PKW wymaga więcej, niż określono w przepisach

Chodzi o wytyczne Państwowej Komisji Wyborczej z 25 sierpnia br. w sprawie zasad finansowania kampanii wyborczej w wyborach organów jednostek samorządu terytorialnego, zarządzonych na 16 listopada 2014 r. (znak: ZKF-780-6/14). Pismo to zostało opublikowane na stronie internetowej PKW.gov.pl w zakładce "wybory do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw oraz wójtów, burmistrzów i prezydentów miast w 2014 r.". Wskazano w nim wyraźnie, że:

"Ze względu na charakter dowodowy do sprawozdania powinny być załączone oryginalne dokumenty źródłowe. W szczególności dotyczy to faktur, rachunków i innych dokumentów dotyczących kosztów i wydatków, chyba że nie zostały zapłacone do dnia złożenia sprawozdania. W tym wypadku powinna być załączona uwierzytelniona kserokopia tych dokumentów. Wśród dokumentów składanych do sprawozdania należy załączyć historię rachunku bankowego komitetu wyborczego, gdyż dokument ten jest niezbędny do weryfikacji podanych w sprawozdaniu danych. Zbiorcze zestawienie sporządzane przez bank powinno obejmować wszystkie operacje dokonane na rachunku od jego otwarcia do zamknięcia".

O ile przekazanie zbiorczego zestawienia w postaci historii operacji na rachunku bankowym nie budzi wątpliwości, to przekazanie oryginałów dowodów księgowych już tak.

Przepisy wykonawcze

Rozporządzenie ministra finansów z 19 września 2011 r. w sprawie sprawozdania finansowego komitetu wyborczego (Dz.U. nr 198 poz. 1173) w załączniku nr 2 wskazuje, że do sprawozdania mają być załączone "Dokumenty umożliwiające weryfikację podanych w sprawozdaniu informacji:

1. Dokumenty bankowe każdego wydatku i wpływu na rachunek komitetu wyborczego.

2. Protokoły komisyjnej wyceny usług świadczonych nieodpłatnie na rzecz komitetu wyborczego, z wyjątkiem świadczeń polegających na nieodpłatnym rozpowszechnianiu plakatów i ulotek wyborczych przez osoby fizyczne oraz świadczeń określonych w art. 133 ustawy z 5 stycznia 2011 r. Kodeks wyborczy (Dz.U. nr 21, poz. 112 ze zm.) - w przypadku przyjęcia nieodpłatnego świadczenia usług.

3. Umowy, faktury, rachunki i inne dokumenty dotyczące kosztów i wydatków.

4. Pokwitowania odbioru materiałów wyborczych (np. plakatów, ulotek) przez komitet wyborczy.

5. Umowa rachunku bankowego.

6. Umowy kredytu (w przypadku uzyskania kredytu).

7. Umowy poręczenia (w przypadku zawarcia umowy poręczenia).

8. Wykazy zawierające informacje określone we wzorze sprawozdania finansowego, część II - Informacje szczegółowe, pkt 2-7 (w przypadku wystąpienia więcej niż dwóch pozycji w danym punkcie).

9. Inne dokumenty umożliwiające weryfikację podanych w sprawozdaniu informacji".

Jednak nie ma w rozporządzeniu nic na temat przekazywania oryginałów! Taki wymóg pojawia się jedynie w przywołanym wcześniej wyjaśnieniu PKW. Jest to zapewne związane z art. 143 par. 5 kodeksu wyborczego, z którego wynika, że: "Pozostałe rodzaje dokumentów [z wyjątkiem wykazu wpłat obywateli polskich na rzecz komitetu wyborczego organizacji i komitetu wyborczego wyborców] załączone do sprawozdań finansowych udostępniane są do wglądu podmiotom wymienionym w art. 144 par. 7 w okresie przewidzianym na złożenie zastrzeżeń do sprawozdań finansowych, a pozostałym podmiotom udostępniane są po tym okresie na podstawie ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (t.j. Dz.U z 2014 r. poz. 782). Również w żadnym z przepisów kodeksu wyborczego nie przewidziano, aby dokumentację komitetów wyborczych gromadziła i przechowywała PKW, a przecież obowiązuje w tym zakresie ustawa 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 ze zm.), nie wspominając o zasadach przechowywania dowodów księgowych wynikających z ustawy o rachunkowości.

A co z archiwizacją

Co pozostaje w komitetach wyborczych po wyzbyciu się oryginałów ww. dokumentów? Przecież zgodnie z art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości dokumentację opisującą przyjęte zasady (polityki) rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Co więcej, art. 73 ust. 1 tej ustawy stanowi, że dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce (przez okres 5 lat) w oryginalnej postaci. Odstępstwem od tej reguły jest przechowywanie tej dokumentacji poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów. Czy PKW świadczy usługi w zakresie przechowywania dokumentów? Może przekazywana ze sprawozdaniem finansowym komitetu dokumentacja powinna stanowić uwierzytelnione za zgodność z oryginałem kopie dokumentów wymienionych w ww. rozporządzeniu.

@RY1@i02/2014/218/i02.2014.218.008000100.802.jpg@RY2@

Piotr Wieczorek specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Piotr Wieczorek

specjalista ds. rachunkowości i zarządzania ryzykiem, audytor systemów ISO

Podstawa prawna

Ustawa z 5 stycznia 2011 r. - Kodeks wyborczy (Dz.U. nr 21, poz. 112 ze zm.). Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).