Czy konieczny jest duplikat e-faktury

Podatnik otrzymał fakturę w formie elektronicznej, niestety przez nieuwagę utracił plik.

- Czy zgodnie z przepisami wystawca może powtórnie przesłać fakturę pierwotną, czy też konieczne jest wystawienie duplikatu faktury - pyta pan Janusz z województwa małopolskiego.

Duplikat zwykłej faktury VAT jest wystawiany, gdy jej oryginał zaginie lub ulegnie zniszczeniu. W takiej sytuacji sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia dokument zgodnie z danymi zawartymi w kopii.

Ta sama zasada wystawiania duplikatu ma zastosowanie również do faktur przesłanych w formie elektronicznej. Przypomnijmy, że od nowego roku faktury VAT mogą być przesyłane (udostępniane) w dowolnym formacie elektronicznym drogą elektroniczną. Warunkiem przesłania faktury elektronicznej jest uprzednia akceptacja tej formy dostarczenia dokumentu przez odbiorcę.

Wysłana ponownie faktura elektroniczna musi koniecznie zawierać wyraz "duplikat" oraz datę jego wystawienia. Podatnicy muszą też pamiętać, że duplikat faktury wystawiany jest w dwóch egzemplarzach - oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przy czym warto zaznaczyć, że duplikat faktury elektronicznej może być także przesłany w formie papierowej.

Zdaniem Ministerstwa Finansów nie jest natomiast możliwe - tak jak to sugeruje czytelnik - powtórne przesłanie faktury pierwotnej w formie elektronicznej. Zatem pozostaje mu wyłącznie uzyskanie duplikatu tego dokumentu.

anna.rymaszewska@infor.pl

Par. 20, ust. 1 - 5 rozporządzenia ministra finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz. 1337 z późn. zm.).

Par. 3 ust. 1, par. 4 rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661).