Błędy w dokumentacji księgowej utrudniają zdobycie licencji transportowej

Warunkiem otrzymania licencji na wykonywanie międzynarodowego transportu drogowego jest złożenie sprawozdania finansowego. Często okazuje się, że powstają problemy w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą oraz innych małych przedsiębiorców. O czym zapominają przy składaniu dokumentacji księgowej?

Jednym z najczęściej spotykanych błędów jest brak wszystkich części sprawozdania finansowego wymaganych ustawą o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn zm.). Często nie ma właściwych podpisów na poszczególnych jego elementach lub są tylko parafki. Dokumenty sprawozdawcze powinny być też opatrzone datą sporządzenia, czego wymaga ustawa. Zdarza się, że poszczególne elementy rocznego raportu dotyczą różnych okresów sprawozdawczych, np. bilans jest za rok 2011, a rachunek zysków i strat za rok 2010 lub za inny okres. A jeśli przekazujemy dokumenty w formie kopii, to muszą być właściwie potwierdzone. Ewentualnie przedstawiamy oryginał do wglądu.

To jednak tylko braki formalne. Czy pojawiają się inne problemy z dokumentacją rachunkową, które uniemożliwiają wydanie licencji?

Sprawozdanie finansowe jest dokumentem, który ma potwierdzać określoną zdolność finansową wymaganą przepisami. Zdarza się, że dokumenty pokazują, że nie jest ona wystarczająca do wydania uprawnień, np. zbyt niski jest kapitał własny i rezerwy lub rezerw nie ma w ogóle.

Jak zdolność finansową ma udokumentować podmiot, który nie prowadzi pełnych ksiąg, a jedynie księgę przychodów i rozchodów?

Przepisy unijne wskazują, że w takim przypadku organ, tj. główny inspektor transportu drogowego, może zgodzić się, aby przedsiębiorca wykazał zdolność finansową za pomocą zabezpieczenia, takiego jak gwarancja bankowa lub ubezpieczenie, w tym ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej z jednego lub kilku banków lub innych instytucji finansowych, w tym przedsiębiorstw ubezpieczeniowych. Na polskim rynku funkcjonują już firmy ubezpieczeniowe, które mają odpowiednią ofertę. W tej chwili uznajemy cztery produkty ubezpieczeniowe. Informacji na ich temat udzielają środowiska przewoźników, można je znaleźć na portalach transportowych lub u przedstawicieli firm ubezpieczeniowych.

Bez względu na sposób prowadzenia ewidencji mogą się pojawić błędy. Jaka jest procedura, jeżeli w przedkładanej dokumentacji zostaną one wykryte?

W przypadku złożenia wniosku bezpośrednio w siedzibie biura przedsiębiorca informowany jest osobiście o brakach i o możliwości ich uzupełnienia. Jeśli wniosek został przesłany pocztą, po stwierdzeniu braków do przedsiębiorcy wysyłane jest pisemne wezwanie w myśl art. 64 par. 2 kodeksu postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Jednocześnie każdy, kto składa wniosek o wydanie dokumentu, ma możliwość w każdym czasie sprawdzić jego kompletność i status poprzez stronę internetową Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego.

@RY1@i02/2012/215/i02.2012.215.183000500.802.jpg@RY2@

Fot. materiały prasowe

Waldemar Wierzbicki dyrektor Biura ds. Transportu Międzynarodowego w Głównym Inspektoracie Transportu Drogowego

Rozmawiała Agnieszka Pokojska