Po przekształceniu można posługiwać się dokumentami poprzedniczki

Spółka, która przekształciła się w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia, ma pełne prawo powoływać się na dokumenty wystawione w czasie, gdy działała w innej formie. Swoją moc zachowują również udzielone przez nią pełnomocnictwa. Uzupełnić trzeba co najwyżej wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego.

W przetargu ograniczonym na budowę wysoko specjalistycznego obiektu (laboratorium wzorcowania gazomierzy) doszło do dość niecodziennej sytuacji. Jedna z firm wchodzących w skład startującego w nim konsorcjum znajdowała się w trakcie przekształcania ze spółki z o.o. w spółkę akcyjną. Akurat 1 czerwca, w którym to dniu podpisywano wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, nastąpił wpis nowej spółki akcyjnej do Krajowego Rejestru Sądowego. Sytuację jeszcze bardziej skomplikował fakt, że 1 czerwca wypadał w piątek i wysłany tego dnia wniosek dotarł do zamawiającego dopiero w poniedziałek po weekendzie, a więc 4 czerwca.

Konkurent uznał, że konsorcjum, w skład którego wchodziła przekształcona spółka, powinno zostać wykluczone z postępowania. Jego zdaniem wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wskazuje na firmę, która już nie istnieje, gdyż została wykreślona z rejestru. Nieważne jest też udzielone przez nią pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu przez lidera konsorcjum.

Krajowa Izba Odwoławcza nie zgodziła się z tą argumentacją. Nie miała żadnych wątpliwości, że spółka nie została zlikwidowana (w sensie zakończenia istnienia), lecz zmieniła formę (na spółkę akcyjną). Pomimo, że kodeks spółek handlowych (Dz.U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 z późn. zm.)używa nazwy spółka przekształcana i spółka przekształcona, wciąż jest to jeden podmiot, który działa nawet nie na zasadzie sukcesji generalnej, lecz ciągłości i kontynuacji. Sytuacja prawna spółki docelowej nie zmienia się zarówno w sferze cywilnej (pozostaje podmiotem praw i obowiązków), ale też podatkowej, administracyjnej czy prawa pracy. W związku z tym pełnomocnictwo udzielone przez spółkę z o.o. izba uznała za w pełni obowiązujące i skuteczne w chwili składania wniosków.

Wykonawca, który w swoim odwołaniu domagał się wykluczenia konsorcjum, zwracał też uwagę, że dokumenty mające potwierdzać spełnianie warunków wystawiono na inną spółkę. To również nie wzbudziło jednak zastrzeżeń składu orzekającego. Jego zdaniem przy zaświadczeniach z urzędu skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy Krajowego Rejestru Karnego decydujące znaczenie odgrywa zasada kontynuacji i ciągłości bytu spółki. Tym bardziej że nie było jakiejkolwiek realnej szansy na to, by zdobyła ona nowe dokumenty w tak krótkim czasie. Od dnia przekształcenia do złożenia wniosku upłynęły zaledwie trzy dni, w tym sobota i niedziela.

Jeden tylko dokument, zdaniem KIO, nie mógł zostać uznany przez zamawiającego. Chodziło o opis z KRS. Skład orzekający zauważył, że rozporządzenie prezesa Rady Ministrów w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. z 2009 r., nr 226, poz. 1817), nakazuje, by zaświadczenia te nie tylko nie były starsze niż trzy lub sześć miesięcy, ale również były aktualne. A to oznacza, że powinny oddawać stan istniejący w chwili składania wniosku o dopuszczenie do udziału w przetargu. Przedstawiony odpis z KRS z pewnością nie spełniał tego wymogu, gdyż dotyczył spółki z o.o., chociaż działała już spółka akcyjna. Nie może więc zostać uznany za aktualny.

Zamawiający powinien więc wezwać spółkę do uzupełnienia odpisu z KRS. Przy czym, jak zauważyła KIO, nie oznacza to konieczności występowania do KRS o nowy odpis. Spółka może przedstawić odpis przesłany jej przez sąd rejestrowy potwierdzający przekształcenie spółki.

z 23 lipca 2012 r., sygn. akt KIO 1456/12.