Jak kontrolować kapitał obrotowy

Cykl biznesowy w kancelariach prawnych to nierzadko okres 90 dni (grafika). Oznacza to, że od momentu pozyskania zlecenia do otrzymania zapłaty od klienta mijają często nawet trzy miesiące. W tym czasie firmy muszą zapewnić sobie finansowanie bieżących wydatków, dlatego tak istotnym z punktu widzenia płynności staje się właściwy nadzór nad zaangażowanym kapitałem.

W firmach prawniczych kapitał pracujący tworzony jest głównie przez prace w toku (ang. WIP) oraz należności. Właściwe zarządzanie tymi elementami pozwala ograniczyć ryzyko utraty płynności, a więc niedoboru środków pieniężnych. Dzieje się tak, ponieważ zarówno prace w toku, jak i nieściągnięte należności wyrażają zamrożone środki finansowe, które nie mogą zostać wykorzystane do pokrycia bieżących zobowiązań. Efektywnie zarządzane firmy w celu utrzymania zadowalającego poziomu środków finansowych dbają o regularny monitoring powyższych składników oraz tworzą procedury zapewniające optymalizację procesów z nimi związanych.

Pomiar i porównanie

Często wykorzystywanym do pomiaru zaangażowanego kapitału jest tzw. lock-up. Wskaźnik ten odzwierciedla średnią liczbę dni, w których aktywa firmy (a więc prace w toku i należności) pozostają zamrożone. Innymi słowy lock-up pozwala zmierzyć, ile dni kancelaria potrzebuje średnio na zafakturowanie prowadzonych spraw oraz na ściągnięcie należności od klientów. Istotnym jest tutaj, że wskaźnik ten odnosi się zbiorczo do wszystkich prowadzonych zleceń, a także do wszystkich nieuregulowanych należności. Wyznaczony w tym zakresie budżet (z reguły 60 dni) umożliwia więc szybką ocenę stopnia zaangażowanego kapitału bez konieczności szczegółowej analizy prowadzonych spraw oraz zaległych należności.

Prace w toku (WIP)

O ile regularny przegląd zaległych należności jest procesem dość powszechnym, o tyle rzetelny monitoring prowadzonych aktualnie spraw nie jest już regułą. Wspólnicy często dowiadują się o poziomie zaangażowanych do poszczególnych spraw zasobów dopiero w momencie wystawienia faktury. Jest to działanie zdecydowanie szkodliwe dla finansów firmy, gdyż po pierwsze wydłuża termin, w którym klient zostaje obciążony za wykonaną pracę, a po drugie uniemożliwia ocenę stopnia zaangażowanego kapitału. Dział finansowy powinien więc regularnie sporządzać raporty określające status prowadzonych prac w toku, bowiem tylko w ten sposób wspólnicy zarządzający są w stanie właściwie nimi zarządzać. Raporty takie muszą zawierać zestawienie wszystkich prowadzonych aktualnie spraw, ich wiekowanie oraz wartość reprezentującą poniesiony dotychczas koszt.

Równie istotnym w procesie zarządzania pracami w toku jest zbudowanie właściwego poziomu świadomości wśród zatrudnionych prawników. Doświadczenie pokazuje, że to właśnie prawnicy prowadzący projekt bardzo często bez konkretnego powodu wydłużają czas fakturowania. Aby tego uniknąć, muszą oni wiedzieć, jak ich działania przekładają się na płynność finansową firmy. Fakturowanie powinno odbywać się jak najszybciej po zakończeniu projektu, gdy prowadzony temat pozostaje w dalszym ciągu świeży w świadomości klienta.

Kolejnym aspektem mającym bezpośrednie przełożenie na wartość posiadanych prac w toku jest treść umów zawartych z klientami. Dobrze zorganizowane kancelarie posiadają pisemne umowy w każdym przypadku obsługi prawnej, w których starają się maksymalnie ograniczyć czas oczekiwania na obciążenie klienta poprzez fakturowanie. Praktyka pokazuje, zwłaszcza przy długookresowych sprawach projektowych, iż brak konkretnych ustaleń w zakresie częstotliwości fakturowania może skutkować koniecznością dofinansowania firmy z innych źródeł. Wspólnicy kancelarii powinni więc zadbać, by umowy z klientami przewidywały możliwość wystawienia faktury nawet w trakcie trwania projektu. Co ciekawe, brak tego typu ustaleń wynika najczęściej z braku aktywności wspólników w tym zakresie.

Należności

Większość kancelarii - jak już wspominałem - stara się monitorować stan posiadanych należności i podejmować w razie konieczności działania egzekucyjne. Niestety procesy te często odbywają się w sposób nieregularny, co wynika z braku ustalonych procedur w tym zakresie. Aby móc efektywnie zarządzać należnościami, kancelarie muszą konsekwentnie przestrzegać wyznaczonych zasad w zakresie zarówno procesu fakturowania, jak i samego ściągania należności. Z tego powodu powinny m.in. ustalić procedury związane z uprzednią weryfikacją klientów, co pomaga wspólnikom podjąć decyzję w sprawie przyjęcia zlecenia od klienta, który w przeszłości stwarzał problemy z zapłatą. Równie istotnym w kontekście daty otrzymania płatności jest sam proces fakturowania. By wyeliminować sytuacje, w których klienci kwestionują dane zawarte na fakturze, co z reguły wydłuża termin otrzymania zapłaty, potrzebne jest ustalenie procesów zewnętrznej akceptacji polegającej na uprzednim uzyskaniu szczegółowej informacji na temat wymaganego formatu faktury oraz na finalnej akceptacji wystawionej faktury przed samym jej wysłaniem.

Usprawnień wymagają także procedury dotyczące egzekwowania należności. Często widocznym jest brak ustalonych dat, w których powinny odbywać się poszczególne etapy kontaktu z dłużnikiem. Brakuje również formalnej i konsekwentnej struktury w tym aspekcie, np. zdarza się, że dział finansowy dokonuje pierwszego kontaktu z niepłacącym klientem, po czym temat zostaje odłożony i niekontynuowany przez dłuższy okres. Konsekwentna realizacja przyjętej polityki ściągania należności jest czynnikiem niezbędnym w celu minimalizacji ryzyka związanego z płynnością.

Podobnie jak w przypadku prac w toku, tutaj również kluczowym jest regularny przepływ informacji pomiędzy działem finansowym a wspólnikami firmy. Muszą oni na bieżąco otrzymywać raporty na temat stanu należności, bo tylko w ten sposób mogą podejmować stosowne działania. W tym kontekście warto dodać również, że bardzo często bezpośredni kontakt wspólnika/prawnika prowadzącego danego klienta owocuje natychmiastową zapłatą zaległości. Wydaje się to wystarczającym argumentem do tego, by zachęcić prawników do aktywnej współpracy z działem finansowym w celu otrzymania należnych firmie środków pieniężnych.

@RY1@i02/2012/221/i02.2012.221.07000080c.803.jpg@RY2@

Cykl biznesowy w kancelariach prawnych

@RY1@i02/2012/221/i02.2012.221.07000080c.804.jpg@RY2@

Radosław Sadowski, ekspert od zarządzania finansami kancelarii prawnych, założyciel firmy konsultingowej RS Finance

Radosław Sadowski

ekspert od zarządzania finansami kancelarii prawnych, założyciel firmy konsultingowej RS Finance