Akta są przechowywane do 30 lat

Dla każdej sprawy z zakresu działalności administracji publicznej - w tym z zakresu działalności organów podatkowych wydających m.in. decyzje wymiarowe określające wysokość zobowiązania podatkowego, postanowienia organów podatkowych czy interpretacje przepisów prawa podatkowego - tworzy się akta.

Przepis o zasadach postępowania z aktami spraw został dodany do ustawy o postępowaniu przed sądami administracyjnymi nowelizacją z 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy - Prawo o ustroju sądów administracyjnych oraz ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2010 r. nr 36, poz. 196). Jednak dopiero w zeszłym miesiącu wydane zostały przepisy wykonawcze do tej regulacji.

Rozporządzenie określa sposób tworzenia akt spraw sądowo-administracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym; warunki i tryb przechowywania akt spraw; warunki i tryb przekazywania akt spraw do archiwów państwowych; warunki i tryb niszczenia akt spraw po upływie okresu ich przechowywania.

Nowe przepisy określają, że akta spraw tworzy się w postaci papierowej albo elektronicznej. Ponadto rozporządzenie określa zasady klasyfikowania akt spraw do kategorii archiwalnej (kategoria A) i niestanowiących takiej kategorii (kategoria B).

Akta wszystkich zakończonych prawomocnie spraw sądowo-administracyjnych przechowuje się we właściwym sądzie administracyjnym przez okres niezbędny ze względu na rodzaj i charakter sprawy oraz znaczenie materiałów zawartych w aktach jako źródła informacji. Akta spraw kategorii A oraz księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczone do tej kategorii przechowuje się w sądzie administracyjnym przez okres 30 lat.

Akta spraw kategorii B przechowuje się przez 10 lat - gdy postępowanie zakończyło się wydaniem wyroku; przez 5 lat - gdy postępowanie zakończyło się w inny sposób, księgi i urządzenia ewidencyjne zaliczone do kategorii B przechowuje się przez 10 lat.

W rozporządzeniu określony jest tryb niszczenia tych akt po upływie okresu ich przechowywania.

Nowe przepisy zaczną obowiązywać 14 maja.

przemyslaw.molik@infor.pl

Par. 1 - 20 rozporządzenia prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej z 18 kwietnia 2011 r. w sprawie sposobu postępowania z aktami spraw sądowoadministracyjnych w wojewódzkich sądach administracyjnych i Naczelnym Sądzie Administracyjnym (Dz.U. z 2011 r. nr 89, poz. 505).

Art. 12a par. 5 ustawy z 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. z 2002 r., nr 153, poz. 1270 z późn. zm.).