Warunki prowadzenia dokumentacji oraz ich wzory określone zostały w rozporządzeniu ministra finansów z 4 stycznia 2010 r.

Celem prowadzenia dokumentacji jest zapewnienie identyfikacji czynności lub zdarzeń związanych z urządzaniem i prowadzeniem gier hazardowych, przy zachowaniu ciągłości zapisów i bezbłędności stosowanych procedur obliczeniowych. Wpisów do dokumentacji należy dokonywać w sposób trwały i czytelny. Dokumentacja jest rejestrowana i zabezpieczona urzędowo pieczęciami przez właściwego naczelnika urzędu celnego, a poszczególne jej karty kolejno ponumerowane.

Księga w kasynie gry powinna zawierać m.in. bilans żetonów do gier na stołach z podziałem na niedobór i nadwyżkę, bilans żetonów do gier na automatach z podziałem na niedobór i nadwyżkę oraz wynik dzienny kasyna z podziałem na wygraną i przegraną. Wpisów do księgi dokonuje się codziennie, bezpośrednio po obliczeniu końcowego rezultatu gier w kasynie.

Księga obrotu kartonami do gry w salonie gry bingo pieniężne powinna zawierać natomiast dla każdej wartości nominalnej kartonów, przychody i rozchody kartonów do gry z uwzględnieniem ich numerów i serii oraz aktualną liczbę kartonów do gry. Wpisów dokonuje się codziennie, bezpośrednio po zakończeniu pracy salonu gry bingo pieniężne.

Z kolei w księdze eksploatacji automatu do gier, prowadzonej odrębnie dla każdego automatu, należy zamieszczać informacje m.in. o: rozpoczęciu eksploatacji automatu, zmianie lokalizacji, awarii automatu, zerowaniu liczników oraz uszkodzeniu i nałożeniu wymaganych plomb zabezpieczających. Wpisów do księgi dokonuje się bezpośrednio po wystąpieniu zdarzenia podlegającego wpisowi.

Podmioty urządzające gry hazardowe są obowiązane również prowadzić ewidencje dla podatku od gier, w których należy dokonywać wpisów za okresy miesięczne, bezpośrednio po zakończeniu okresu rozliczeniowego, którego wpis dotyczy. Podmioty urządzające gry w kasynach gry są obowiązane prowadzić rejestr napiwków.

Podmioty urządzające loterie fantowe lub gry bingo fantowe w dokumentacji umożliwiającej rozliczenie wyniku finansowego określają co najmniej kwoty przychodów ze sprzedaży losów, kartonów do gry lub innych dowodów udziału w grze z podziałem na okresy miesięczne, wartość otrzymanych lub zakupionych nagród oraz wartość wydanych nagród.

Rozporządzenie weszło w życie 19 stycznia 2010 r. Podmioty prowadzące działalność w zakresie gier hazardowych są obowiązane do uzupełnienia wpisów do ksiąg, za okres od 1 stycznia 2010 r. do dnia wejścia w życie rozporządzenia, na podstawie posiadanych dokumentów.

Muszą ponadto dostosować prowadzoną w dniu wejścia w życie rozporządzenia dokumentację, która nie jest zarejestrowana i zabezpieczona urzędowo pieczęciami przez właściwego naczelnika urzędu celnego, w terminie 14 dni od dnia wejścia w życie rozporządzenia.

Rozporządzenie ministra finansów z 4 stycznia 2010 r. w sprawie dokumentacji prowadzonej przez podmioty prowadzące działalność w zakresie gier hazardowych (Dz.U. nr 8, poz. 57).