Czy kopie faktur można przechowywać w komputerze

Spółka miesięcznie wystawia kilka tysięcy faktur. Na swoje wewnętrzne potrzeby posługuje się systemem komputerowym i w nim gromadzi dokumenty.

- Czy przechowywanie kopii faktur na dysku nie grozi karą ze strony organów podatkowych - pyta pan Jan, główny księgowy spółki z Legnicy.

Nie. Kopia zwykłej faktury może być przechowywana na dysku komputera. Zgodnie z przepisami, faktury i faktury korygujące są wystawiane w co najmniej dwóch egzemplarzach. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać słowo: Oryginał, a kopia: wyraz Kopia. Podatnik może posługiwać się też tzw. fakturami elektronicznymi, przy których trzeba spełnić ściśle określone warunki. Jednak w zakresie wystawiania tzw. faktur tradycyjnych przepisy nie stanowią, w jakiej formie podatnik musi przechowywać kopię. W wyroku z 3 lipca 2009 r. Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że przepisy o VAT nie zabraniają przechowywania kopii papierowych faktur VAT w systemie komputerowym (sygn. akt I FSK 1169/08, niepublikowany). W ocenie sądu wystawienie faktury nie oznacza wydrukowania dokumentu, ale zgromadzenia informacji niezbędnych do jego sporządzenia. NSA zwrócił też uwagę na to, że funkcją kopii jest umożliwienie organom podatkowym dokonania kontroli. Wystawca faktury drukuje oryginał. Z orzeczenia NSA wynika jasno, że kopia może zostać zapisana w systemie, a jej papierowego wydruku można dokonać dopiero na żądanie kontrolującego.

W kontekście tego wyroku trzeba zwrócić uwagę na dodatkowe dwie kwestie. Po pierwsze, to podatnik ponosi ewentualne ryzyko utraty danych z komputera. Jeżeli system, w którym przechowywane są kopie faktur, ulegnie awarii, to podatnik będzie musiał je odtworzyć. W przypadku kontroli nie wystarczy tłumaczenie, że kopie przepadły w systemie komputerowym. W przypadku przechowywania kopii w systemie warto dodatkowo skopiować je na inny nośnik, np. na płytę czy zapisać równolegle w kilku komputerach. Ponadto przepis wymaga, aby kopia faktury posiadała napis: Kopia. Posłużenie się skrótem i przechowywanie w systemie tylko kopii faktur z napisem: Oryginał może być niewystarczający. Warto, więc posługiwać się systemem, który generuje dokument z napisem: Kopia. Należy pamiętać, że faktura przechowywana w systemie komputerowym nie jest automatycznie fakturą elektroniczną. Tak zwane e-faktury to osobna kategoria wprowadzona przez ustawodawcę i poddana ścisłym rygorom w zakresie wystawiania, przesyłania i przechowywania.

Wyrok NSA z 3 lipca 2009 r. (sygn. akt I FSK 1169/08, niepublikowany).