Na co zwrócić uwagę przy kupnie i użytkowaniu urządzeń fiskalnych

doradca podatkowy w Kancelarii Kolibski, Nikończyk, Dec & Partnerzy

@RY1@i02/2010/158/i02.2010.158.086.0009.001.jpg@RY2@

Fot. Wojciech Górski

Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy w Kancelarii Kolibski, Nikończyk, Dec & Partnerzy

Brak rozpoczęcia ewidencjonowania w ustawowym terminie może wiązać się sankcją w wysokości 30 proc. podatku naliczonego. To i tak wyjątkowe vacatio legis, jeśli chodzi o kasy, co pozwoli spokojnie przygotować się nowym grupom do ich stosowania, a producentom zapewnić podaż odpowiedniej liczby urządzeń. Trzeba liczyć się ze znacznym popytem na kasy, gdyż liczba nowo instalowanych kas może przekroczyć nawet 200 - 300 tys. urządzeń. Już dziś warto zapoznać się z ofertą modeli i je zamówić. Czekając z wyborem i zamówieniem, możemy zostać zmuszeni do zakupu mało przydatnego dla nas modelu albo po prostu droższego, nie będziemy mieć wówczas wyjścia, gdyż w ogóle nie kupując kasy, nie będziemy mogli dokonywać sprzedaży.

Częsty problem przy zakupie kasy fiskalnej to wybór odpowiedniego modelu, adekwatnego do asortymentu sprzedawanych towarów lub usług. Ponadto warto zaopatrzyć się od razu w kasę rezerwową, gdyż w przypadku awarii kasy nie wolno prowadzić sprzedaży. Podatnicy powinni rozważyć też, czy wybrać modele pozwalające na zasilanie bateryjne, tak by móc kontynuować sprzedaż w przypadku awarii, lub przenośne, ale to zależy od konkretnego rodzaju działalności. Przy zakupie kasy warto zapytać również o koszt obowiązkowego przeglądu technicznego, który należy wykonać nie rzadziej niż co dwa lata.

Przy wyborze kasy ważne jest dostosowanie jej do konkretnej działalności i jej wymiaru, nie dla każdego opłacalny będzie zakup kasy pozwalającej przechowywać dokumentację w formie elektronicznej zamiast papierowej. Kasa taka jest zazwyczaj droższa, a przy małej sprzedaży koszt papieru i jego przechowywania może być niższy niż lepszy model kasy.

Niezależnie od powyższego podatnik musi spełnić dodatkowe obowiązki, by móc prawidłowo stosować kasę. Trzeba ją zatem kupić z wyprzedzeniem, bowiem zanim zaczniemy ją stosować, należałoby zorganizować szkolenia dla pracowników, zaś po fiskalizacji kasy nie będzie już możliwe korzystanie z niej w trybie szkoleniowym lub innym niefiskalnym.

Następnie należy dokonać fiskalizacji kasy oraz zgłoszenia wszystkich kas w terminie 7 dni od dnia jej fiskalizacji do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Naczelnik ten po przyjęciu zgłoszenia nada nam numer ewidencyjny dla każdej z kas, który musimy nanieść na obudowę kasy w sposób trwały.

Jednak niezależnie od obowiązków wynikających z przepisów konieczne jest m.in. zaprogramowanie kasy dla naszej sprzedaży, warto rozważyć model, który można programować przy użyciu komputera, gdyż wprowadzanie większej liczby kodów towarowych na małej klawiaturze potrafi zająć dużo czasu.

Dopełnienie tych czynności jest niezbędne m.in. dla uzyskania zwrotu wydatków poniesionych na kasy. Co do zasady, dofinansowanie dotyczy tylko kas instalowanych po raz pierwszy, warto zatem uwzględnić ewentualny rozwój firmy i jej docelowe potrzeby przed oceną liczby kupowanych kas. Osobiście zalecałbym co najmniej dwie (w tym rezerwową) dla każdego punktu sprzedaży, tym bardziej że zwrot wydatków to nawet 90 proc. kosztu kasy, a na kasy rezerwowe można kupić tańsze modele.

Podatnicy kupujący większą liczbę kas powinni pamiętać, że nie muszą stosować wszystkich od 1 maja 2011 r. W dniu utraty zwolnienia konieczna jest instalacja wyłącznie 1/5 liczby kas zgłoszonych na dzień powstania tego obowiązku. Pozostałe kasy trzeba zainstalować na początku każdego kolejnego miesiąca w liczbie nie mniejszej niż zainstalowana w pierwszym miesiącu.

em