Jaki dostęp do e-faktur musi zapewnić firma

doradca podatkowy w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy spółka doradztwa podatkowego

Spółka wystawiająca faktury w formie elektronicznej oraz odpowiednio je archiwizująca na żądanie organów podatkowych oraz organów kontroli skarbowej ma obowiązek zapewnić tym organom natychmiastowy, pełny oraz ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur. W szczególności spółka ma obowiązek zapewnienia możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur poprzez ich wydruk oraz zapewnienie czytelności tych faktur.

Zapis ten oznacza, że spółka powinna zapewnić kontrolującym dostęp do archiwum faktur, w którym są one przechowywane. E-faktury powinny być przechowywane w takiej formie, aby autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści były zagwarantowane bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym oraz poprzez wymianę danych elektronicznych w systemie z zakresu komunikacji elektronicznej (EDI). Faktury elektroniczne powinny być przechowywane w archiwum, do którego zagwarantowany jest dostęp on-line, gdyż taki sposób należy uznać za natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Należy wskazać, iż natychmiastowy, pełny oraz ciągły dostęp drogą elektroniczną polega na udostępnieniu przez spółkę organowi - na jego żądanie - np. stanowiska komputerowego w siedzibie spółki lub innym miejscu wskazanym przez spółkę na terytorium kraju, na którym kontrolujący będzie miał dostęp do wystawionych przez spółkę e-faktur. Jedynie za uprzednią zgodą spółki oraz zgodnie z regułami stosownego postępowania podatkowego dostęp organu do e-faktur może odbywać się za pośrednictwem np. internetu w tzw. trybie on-line (por. wyrok NSA z 26 lutego 2009 r., sygn. I FSK 1612/07).

Odpowiadając na pytanie, należy wskazać, iż spółka miała obowiązek udostępnienia inspektorowi dostępu do miejsca na dysku, sieci komputerowej lub innego nośnika, np. DVD, CD lub pamięci zewnętrznej - pendrive, w którym przechowywane są faktury elektroniczne w taki sposób, aby miał on możliwość podglądu do faktur oraz ich wydruku.

Art. 6 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119).