Archiwa działające bez rejestracji będą karane

Przedsiębiorcy, którzy zajmują się przechowywaniem dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, nie zawsze pamiętają o wpisaniu swojej działalności do odpowiedniego rejestru prowadzonego przez urzędy marszałkowskie. Być może dlatego, że za lekceważenie tego obowiązku nie groziły żadne sankcje. Wkrótce to się jednak zmieni. Zgodnie bowiem z ustawą z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (druk nr 1995; czeka już tylko na podpis prezydenta) firmy "wykonujące działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania" muszą do 31 grudnia 2018 r. dokonać wpisu do rejestru albo zakończyć wykonywanie tej działalności. Zignorowanie obowiązku zagrożone będzie administracyjną karą pieniężną w wysokości do 100 tys. zł.

Radca prawny Robert Stępień, starszy prawnik w kancelarii Raczkowski Paruch zauważa, że możliwość nakładania sankcji za niedostosowanie się do obowiązku jest nowością w polskim prawie i może przyczynić się do istotnego zmniejszenia liczby przypadków prowadzenia archiwum bez wpisu do wspomnianego rejestru. Jak dodaje, w takim rejestrze nie muszą się wpisywać natomiast przedsiębiorcy, którzy prowadzą wewnętrzne działy archiwum dla potrzeb własnej firmy. Chyba że te same działy świadczą usługę na rzecz innych podmiotów, np. spółek córek danej firmy.

A co z podmiotami, które już są wpisane do rejestru? Mecenas Robert Stępień odpowiada, że nie muszą ponawiać wpisu. Same rejestry nie ulegają bowiem zmianie - wciąż będą działały te prowadzone przez urzędy marszałkowskie. Przypomnijmy: zgodnie z art. 51a ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217) działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania mogą wykonywać przedsiębiorcy po uzyskaniu wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Organem prowadzącym rejestr jest marszałek właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem.

Zgodnie z art. 51c ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wpisu dokonuje się na podstawie wniosku przedsiębiorcy. Wraz z nim przedsiębiorca składa oświadczenie o prawdziwości podanych danych oraz potwierdza, że zna i spełnia warunki wykonywania działalności gospodarczej polegającej na prowadzeniu archiwum. Przy czym warunki tego typu działalności są opisane w art. 51d. Zgodnie z nim przedsiębiorca ma obowiązek posiadać m.in. bazę organizacyjno-techniczną zapewniającą warunki przechowywania dokumentacji oraz właściwe kierunki jej udostępniania. Musi posiadać także regulamin usług. Ponadto zatrudniać musi osobę posiadającą specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji.

Jakub Styczyński

jakub.styczynski@infor.pl

@JakubStyczynski