Papierowe faktury można przechowywać w formie elektronicznej

@RY1@i02/2011/088/i02.2011.088.086.0010.001.jpg@RY2@

Ernest Frankowski doradca podatkowy, menedżer, Deloitte

Od stycznia 2011 r. podatnicy mają do dyspozycji nowe przepisy dotyczące nie tylko wystawiania i przesyłania e-faktur, ale także ich przechowywania. Zasadniczą zmianą wynikającą z nowych przepisów jest to, że faktury jako takie (zarówno papierowe, jak i elektroniczne) można po prostu przechowywać w formie elektronicznej. Jednocześnie dla archiwum faktur wprowadzono wymóg, że konieczne jest zapewnienie na poziomie tego archiwum integralności treści i autentyczności pochodzenia faktur. Wymóg ten wzbudził oczywiście wiele wątpliwości i pytań praktycznych. Z punktu widzenia praktycznego w szczególności powstaje pytanie, czy wspomniana integralność i autentyczność muszą być zapewniane przez środki techniczne, czy też mogą być realizowane na poziomie proceduralnym. Odpowiedź na tak postawione pytanie nie jest jednoznaczna i wiele zależy od kształtującej się praktyki oraz od tego, jak i czy poszczególne podejścia podatników do kwestii elektronicznej archiwizacji faktur okażą się odporne na różnego rodzaju wyłomy w polityce zachowywania bezpieczeństwa. Powyższe rozważania mają charakter dość subtelny i mogą się wydawać mało praktyczne. Okazuje się jednak, że są one bardzo istotne, ponieważ najczęściej pojawiające się pytanie o przechowywanie faktur dotyczy tego, czy można je przechowywać w postaci zeskanowanych plików pdf. Pytanie to wymaga odpowiedzi, co tak naprawdę oznacza integralność i autentyczność na poziomie archiwum faktur. Patrząc na pliki pdf z czysto technicznego punktu widzenia, prosty skan pdf (zwłaszcza jeśli dotyczy faktury papierowej, która w postaci papierowej po stworzeniu skanu już nie będzie przechowywana) wspomnianych wymogów bezpieczeństwa nie spełnia. W takiej sytuacji zapewnienie integralności i autentyczności archiwum skanów najłatwiej zapewnić, opatrując wszystkie pliki certyfikatem cyfrowym ze znacznikiem czasu. Jest to metoda prosta, bezpieczna i pewna. Nie wymaga też bynajmniej użycia certyfikatu w postaci bezpiecznego podpisu elektronicznego. Niemniej jednak wielu podatników z różnych powodów niestety nie chce się do takiego podejścia przekonać. Powstaje kolejne pytanie: jeśli nie certyfikat cyfrowy, to co innego można zastosować do zabezpieczenia archiwum faktur. Może jakąś formę procedur, wzorujących się chociażby na procedurach związanych z rozwiązaniami EDI? Jest to na pewno podejście minimalistyczne, które chociaż w takiej postaci powinno być zastosowane w odniesieniu do e-archiwów faktur (zwłaszcza wystawionych pierwotnie w formie papierowej). Skonstruowanie odpowiednich procedur zabezpieczających nie zawsze jest jednak koncepcyjnie proste (w przeciwieństwie do certyfikatów cyfrowych). Wymaga odnoszenia się przez porównanie do innych repozytoriów danych z faktur, odpowiedzialności pracowników i mechanizmów weryfikacji i zabezpieczeń stosowanych w systemach finansowych. Jest to więc bardzo indywidualne podejście, które będzie wyglądało inaczej u każdego podatnika. Ale to być może jest jednym z tych elementów, które stanowić będą o zachowaniu integralności i autentyczności treści faktur u tegoż podatnika.

ŁZ

Par. 4 - 7 rozporządzenia ministra finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 68, poz. 360).